Valider les étapes d'un évènement

Stade initial

Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état En préparation.
Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.

L’état En préparation est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.

Valider la fin de la préparation administrative

Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.

Elle permet de :

• vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
• marquer que la notice est finalisée,
• distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.

Une fois validée, la notice passe à l’état Préparé.

Enregistrer le début de l'exécution

L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
Il permet de :

• acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
• différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
• garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son ouverture effective au public.

L’évènement passe alors à l’état En cours (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).

Enregistrer la fin de l'évènement

Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :

• signaler que toutes les opérations associées sont closes,
• distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
• assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa fermeture au public et au retour des œuvres concernées.

L’évènement passe à l’état Terminé (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).

Revenir à un état précédent

Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :

1. Ouvrez la notice de l’évènement.
2. Dans le regroupement Suivi, modifiez l’état d’avancement.
3. Enregistrez la notice pour valider le changement.

Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.

Suivre les évènements

Suivre les évènements sur la notice d'un bien

Version 4.5.60 et ultérieures

Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.

Ces informations sont :

• regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
• affichées du plus récent au plus ancien.

Chaque ligne récapitulative mentionne :

• le lieu concerné,
• le titre de l’évènement,
• les dates prévisionnelles ou effectives,
• et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.

Cet affichage constitue un véritable historique du bien dans son contexte administratif et logistique et assure une traçabilité claire : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.

Effectuer des recherches sur les évènements

La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).

Un code couleur facilite la lecture de l’avancement :

Couleur	Signification
	évènement en préparation
	évènements en cours et préparés
	évènement clôturé

Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.

Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement

Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des biens associés à un évènement en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.

Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.

Cette recherche facilite à la fois le repérage d’un bien précis et la consultation des informations complémentaires qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Suivre les évènements depuis le tableau de bord

Le tableau de bord permet de disposer d’une vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés dans Flora.
Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des indicateurs globaux utiles pour le pilotage :

• connaître le nombre d’évènements par état d’avancement (en préparation, en cours, terminés),
• repérer rapidement les opérations actives et celles déjà clôturées,
• anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
• disposer d’une vision synthétique pour le suivi global de la régie.

En pratique, le tableau de bord est un outil de pilotage : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.