Rechercher

Afin de pouvoir accéder rapidement aux objets dans le contexte de la communication, le menu Communications / Objets permet de réaliser des recherches sur les exemplaires du catalogue, en exploitant les principaux critères qui les caractérisent :

• Code-barres (Référence)
• Cote
• Numéro inventaire
• Site
• Fonds
• Type de communication
• Catégorie de communication
• Nouveauté
• État.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : rechercher un ou plusieurs exemplaire(s) précis

Cliquez sur le menu Communications / Objets / Exemplaires.

Formulaire de recherche d'exemplaires

Dans le formulaire de recherche :

• Sélectionnez Cote, Code-barres ou Numéro inventaire et saisissez le(s) références des exemplaires que vous recherchez. A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone.
• Cliquez sur Rechercher.

Etape 2/2 : lancer une recherche multi-critères

Par défaut, la recherche porte sur tous les critères (Tous est sélectionné), sans référence particulière. Cliquez sur les critères désirés dans les listes déroulantes. Ces listes permettent la sélection de plusieurs valeurs. Cliquez sur Rechercher.

A partir de la liste résultat, les opérations habituelles sont proposées (visualisation, impression, ...) selon les droits dont vous disposez.

Visualiser

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/4 : visualiser la fiche

La visualisation des informations d'un exemplaire est présentée sur deux onglets. Cliquez sur chaque onglet.

En bas de chaque vue, les prêts, réservations et mises à disposition éventuels s'affichent.

Visualisation d'un exemplaire

La visualisation détaillée de l'exemplaire permet d'obtenir davantage d'informations dont le nombre de prêts réalisés depuis la mise en circulation (Nouveauté 4.0.0. !).

Vue détaillée

Etape 2/4 : rebondir vers le catalogue

Cliquez sur  , placé à la fin du champ Catalogue, pour rebondir sur la notice bibliographique de l'exemplaire.

La notice et ses exemplaires associés sont présentés, selon les principes standard. Pour revenir à l'exemplaire, cliquez sur son code-barres dans la liste des exemplaires.

Etape 3/4 : modifier la fiche

Cliquez sur  pour ouvrir la grille de saisie.

Etape 4/4 : supprimer la fiche

Si vous y êtes habilité, cliquez sur  pour supprimer l'exemplaire.

Une demande de confirmation vous est présentée : Confirmez-vous la suppression de fiche ?

Cliquez sur Oui par confirmer ou Non pour annuler l'opération.

La suppression est possible uniquement s'il n'existe aucune opération de communication en cours (prêt, demande de réservation, mise à disposition).

Si vous gérez les acquisitions dans Flora, la création des exemplaires fait partie du cycle d'acquisition.

Gestionnaire de cote automatique des exemplaires Nouveauté 4.0.0. !

L'outil de construction de cote automatique permet de définir un ensemble de règles permettant de générer des cotes automatiquement pour un exemplaire donné.

Ces règles sont regroupées en modèles qui sont découpés comme suit :

• Les conditions d'application (ou prédicat) permettent de définir les conditions auxquelles l'objet de prêt doit répondre pour pouvoir utiliser le modèle de cote.
• Les parties qui constituent la cote en elle-même. Chaque partie est constituée de plusieurs attributs.

1. Le numéro : c'est ce qui permet de définir l'ordre des parties.
2. Préfixe : c'est une chaine de caractère fixe qui précède la partie.
3. Le nom du champ : c'est le champ qui contient les données à mettre dans la partie.
4. Valeur par défaut : si le champ en question est vide, ou si aucun champ n'est défini, alors ce texte simple sera utilisé.
5. Suffixe : une chaine fixe à ajouter après la partie.
6. Casse : permet de mettre tout en majuscules / minuscules.
7. Longueur : une longueur maximale à ne pas dépasser.

Lors de la génération d'une cote pour un exemplaire, Flora déterminera quel modèle de cote peut s'appliquer à cet objet, pour ensuite construire chaque partie et les assembler en un seul élément.

Accès à la construction de cote en saisie d’exemplaire

Il est possible d’utiliser les modèles de construction de cote :

• En saisie d’un exemplaire.

• En modification globale, où un nouvel onglet donne accès à la régénération des cotes des exemplaires.

Restrictions de Prêt

Restrictions catégorie et durée

Il est possible de limiter la communication d'un objet à certaines catégories de lecteurs et/ou d'imposer une durée différente de celle définie dans les fiches de droits. Les deux types de restriction peuvent être appliqués simultanément (auquel cas, ils se cumulent) ou non.

Etape 1/2 : limiter la communication d'un objet à certaines catégories de lecteur

Il faut modifier la fiche exemplaire : passez en modification de fiche, comme décrit dans la section précédente.

Cliquez sur  à côté du champ  Restriction catégories. La liste des catégories de lecteurs s'affiche. Cliquez sur une ou plusieurs catégorie(s) dans la liste, puis sur pour les sélectionner. Une fois la sélection terminée, cliquez sur  Valider pour rapatrier les valeurs dans la fiche en cours de saisie (ou Annuler pour stopper l'opération).

Choix de catégories de lecteur

Si vous tentez de prêter cet objet à un lecteur appartenant à une autre catégorie, il vous faudra un passe-droit : Communiquer cet objet, normalement destiné aux catégories de lecteur : 2 Public jeunesse - 3 Etudiant.

Etape 2/2 : limiter la durée communication d'un objet

Dans le champ Durée de prêt de restriction (en minutes), saisissez une durée en minutes pour imposer une durée de prêt, indépendante de toute durée définie dans les fiches de droits.

Si la gestion des nouveautés par catégorie de communication a été choisie (Nouveauté 4.0.0 !), il suffit de passer le champ Nouveauté à Oui. Le paramétrage applicatif réalisé en amont applique automatiquement les conditions suivantes :

• L'activation de la gestion en nouveauté. La durée pendant laquelle un exemplaire va être considéré comme une nouveauté et donc permettre des règles de prêt différentes commence au moment où l'exemplaire passe au statut Disponible. Auparavant il aura été en statut A l'équipement par exemple.
• La durée pendant laquelle l'exemplaire est géré comme une nouveauté dépend de sa catégorie de prêt.

Dates de fin de restriction/nouveauté

Etape 1/2 : définir une date de fin de restriction

Pour qu'une restriction de catégorie ou de durée ne s'applique que pendant une période limitée, renseignez le champ Date fin restriction. Flora ne prendra plus en compte les restrictions après cette date.

Etape 2/2 : définir une date de fin de nouveauté

De la même manière, saisissez une date dans le champ Date fin nouveauté, pour que Flora ne traite plus l'exemplaire en tant que nouveauté après cette date.

Nouveauté 4.0.0. ! Une tâche planifiée est exécutée lors du démarrage de Flora, puis toutes les 24 heures.

Elle met à jour les exemplaires lorsque la date de fin de restriction ou nouveauté est atteinte.

• Lorsque la date de fin des restrictions est expirée, les champs Restriction catégories, Durée de prêt de restriction (en min) et Date fin restriction sont vidés.
• Le champ Nouveauté est positionné à la valeur Non (pas une nouveauté) et le champ Date de fin de nouveauté est vidé.

Editions

Pour équiper un objet communicable, il faut réaliser éventuellement deux éditions :

• une étiquette (pour la cote),
• une fiche (pour la gestion du prêt/retour manuel de l’exemplaire).

Ces éditions se font à partir du menu Communications / Editions.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/2 : sélectionner le(s) édition(s) à réaliser

Cliquez sur le sous-menu correspondant à votre choix entre :

• Etiquette
• Fiche
• Etiquette et fiche

Etape 2/2 : saisir le code-barres de l'objet

Douchez le code-barres de l'objet à équiper dans la zone Objet.

Si l’exemplaire n’est pas référencé dans la base de données :

• une alerte sonore peut être déclenchée,
• un message vous en informe.

Si l’exemplaire est référencé dans la base :

• Une vue sur la notice de l’exemplaire ou la notice catalographique de l’exemplaire est affichée sous le formulaire de recherche,
• La ou les impressions sélectionnées sont réalisées sans aucune autre action de votre part.

Puisque l’étiquette et la fiche ne sont pas forcément imprimées sur le même support, il est possible de paramétrer une imprimante différente pour chacune.

Edition de l’étiquette

Modification rapide de données d'exemplaire par lecture du code-barres Nouveauté 4.0.0. !

Il est possible de modifier la valeur d’un champ des exemplaires par simple lecture de leur code-barres.

Les exemplaires douchés passeront à l’état « En équipement »