Valider et suivre un évènement

L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.

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[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Valider la fin de la préparation administrative ==

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30

Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.

Elle permet de :

* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),

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* marquer que la notice est finalisée,

36

* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.

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Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.

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[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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45

== Enregistrer le début de l'exécution ==

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L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.

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Il permet de :

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* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),

51

* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,

52

* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.

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54

>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.

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L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).

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59

[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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62

[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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64

== Enregistrer la fin de l'évènement ==

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Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :

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* signaler que toutes les opérations associées sont closes,

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* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,

70

* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.

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72

>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.

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L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).

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76

[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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80

== Revenir à un état précédent ==

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82

Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :

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1. Ouvrez la notice de l’évènement.

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1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.

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1. Enregistrez la notice pour valider le changement.

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Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.

[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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95

[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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98

[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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100

= Suivre les évènements =

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102

== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==

103

104

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**

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106

Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.

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108

Ces informations sont :

109

110

* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)

111

* affichées du plus récent au plus ancien.

112

113

Chaque ligne récapitulative mentionne :

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115

* le lieu concerné,

116

* le titre de l’évènement,

117

* les dates prévisionnelles ou effectives,

118

* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.

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120

Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.

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122

[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Effectuer des recherches sur les évènements ==

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127

La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).

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129

Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

134

|(((

135

[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

136

)))|évènement en préparation

137

|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés

138

|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé

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140

Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.

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142

[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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144

== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==

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La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.

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148

* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.

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* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.

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Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

156

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.

157

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

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[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==

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Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :

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* nombre d’évènements par état d’avancement,

166

* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,

167

* anticipation de la charge de travail,

168

* vision synthétique de la régie.

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C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.

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[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

179

**Sommaire**