4.D.4. Réservations et mises à disposition

Une demande de réservation ou une demande de mise à disposition est réalisée à partir de la fiche de l'objet, suite à la recherche de celui-ci (voir la documentation "Recherche documentaire"). Elles sont valables pour une durée déterminée. La suppression des réservations et mises à dispositions expirées peut être automatisée.

6

7

(% class="reference" %)

8

Si la fiche de l'objet et les fonctions associées sont accessibles au lecteur qui navigue sur votre site, il pourra également réaliser à distance une demande de réservation ou de mise à disposition, selon les mêmes principes (voir le chapitre Compte Lecteur).

= D.41. Principes =

Flora gère automatiquement les demandes de réservation et de mise à disposition, selon les principes suivants :

== Réservation ==

La date de début est la date du jour. La date de fin est calculée à partir de cette date augmentée de la durée de validité de la demande de réservation, définie dans la fiche des droits adéquate.

17

18

Rappelons que la réservation peut porter sur un objet spécifique ou sur un contexte (réserver le premier objet disponible d'une catégorie sur un site). Donc la réservation est activée dès que :

19

20

1/ L'objet spécifique demandé est retourné.

OU

2/ Un objet de la catégorie et du site demandés est retourné.

25

26

Les conséquences sont les suivantes :

27

28

* L'état de l'objet passe à Réservé.

29

* Les dates de début et de fin de mise à disposition sont renseignées (date du jour, date du jour + durée de mise à disposition de l'objet définie dans la fiche des droits adéquate).

30

* La réservation apparaît maintenant dans l'onglet de situation Mises à disposition du lecteur concerné.

31

* Dans le cas d'une réservation portant sur un objet "non spécifique", l'identifiant et la référence de l'objet sont renseignés.

32

33

(% class="reference" %)

34

Pour un même titre et un même site, s'il existe des exemplaires en prêt et disponibles, la réservation ne sera pas proposée. Seule la mise à disposition est activée sur le(s) exemplaire(s) disponible(s).

35

36

== Mise à disposition ==

37

38

La mise à disposition est créée pour le lecteur identifié et l'objet choisi.

39

40

Le mode de gestion standard ou planifié de la mise à disposition est géré au niveau de chaque exemplaire, par le champ Type de gestion des mises à disposition, qui peut prendre les valeurs Standard ou Avec planification :

41

42

=== Mise à disposition standard ===

43

44

L'exemplaire doit être disponible pour être mis à disposition. La date de début de mise à disposition correspond à la date du jour. La date de fin est calculée à partir de cette date, augmentée de la Durée** **de mise à disposition, définie dans la fiche des droits adéquate.

45

46

Dès que la demande est validée, l'objet est mis à jour automatiquement :

47

48

* L'état de l'objet passe à Mis à disposition.

49

* Les dates de début et de fin de mise à disposition sont mises à jour.

50

51

=== Mise à disposition planifiée ===

52

53

L'exemplaire est soit disponible, soit prêté, soit mis à disposition. Le lecteur peut saisir la date de son choix.

54

55

La date de début est calculée à partir de la date de début demandée (à défaut, la date du jour), en prenant en compte :

56

57

* les dates de fermeture du site,

58

* le prêt éventuellement en cours,

59

* les autres demandes de mise à disposition déjà posées,

60

* la durée des prêts qu'elles impliquent et une période de "sécurité" (pour laisser le temps de traiter le prêt et remettre l'exemplaire à disposition).

61

* la date de fin calculée à partir de la durée de mise à disposition et de prêt définie dans la fiche des droits adéquate plus la période de sécurité (pour être sûr qu'il n'existe aucun chevauchement avec les demandes préexistantes), et les dates exclues.

= D.42. Demander =

Le fonctionnement est similaire pour la réservation et pour la mise à disposition classique. Pour la mise à disposition planifiée, une zone supplémentaire permet la saisie d'une date de mise à disposition souhaitée : celle-ci sera traitée dans une section ultérieure.

66

67

(% id="HStandard-8" %)

68

**Standard**

69

70

Profil utilisé : comm/comm

(% class="etape" %)

**Etape 1/7 : visualiser la référence.**

75

76

Faites une recherche dans le catalogue et visualisez la notice.

77

78

(% class="reference" %)

79

Dans le cas d'une demande de réservation ou de mise à disposition envoyée par mail, il suffit au gestionnaire de cliquer sur le lien vers la notice catalographique. Si vous êtes déjà connecté(e) à Flora, la notice s'affiche directement. Sinon, il faut d'abord vous connecter.

80

81

(% style="text-align:center" %)

82

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564494916456-663.png?width=320&height=295||alt="1564494916456-663.png" height="295" width="320"]]

83

84

(% class="MsoCaption" %)

85

//Accès à la notice de l'objet demandé à partir d'une demande reçue par mail//

86

87

Les exemplaires associés à la notice sont affichés sous celle-ci :

88

89

(% style="text-align:center" %)

90

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564494933410-782.png?width=564&height=178||alt="1564494933410-782.png" height="178" width="564"]]

91

92

(% class="MsoCaption" %)

93

//Visualisation des exemplaires d'une notice du catalogue//

94

95

Au regard de chaque référence d'objet - et selon le contexte et les droits qui vous sont accordés - un bouton permet de réaliser une des trois actions suivantes (selon l'état de la référence) :

96

97

[[image:1564582379000-287.png||height="24" width="24"]] Demander la mise à disposition (standard) de l'exemplaire : cet objet est disponible sur le site, il est mis de côté pour le lecteur demandeur qui va venir le récupérer.

98

99

[[image:1564582390893-902.png||height="27" width="113"]] Demander la mise à disposition (planifiée) de l'exemplaire : le lecteur saisit éventuellement une date de mise à disposition, Flora effectue les contrôles et calculs pour réaliser l'opération (voir plus loin).

100

101

[[image:1564582410462-250.png||height="24" width="24"]] Réserver l'exemplaire : cet objet est en cours de communication, il est marqué comme réservé à son retour pour le lecteur demandeur.

102

103

Si plusieurs références réservables du même objet appartiennent à différents sites ou sont de catégories différentes (papier, CD-Rom, Audio, ...), la zone Site - Catégorie - Nouveauté permet de sélectionner la localisation et la catégorie d'objet que l'on veut réserver, sans se préoccuper de l'objet "physique" en tant que tel. Cela permet souvent d'optimiser les temps d'attente : le lecteur demandeur est servi dès le retour du premier objet de ce type, et non d'un objet spécifique.

104

105

(% style="text-align:center" %)

106

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564494956632-729.png?width=215&height=65||alt="1564494956632-729.png" height="65" width="215"]]

107

108

(% class="MsoCaption" %)

109

//Liste d'objets réservables par type//

110

111

(% class="etape" %)

112

**Etape 2/7 : faire une demande de réservation ou de mise à disposition.**

113

114

Cliquez sur un des boutons [[image:1564582433003-736.png||height="24" width="24"]] ou [[image:1564582443632-831.png||height="24" width="24"]] .

115

116

(% class="etape" %)

117

**Etape 3/7 : identifier le lecteur.**

118

119

Si le lecteur n'est pas déjà identifié dans la gestion des communications, il faut commencer par l'identifier, selon les mêmes principes que pour toute communication.

120

121

Une fois le lecteur identifié, la liste de ses demandes de réservation ou de ses mises à disposition s'affiche :

122

123

(% style="text-align:center" %)

124

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564494982323-845.png?width=525&height=294||alt="1564494982323-845.png" height="294" width="525"]]

125

126

(% class="MsoCaption" %)

127

//Liste des demandes de réservation après identification du lecteur//

128

129

Trois possibilités sont offertes :

130

131

* Réserver / Mettre à disposition l'objet pour ce lecteur : cliquez sur Oui pour continuer.

132

* Réserver / Mettre à disposition l'objet pour un autre lecteur (le lecteur identifié n'est pas celui pour lequel on désire faire la demande) : cliquez sur Non, le formulaire d'identification du lecteur s'affiche à nouveau.

133

* Annuler la demande : cliquez sur Annuler, la liste des demandes du lecteur en cours reste présentée à l'écran.

134

135

(% class="etape" %)

136

**Etape 4/7 : saisir des informations complémentaires sur une mise à disposition.**

137

138

Dans le cas d'une mise à disposition, cette étape vous permet de saisir d'éventuelles informations supplémentaires dans la fiche de la demande.

139

140

(% style="text-align:center" %)

141

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495002702-418.png?width=623&height=225||alt="1564495002702-418.png" height="225" width="623"]]

142

143

(% class="MsoCaption" %)

144

//Saisie d'informations complémentaires//

145

146

(% class="etape" %)

147

**Etape 5/7 : éditer la mise à disposition.**

148

149

Dans le cas d'une mise à disposition, vous avez la possibilité d'éditer la mise à disposition ou l'envoyer par mail (ou pas). Ensuite, la notice catalographique s'affiche.

150

151

(% style="text-align:center" %)

152

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495025080-996.png?width=468&height=319||alt="1564495025080-996.png" height="319" width="468"]]

153

154

(% class="MsoCaption" %)

155

//Choix d'édition de mise à disposition//

156

157

(% class="etape" %)

158

**Etape 6/7 : enregistrer la demande.**

159

160

Dans le cas d'une demande de réservation, elle est enregistrée pour le lecteur en cours.

161

162

(% style="text-align:center" %)

163

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495048484-823.png?width=603&height=307||alt="1564495048484-823.png" height="307" width="603"]]

164

165

(% class="MsoCaption" %)

166

//Réservations d'un lecteur suite à enregistrement de la demande.//

167

168

Cliquez sur Oui pour retourner à la référence dans le catalogue ou sur Non pour rester dans le tableau des demandes.

169

170

(% class="reference" %)

171

Les contrôles de communication sont bien sûr réalisés par Flora, des messages ou passe-droits spécifiques à ces demandes peuvent donc s'afficher (voir liste en annexe) :

172

173

(% class="reference" %)

174

Dépasser le nombre total de réservations.

175

176

(% class="reference" %)

177

Dépasser le nombre maximal de réservations par objet.

178

179

(% class="reference" %)

180

Dépasser le nombre total de mises à disposition.

181

182

(% class="reference" %)

183

Utiliser les droits de niveau supérieur.

184

185

(% class="reference" %)

186

Réserver un objet dont la date de retour prévue dépasse la date maximale de retour prévue définie.

187

188

(% class="reference" %)

189

Réserver un objet dont la date de retour prévue dépasse la date de fin d'inscription du lecteur.

190

191

(% class="reference" %)

192

Réserver un objet normalement destiné à d'autres catégories de lecteurs.

193

194

(% class="etape" %)

195

**Etape 7/7 : éditer la situation des demandes de réservation.**

196

197

Si vous cliquez sur Non, vous avez la possibilité à partir de la liste de ses demandes, de les éditer. Pour ce faire, il faut :

198

199

* sélectionner éventuellement les demandes à éditer.

200

* sélectionner dans la liste déroulante Editer le mode choisi : Lettre et mail, Mail ou Lettre : l'édition est automatiquement réalisée.

201

202

Si vous n'avez rien sélectionné, Flora propose d'éditer tous les objets listés : La sélection est vide, voulez-vous prendre en compte toutes les réponses ? Un clic sur OK lance l'édition, un clic sur Annuler stoppe la demande.

203

204

= D.43. Demander une mise à disposition planifiée =

205

206

(% id="HStandard-9" %)

207

**Standard**

208

209

Profil utilisé : comm/comm

210

211

Suite à clic sur le bouton Demander la mise à disposition de l'objet, plusieurs cas peuvent donc se présenter selon le contexte. Il n'est pas obligatoire de saisir une date ; s'il n'y en a pas, Flora considère que l’utilisateur veut réaliser une mise à disposition de l’objet le plus tôt possible, sans contrainte de date.

212

213

(% class="etape" %)

214

**Etape 1/4 : visualiser la référence.**

215

216

Faîtes une recherche dans le catalogue et visualiser la notice.

217

218

A côté de(s) exemplaire(s) dont la mise à disposition est en mode planifié, se trouve une zone permettant la sélection d'une date suivi du bouton [[image:1564582477992-654.png||height="24" width="24"]] .

219

220

(% style="text-align:center" %)

221

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495073930-155.png?width=113&height=27||alt="1564495073930-155.png" height="27" width="113"]]

222

223

(% class="MsoCaption" %)

224

//Mise à disposition planifiée//

225

226

(% class="etape" %)

227

**Etape 2/4 : faire une demande sans saisir de date.**

228

229

La première date possible sera prise en compte sans demande de confirmation, pourvu qu’elle soit postérieure à la date du jour.

230

231

(% class="etape" %)

232

**Etape 3/4 : faire une demande pour une date précise.**

233

234

Vous devez saisir une date de début postérieure ou égale à la date courante. Flora calcule la date de début à partir de laquelle il n’y pas de conflit avec l’éventuelle communication en cours de l’objet et les mises à disposition planifiées valides sur l’objet. Pour ce faire, Flora prend en compte la durée du prêt qui suit chaque mise à disposition, les dates de fermeture du site, et une éventuelle période de "sécurité", le temps de traiter chaque opération.

235

236

(% class="etape" %)

237

**Etape 4/4 : enregistrer la demande.**

238

239

Si la date minimale non conflictuelle calculée est antérieure à la date de début souhaitée, un message s’affiche, et il faut confirmer la mise à disposition à cette date-là.

240

241

Il faut aussi disposer de passe-droits si la date calculée de retour du prêt suivant cette mise à disposition dépasse la fin d'inscription du lecteur ou la date retour limite définie dans la fiche de droits.

242

243

Pour la suite de la demande, reportez-vous aux étapes trois à cinq de la section précédente.

244

245

(% class="reference" %)

246

Le lecteur est averti de la prise en compte de sa demande dès sa création. Il ne recevra aucun autre message.

= D.44. Suivre =

Les menus **Réservation** ou **Mise à disposition** permettent de contrôler - à tout moment - les demandes de réservation ou les mises à disposition pour un lecteur. Ces demandes peuvent à tout moment être annulées ou supprimées suite à expiration de leur validité. D'autre part, le menu **Prêts réservés** liste les prêts d'un lecteur sur lesquels portent des demandes de réservation.

(% class="etape" %)

**Etape 1/4 : visualiser les réservations ou mises à disposition d'un lecteur.**

255

256

Cliquez sur le menu Réservation ou Mise à disposition puis identifiez un lecteur.

257

258

La liste de ses réservations ou de ses mises à disposition s'affiche.

259

260

(% style="text-align:center" %)

261

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495095802-826.png?width=595&height=155||alt="1564495095802-826.png" height="155" width="595"]]

262

263

(% class="MsoCaption" %)

264

//Mises à disposition//

(% class="etape" %)

**Etape 2/4 : éditer la situation.**

269

270

Grâce à la liste déroulante Editer, vous pouvez éditer une sélection d'objets et l'envoyer au lecteur soit par courrier soit par mail. Référez-vous à la section sur les demandes.

271

272

(% class="etape" %)

273

**Etape 3/4 : supprimer une réservation ou une mise à disposition.**

274

275

Cliquez sur le bouton [[image:1564582510874-279.png||height="16" width="16"]] devant une demande pour la supprimer. La liste est mise à jour.

276

277

(% class="etape" %)

278

**Etape 4/4 : visualiser les prêts réservés d'un lecteur.**

279

280

Cliquez sur le menu Prêts réservés puis identifiez un lecteur.

281

282

La liste de ses prêts sur lesquels portent des demandes de réservation (sur l'exemplaire ou sur le catalogue) de la part d'autres lecteurs s'affiche. Vous pouvez l'éditer comme décrit à l'étape 2.

283

284

285

{{id name="_BIB_COMM_COMM_RESA_FORM"/}}Il est également possible de rechercher l'ensemble des réservations selon certains critères permettant une recherche plus fine ([[Nouveauté 4.0.0. !>>doc:Main.Nouveautés.Nouveautés V4\.0.Nouveautés V4\.0 Bibliothèque.WebHome]]) :

286

287

[[image:1593509755148-214.png||height="189" width="606"]]

288

289

(% class="small" %)//Le formulaire permet une gestion plus fine des réservations//

290

291

= D.45. Mettre à disposition un exemplaire réservé =

292

293

[[Modifier>>url:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/edit/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome?section=17||style="text-decoration:none"]]

294

295

(% id="HStandard-11" %)

296

**Standard**

297

298

Profil utilisé : comm/comm

299

300

(% class="etape" %)

301

**Etape 1/3 : effectuer le retour d'un exemplaire réservé.**

302

303

Dans le menu Prêt et Retour, effectuez le retour d'un exemplaire réservé ou d'un exemplaire de référence réservée.

304

305

Un message s'affiche, vous invitant à envoyer l'avis de mise à disposition au premier lecteur demandeur :

306

307

(% style="text-align:center" %)

308

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495108844-173.png?width=589&height=97||alt="1564495108844-173.png" height="97" width="589"]]

309

310

(% class="MsoCaption" %)

311

//Message d'envoi d'avis de mise à disposition//

312

313

(% class="etape" %)

314

**Etape 2/3 : envoyer un avis au premier lecteur demandeur.**

315

316

Sélectionnez la modalité et cliquez sur Oui pour générer un courrier et/ou envoyer un courriel.

317

318

(% style="text-align:center" %)

319

[[image:http://flora_bibliotheques.doc.decalog.net/xwiki/bin/download/Main/3%20Fiches%20pratiques/4.4%20Communications/WebHome/1564495123491-814.png?width=426&height=281||alt="1564495123491-814.png" height="281" width="426"]]

320

321

(% class="MsoCaption" %)

322

//Exemple de mail//

323

324

(% class="reference" %)

325

Si vous choisissez l'envoi de l'avis par mail et que le lecteur n'a pas d'adresse mail, une lettre sera automatiquement générée à sa place.

326

327