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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 125.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:55
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Suivre et valider un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,94 +1,67 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 -Ces actions permettent :
8 -
9 -* de contrôler son avancement,
10 -* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 -* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12 -
13 -Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
6 +
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Valider les étapes d'un évènement =
10 += Valider un évènement =
18 18  
19 -== Stade initial ==
12 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
13 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
20 20  
21 -Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 -Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
15 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
16 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
17 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
18 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
19 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
23 23  
24 -L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
21 +(% class="box successmessage" %)
22 +(((
23 +Bonne pratique :
25 25  
26 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
27 27  
28 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
27 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
28 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
29 +)))
29 29  
30 -Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
31 += Suivre les évènements dans Flora =
31 31  
32 -Elle permet de :
33 +== Dans la table des évènements ==
33 33  
34 -* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 -* marquer que la notice est finalisée,
36 -* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
35 +**, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
37 37  
38 -Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
37 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
38 +|(((
39 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
40 +)))|évènement en préparation
41 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
42 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
39 39  
40 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
42 42  
43 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
46 46  
47 -L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 -Il permet de :
50 +== Depuis le tableau de bord ==
49 49  
50 -* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 -* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
52 +Lorsque vous vous connectez, sur la page d'accueil de flora est disponible un tableau de bord, dans lequel vous pouvez suivre l'avancement des évènements de votre institution.
53 53  
54 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
54 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
57 57  
57 += Corriger une erreur =
58 58  
59 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
60 60  
61 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
62 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
63 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
61 61  
62 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 -
64 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
65 -
66 -Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
67 -
68 -* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 -* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 -* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
71 -
72 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
73 -
74 -L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
75 -
76 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 -
80 -== Revenir à un état précédent ==
81 -
82 -Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
83 -
84 -1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 -1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 -1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
87 -
88 -Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
89 -
90 - 
91 -
92 92  [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
94 94  
... ... @@ -97,81 +97,8 @@
97 97  
98 98  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 -= Suivre les évènements =
101 101  
102 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
103 103  
104 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
105 -
106 -Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
107 -
108 -Ces informations sont :
109 -
110 -* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 -* affichées du plus récent au plus ancien.
112 -
113 -Chaque ligne récapitulative mentionne :
114 -
115 -* le lieu concerné,
116 -* le titre de l’évènement,
117 -* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 -* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
119 -
120 -Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
121 -
122 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 -
124 -
125 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
126 -
127 -La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128 -
129 -Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
130 -
131 - 
132 -
133 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 -|(((
135 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 -)))|évènement en préparation
137 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
139 -
140 -Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
141 -
142 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 -
144 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
145 -
146 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
147 -
148 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
149 -
150 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
151 -
152 -Pour y accéder :
153 -
154 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
155 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
156 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
157 -
158 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 -
160 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
161 -
162 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
163 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
164 -
165 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
166 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
167 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
168 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
169 -
170 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
171 -
172 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 -
174 -
175 175  
176 176  )))
177 177  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -186,8 +186,9 @@
186 186  (((
187 187  **Aller plus loin**
188 188  
189 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
190 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
89 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
90 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
91 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
191 191  )))
192 192  
193 193  (% class="box" %)
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