Valider les étapes d'un évènement

Stade initial

Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état En préparation.
Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.

L’état En préparation est donc avant tout indicatif : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement l’état de l’évènement afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.

Valider la fin de la préparation administrative

Cette étape sert à indiquer que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à passer à l’étape suivante.
Concrètement, cela permet de :

• confirmer que toutes les informations principales sont renseignées (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
• marquer que la notice de l’évènement est finalisée et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
• distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).

Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état Préparé.

En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de sécuriser le cadre de l’évènement et de clarifier son statut dans le suivi global.

Enregistrer le début de l'exécution

L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la réalisation effective.
Cette étape sert à officialiser que l’évènement a bien débuté et permet de :

• acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
• distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
• garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son ouverture effective au public.

Pour enregistrer l’exécution, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état En cours.

En résumé, enregistrer l’exécution permet de marquer officiellement le démarrage de l’évènement et de refléter son avancement dans le suivi global.

Enregistrer la fin de l'évènement

L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est arrivé à son terme.
Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :

• signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
• distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
• garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa fermeture au public et au retour des œuvres concernées.

Pour enregistrer la fin, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état Terminé.

En résumé, enregistrer la fin permet de clôturer administrativement l’évènement et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.

Revenir à un état précédent

Il est possible de modifier l’état d’avancement de l’évènement.

1. Modifiez la notice de l’évènement.
2. Dans le regroupement Suivi, ajustez l’état d’avancement.
3. Enregistrez la notice pour valider la modification.

Suivre les évènements dans Flora

Depuis la table des évènements

La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un code couleur indiquant l’état d’avancement :

Depuis le tableau de bord

Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un tableau de bord qui centralise les évènements de votre institution.
Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.