Dans Flora, il est possible d'intégrer des notices Biens par lot ou de les mettre à jour. Pour cela, il faut remplir le fichier Excel pivot déployé en standard, puis, importer ce dernier dans Flora.

Préparer le modèle d'import via un fichier pivot standard

La première étape consiste à récupérer le modèle d'import et le compléter.

Télécharger le modèle d'import

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Outils, sous-menu Imports.

Télécharger le modèle suivant en cliquant dessus : Import de notices biens (table de destination = MUS_BIEN)

Par défaut, le modèle se télécharge sur l'ordinateur, dans les téléchargements.

Ouvrir le modèle d'import

Activer les macros

A l'ouverture du fichier, activer les macros en cliquant sur Activer le contenu et compléter le modèle.

Fermer le fichier. Retrouver le fichier dans l'ordinateur : effectuer un clic-droit et cliquer sur Propriétés.

Cocher la case débloquer et cliquer sur ok.

Rouvrir le document et cliquer sur Activer le contenu. Il est alors possible d'exploiter le modèle et de le compléter.

Compléter le modèle d'import

 Règles générales :

• Chaque ligne correspond à une notice
• Chaque colonne correspond à un champ
• La ligne orange indique le nom informatique des champs à importer

Enregistrer le fichier au format texte (.txt)

Un fichier Excel n'est pas compatible pour import. Les fichiers compatibles à l'import sont des fichiers textes. Pour cela, cliquer sur la macro Enregistrer au format texte (.txt).

Après ce clic, un document texte se crée dans le même dossier que le fichier Excel (par défaut, dossier téléchargements sur l'ordinateur).

Modifier des notices existantes

Pour modifier des notices existantes, utiliser le même modèle d'import standard. Indiquer le Préfixe Musée et le numéro d'inventaire des notices à modifier et remplir les champs souhaités.

Connaitre les cas particuliers de saisie pour renseigner le modèle d'import

Certains champs ne supportent que certains types de formats d'écriture et d'autres peuvent être dupliqués. Pour saisir correctement ces données il faut connaître les cas particuliers de saisie.

Généralement, ces cas particuliers reprennent les méthodes de saisie standards de Flora sur des champs contrôlés.

Les champs date et de datation

Pour les champs de date et de datation, seuls les formats pouvant être saisis avec les assistants de datation sont acceptés.

Quelques exemples ci-dessous :

Autres formats acceptés : 

Les champs duplicables et répétables

Pour les champs duplicables et répétables, il faut répéter plusieurs fois le nom informatique du champs en ajoutant un chiffre à la fin, pour l'ordre.

En standard, le nombre maximum de blocs déclarés pour l'import est de 5.

Dupliquer les colonnes autant de fois que nécessaire dans le modèle d'import. Exemple: quatre matières dans la notice de bien = créer 4 colonnes avec les noms suivant MATIERE, MATIERE2 , MATIERE3, MATIERE4.

Les champs soumis à un thésaurus

Trois cas possibles:

• Indiquer un terme dans le tableau qui existe déjà : dans ce cas il sera repris 
• Indiquer un terme qui n'existe pas dans le thésaurus. Dans ce cas, le terme sera crée et rangé sous IMPORTED CANDIDATES dans le Thésaurus. Après l'import, il faudra aller dans le thésaurus et effectuer un couper/coller pour le ranger au bon endroit dans la hiérarchie. Pour en savoir plus sur le couper-coller, consulter la rubrique dédiée à la gestion des thésaurus.

• Indiquer un terme en changeant l'orthographe d'un terme existant : va créer un doublon qui sera rangé dans un doublon sous IMPORTED CANDIDATES dans le Thésaurus. Après l'import, il faudra aller dans le thésaurus et effectuer un couper/fusionner pour ne pas perdre de liens et faire disparaitre la mauvaise orthographe. Pour en savoir plus sur le couper-fusionner, consulter la rubrique dédiée à la gestion des thésaurus.

Les champs multivalués

Concernant les champs multivalués liés à un thesaurus  ou une liste  :

• Saisissez les libellés séparés par un  / 
• Il ne doit pas y avoir d’espace avant et après le  /

Exemple avec la liste état de conservation

Les champs de lien vers une autorité personne

Deux cas :

• Renseigner le nom usuel d'une notice personne existante dans Flora : à l'import va rattacher la notice bien à la notice personne disponible dans Flora
• Renseigner le nom prénom d'une personne non existante dans Flora : à l'import va créer l'autorité personne avec nom et prénom. Il faudra ensuite la compléter dans la table Personnes.

Importer le fichier texte (.txt) dans Flora

Dans Flora, se repositionner dans l'espace de travail Décrire, menu Outils, sous-menu Imports.

Cliquer sur Fichiers textes, pour qu'il apparaisse en gras.

Pour ajouter le fichier texte (.txt), cliquer sur le 

Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur  dans l'onglet Importer des fichiers

Ce clic permet de parcourir les documents et d'ajouter le fichier en format texte (.txt) :

Charger  le fichier texte en appuyant sur  et attendre que le chargement soit achevé.

Effectuer l'import

Importer de nouvelles notices

Une fois le fichier chargé, se positionner dans le dossier Fichiers Textes. pour sélectionner le fichier à importer, cliquer dessus.

• Choisir la table MUS_BIEN (Biens) .
• Choisir le type d'action : Importer des notices avec ou sans images (dédoublonnage) pour créer de nouvelles notices de biens. Les notices biens seront importées sans images. Pour les illustrer, effectuer un import photo de masse. Pour en savoir plus, cliquer ici.

Mettre à jour des notices existantes

Une fois le fichier chargé, se positionner dans le dossier Fichiers Textes. pour sélectionner le fichier à importer, cliquer dessus.

• Choisir la table MUS_BIEN (Biens) .
• Choisir le type d'action : Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro d'inventaire) pour ajouter ou remplacer des champs sur des notices biens existantes.

Lancer l'action

Que l'on importe de nouvelles notices ou qu'on en modifie des existantes, il faut ensuite lancer l'action d'import.

Pour cela, appuyer sur l'icône 

Étape 1 : conversion du fichier texte tabulé en XML

 Pour convertir le fichier texte tabulé en XML cliquer sur le rouage 

Résultat de l'étape 1 :  

Étape 2 : Import (XML --> Base de données)

Pour effectuer l'import dans la base de donnée (étape finale), cliquer sur le rouage 

Une fenêtre de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour confirmer le lancement de la dernière tâche.

Résultat de la seconde étape : 

• 51 notices ont été créées dans la table des biens
• 3 autorités personnes ont été créés dans la table Personnes
• 1 terme a été ajouté à la liste Préfixe Musée
• 0 erreurs constatées

Le logiciel indique lorsque :

• Des doublons ont été créés et coexistent dans Flora (ligne Doubles)
• Des termes ont été ajoutés à des listes (ligne Ajout liste)
• Qu'il y a eu une mise à jour : les lignes réutilisées et remplacées sont utilisées dans ce cadre

 Consulter les logs

Les logs (ou rapports d'import) résument toutes les actions menées durant l'import ainsi que les erreurs. Ces logs permettent également de déceler des bogues ou des régressions d'import dans l'application. Il est conseillé aux clients de les consulter s'ils rencontrent des cas d'erreurs durant l'import et, en cas de besoin, d'effectuer une capture d'écran du log et de la transmettre au support pour analyse.

Pour retrouver les logs d'imports, se positionner dans le fichier Logs d'imports (rafraîchir), sous-fichier MUS_BIENS.

Lorsque l'on clique sur import.err.xml : il est possible de consulter les erreurs survenues durant l'import. Dans le cas ci-dessous, il n'y a pas eu d'erreur. Lorsqu'il y a des erreurs, le log est bien plus détaillé.

Vérifier l'import (table des biens)

Pour vérifier l'import, se positionner dans la table des biens pour rechercher les notices importées. Effectuer une recherche :

Résultat :

Les notices biens ont été importées sans images. Pour les illustrer, effectuer un import photo de masse. Pour en savoir plus, cliquer ici.

Pour aller plus loin

Il est également possible de créer des modèles d'import à partir d'un fichier Excel vierge. Pour créer des modèles d'imports en autonomie, il faut avoir suivi une formation complémentaire.

Les recommandations suivantes sont précisées pour les utilisateurs qui créent leurs propres modèles Excel et pratiquant régulièrement des imports.

Cas particuliers de saisie

Blocs répétables création exécution ou éléments de lot archéo

Dans ces deux cas particulier il y a une imbrication de blocs répétables sur deux niveaux.

Le principe sera donc un peu différent

• PERSONNE_AUTEUR = 1er bloc, 1er champ
• PERSONNE_AUTEUR1_2 =  1er bloc, 2eme champ
• PERSONNE_AUTEUR1_3 =  1er bloc, 3eme champ... maximum 10
   
• PERSONNE_AUTEUR2 = 2er bloc, 1er champ
• PERSONNE_AUTEUR2_2 =  1er bloc, 2eme champ
• PERSONNE_AUTEUR2_3 =  1er bloc, 3eme champ... maximum 10
   
• et ainsi de suite jusqu'au 5eme bloc (soit 5 X 10) = 50 valeurs importables

Même principe pour les lots archéo, mais le nombre maximum de duplication des sous-bloc dans un bloc est de 5 (donc 5X5 = 25 éléments de lots importables)

Notices parents-enfants

Pour lier une notice enfant à une notice de bien existante dans Flora, il faudra respecter cette nomenclature dans le Fichier Excel :

Les colonnes avec les champs NUM_INVENTAIRE et MUSEE (préfixe musée) concernent les informations des notices enfant, qui seront liées à la notice parent.

Pour lier une notice enfant à une notice parent, il faut ajouter dans le document Excel une colonne avec le champ BIEN_LIE, qui correspond au champ notice parente de la grille de saisie des biens. Dans cette colonne, indiquer seulement le numéro d'inventaire de la notice parente à lier.

Notices d'entrées

Pour lier un bien à une notice entrée déjà existante dans Flora, il faut respecter cette nomenclature dans le fichier Excel :

Ajouter deux colonnes dans le fichier Excel : MUS_ORIGINE.ANNEE (année inscr. Registre) et MUS_ORIGINE.NUM_ENTREE (Numéro de lot) pour que cela fasse le lien avec l’entrée existantes. On ajoute "MUS_ORIGINE." devant le nom de champ pour qu’il soit pris en compte.

Exemple :

Les données à intégrer dans le fichier Excel, correspondent aux données des champs suivants, disponibles dans la notice entrée :

Notices BIBLIO UNIMARC

Les notices bibliothèques doivent correspondre à la norme et comporter un 001.

Erreurs récurrentes

Les recommandations suivantes sont précisées pour les utilisateurs qui créent leurs propres modèles d'imports Excel.

Mise en forme de la première ligne du fichier Excel

Un mauvais orthographe du nom informatique du champ, ou bien, une mauvaise mise en forme (retour à la ligne, espace) dans la première ligne du fichier Excel peuvent empêcher l'import.

Exemple : dans ce cas, le champ ROLE_AUTEUR a une mise en forme avec retour à la ligne. Or, il n'en faut pas.

Résultat : l'import ne peut être effectué : 0 créations effectuées.

Bonne pratique à adopter : ne pas faire d'espace à la fin du nom informatique et/ou ne pas utiliser la fonctionnalité de retour à la ligne pour s'assurer que l'import soit effectué.