Etape 1/5 : lancer une recherche simple

Sélectionnez l'espace de travail Périodiques, puis cliquez sur le menu Périodiques / Exemplarisation.

Le formulaire de recherche des numéros attendus à exemplariser s'affiche. Cliquez sur Rechercher. Par défaut, la liste est triée sur la première colonne (Titre du périodique).

Puisque l'état A créer est coché par défaut, la liste de tous les numéros à exemplariser s'affiche, c'est-à-dire ceux qui ne sont pas encore exemplarisés ou qui sont exemplarisés partiellement.

Liste de réponses

Etape 2/5 : créer un exemplaire

A partir de la liste de numéros à exemplariser, cliquez sur  . Le formulaire de création d'exemplaires s'ouvre. Le numéro en cours reste affiché en haut du formulaire.

Formulaire de création d'exemplaires

Si les valeurs proposées par défaut conviennent, saisissez le code-barres et cliquez sur  pour enregistrer le nouvel exemplaire et retourner à la liste de numéros à exemplariser. Si le code-barres a déjà été affecté, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se repositionne dans la zone de saisie avec la valeur saisie en surbrillance.

Les champs de gestion obligatoires sont :

• Code-barres
• Bibliothèque
• Fonds ou localisation
• Etat
• Type comm.
• Catégorie de prêt.

Cette interface sert à la saisie initiale des exemplaires dans le cadre du bulletinage. Pour toute modification ultérieure, il faut passer par les formulaires classiques de recherche et de modification.

Vérification de code-barres

Si un format particulier de code-barres est imposé pour votre bibliothèque ou centre de documentation, un message s'affiche lors de la saisie d'un code-barres non conforme, Le format du code-barres saisi est incorrect. Il doit être composé de X chiffres avec les 4 derniers égaux à xxxx.

Pour revenir à l'écran précédent sans créer d'exemplaire, cliquez sur  .

Etape 3/5 : créer plusieurs exemplaires

Dans le formulaire de création d'exemplaires, cliquez sur  le bouton pour insérer une ligne supplémentaire. Répétez autant de fois que nécessaire, dans la limite du nombre d'exemplaires qui restent à créer.

Dans chaque ligne, saisissez le code-barres et sélectionnez les valeurs des autres zones dans les listes déroulantes.

Pour effacer une ligne, cochez-la et cliquez sur  . Une fois terminé, validez en cliquant sur  . Si le code-barres existe déjà, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se repositionne dans la zone de saisie concernée avec la valeur saisie en surbrillance.

Etape 4/5 : dupliquer un exemplaire

Sélectionnez les valeurs souhaitées dans les champs de gestion de l'exemplaire courant.

Saisissez le nombre de copies à faire si le nombre proposé (nombre total d'exemplaires reçus restant à créer) ne convient pas. Cliquez sur dans la ligne à dupliquer.

Dupliquer un exemplaire deux fois

Il ne reste qu'à saisir le code-barres de chaque exemplaire, avant de valider en cliquant sur  . Si le code-barres existe déjà, un message s'affiche (accompagné éventuellement d'une alerte sonore) et le curseur se repositionne dans la zone de saisie concernée avec la valeur saisie en surbrillance.

Ces méthodes de création multiple sont adaptées à la saisie rapide de code-barres par douchette.

Etape 5/5 : gérer les listes de circulation

Un message d'information s'affiche si le fascicule sélectionné pour la création des exemplaires référence une ou plusieurs liste(s) de circulation : Liste(s) de circulation associée(s) au fascicule : <liste(s)>.

Un clic sur le bouton  ouvre la vue synthétique du numéro attendu et affiche la(les) liste(s) de circulation associée(s), dont vous pouvez imprimer les listes. Voir le chapitre Listes de circulation.

Gestion du dernier numéro reçu Nouveauté 4.0.0. !

Le dernier numéro reçu d’un périodique peut être traité différemment d’un exemplaire classique.

Il existe 3 options de configurations :

• Le dernier numéro est toujours disponible.
• Le dernier numéro n’est pas disponible tant que le numéro suivant n’a pas été exemplarisé.

Le dernier numéro n’est pas disponible pour une durée correspondant à sa périodicité.