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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 122.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 11:33
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À la version 125.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,11 +3,14 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 +Ces actions permettent :
7 7  
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +* de contrôler son avancement,
10 +* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 +* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 9  
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
13 +Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -15,25 +15,24 @@
15 15  
16 16  == Stade initial ==
17 17  
18 -Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 -Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
21 +Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 +Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
20 20  
21 -L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
24 +L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
22 22  
23 23  [[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 24  
25 25  == Valider la fin de la préparation administrative ==
26 26  
27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 -Concrètement, cela permet de :
30 +Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
29 29  
30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
32 +Elle permet de :
33 33  
34 -Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
34 +* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 +* marquer que la notice est finalisée,
36 +* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
35 35  
36 -En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
38 +Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
37 37  
38 38  [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
... ... @@ -42,24 +42,18 @@
42 42  
43 43  == Enregistrer le début de l'exécution ==
44 44  
45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47 +L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 +Il permet de :
47 47  
48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
50 +* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 +* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
51 51  
52 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
54 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 53  
54 -Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
56 +L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
55 55  
56 -En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 57  
58 -(% class="box infomessage" %)
59 -(((
60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 -)))
62 -
63 63  [[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
... ... @@ -67,24 +67,16 @@
67 67  
68 68  == Enregistrer la fin de l'évènement ==
69 69  
70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
66 +Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
72 72  
73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
68 +* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 +* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 +* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
76 76  
77 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
72 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 78  
79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
74 +L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
80 80  
81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82 -
83 -(% class="box infomessage" %)
84 -(((
85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 -)))
87 -
88 88  [[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 90  [[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -91,12 +91,16 @@
91 91  
92 92  == Revenir à un état précédent ==
93 93  
94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
82 +Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
95 95  
96 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
84 +1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 +1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 +1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
99 99  
88 +Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
89 +
90 + 
91 +
100 100  [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 102  
... ... @@ -105,29 +105,81 @@
105 105  
106 106  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -= Suivre les évènements dans Flora =
100 += Suivre les évènements =
109 109  
110 -== Depuis la table des évènements ==
102 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111 111  
112 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
104 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
113 113  
106 +Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
107 +
108 +Ces informations sont :
109 +
110 +* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 +* affichées du plus récent au plus ancien.
112 +
113 +Chaque ligne récapitulative mentionne :
114 +
115 +* le lieu concerné,
116 +* le titre de l’évènement,
117 +* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 +* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
119 +
120 +Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
121 +
122 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
124 +
125 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
126 +
127 +La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128 +
129 +Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
130 +
131 + 
132 +
114 114  |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
115 115  |(((
116 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
117 -)))|évènement en préparation
118 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
119 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
135 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 +)))|évènement en préparation
137 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
120 120  
121 -[[image:1756200757135-231.png]]
140 +Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
122 122  
142 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -== Depuis le tableau de bord ==
144 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
125 125  
126 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
127 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
146 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
128 128  
129 -[[image:1756363357395-649.png]]
148 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
130 130  
150 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
151 +
152 +Pour y accéder :
153 +
154 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
155 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
156 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
157 +
158 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +
160 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
161 +
162 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
163 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
164 +
165 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
166 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
167 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
168 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
169 +
170 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
171 +
172 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
174 +
131 131  
132 132  )))
133 133  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -142,13 +142,8 @@
142 142  (((
143 143  **Aller plus loin**
144 144  
145 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
146 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
147 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
148 -
149 -
150 -
151 151  * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
190 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
152 152  )))
153 153  
154 154  (% class="box" %)
1757066511584-129.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Contenu
1757066537570-156.png
Auteur
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1 +XWiki.JDT
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Contenu
etat_avance_mouvement_1.gif
Auteur
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1 +XWiki.JDT
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etat_avance_mouvement_pret.gif
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etat_avance_mouvement_termine.gif
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