Une demande de réservation ou une demande de mise à disposition est réalisée à partir de la fiche de l'objet, suite à la recherche de celui-ci (voir la documentation "Recherche documentaire"). Elles sont valables pour une durée déterminée. La suppression des réservations et mises à dispositions expirées peut être automatisée.

Si la fiche de l'objet et les fonctions associées sont accessibles au lecteur qui navigue sur votre site, il pourra également réaliser à distance une demande de réservation ou de mise à disposition, selon les mêmes principes (voir le chapitre Compte Lecteur).

D.41. Principes

Flora gère automatiquement les demandes de réservation et de mise à disposition, selon les principes suivants :

Réservation

La date de début est la date du jour. La date de fin est calculée à partir de cette date augmentée de la durée de validité de la demande de réservation, définie dans la fiche des droits adéquate.

Rappelons que la réservation peut porter sur un objet spécifique ou sur un contexte (réserver le premier objet disponible d'une catégorie sur un site). Donc la réservation est activée dès que :

1/ L'objet spécifique demandé est retourné.

OU

2/ Un objet de la catégorie et du site demandés est retourné.

Les conséquences sont les suivantes :

• L'état de l'objet passe à Réservé.
• Les dates de début et de fin de mise à disposition sont renseignées (date du jour, date du jour + durée de mise à disposition de l'objet définie dans la fiche des droits adéquate).
• La réservation apparaît maintenant dans l'onglet de situation Mises à disposition du lecteur concerné.
• Dans le cas d'une réservation portant sur un objet "non spécifique", l'identifiant et la référence de l'objet sont renseignés.

Pour un même titre et un même site, s'il existe des exemplaires en prêt et disponibles, la réservation ne sera pas proposée. Seule la mise à disposition est activée sur le(s) exemplaire(s) disponible(s).

Mise à disposition

La mise à disposition est créée pour le lecteur identifié et l'objet choisi.

Le mode de gestion standard ou planifié de la mise à disposition est géré au niveau de chaque exemplaire, par le champ Type de gestion des mises à disposition, qui peut prendre les valeurs Standard ou Avec planification :

Mise à disposition standard

L'exemplaire doit être disponible pour être mis à disposition. La date de début de mise à disposition correspond à la date du jour. La date de fin est calculée à partir de cette date, augmentée de la Durée de mise à disposition, définie dans la fiche des droits adéquate.

Dès que la demande est validée, l'objet est mis à jour automatiquement :

• L'état de l'objet passe à Mis à disposition.
• Les dates de début et de fin de mise à disposition sont mises à jour.

Mise à disposition planifiée

L'exemplaire est soit disponible, soit prêté, soit mis à disposition. Le lecteur peut saisir la date de son choix.

La date de début est calculée à partir de la date de début demandée (à défaut, la date du jour), en prenant en compte :

• les dates de fermeture du site,
• le prêt éventuellement en cours,
• les autres demandes de mise à disposition déjà posées,
• la durée des prêts qu'elles impliquent et une période de "sécurité" (pour laisser le temps de traiter le prêt et remettre l'exemplaire à disposition).
• la date de fin calculée à partir de la durée de mise à disposition et de prêt définie dans la fiche des droits adéquate plus la période de sécurité (pour être sûr qu'il n'existe aucun chevauchement avec les demandes préexistantes), et les dates exclues.

D.42. Demander

Le fonctionnement est similaire pour la réservation et pour la mise à disposition classique. Pour la mise à disposition planifiée, une zone supplémentaire permet la saisie d'une date de mise à disposition souhaitée : celle-ci sera traitée dans une section ultérieure.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/7 : visualiser la référence.

Faites une recherche dans le catalogue et visualisez la notice.

Dans le cas d'une demande de réservation ou de mise à disposition envoyée par mail, il suffit au gestionnaire de cliquer sur le lien vers la notice catalographique. Si vous êtes déjà connecté(e) à Flora, la notice s'affiche directement. Sinon, il faut d'abord vous connecter.

Accès à la notice de l'objet demandé à partir d'une demande reçue par mail

Les exemplaires associés à la notice sont affichés sous celle-ci :

Visualisation des exemplaires d'une notice du catalogue

Au regard de chaque référence d'objet - et selon le contexte et les droits qui vous sont accordés - un bouton permet de réaliser une des trois actions suivantes (selon l'état de la référence) :

 Demander la mise à disposition (standard) de l'exemplaire : cet objet est disponible sur le site, il est mis de côté pour le lecteur demandeur qui va venir le récupérer.

 Demander la mise à disposition (planifiée) de l'exemplaire : le lecteur saisit éventuellement une date de mise à disposition, Flora effectue les contrôles et calculs pour réaliser l'opération (voir plus loin).

 Réserver l'exemplaire : cet objet est en cours de communication, il est marqué comme réservé à son retour pour le lecteur demandeur.

Si plusieurs références réservables du même objet appartiennent à différents sites ou sont de catégories différentes (papier, CD-Rom, Audio, ...), la zone Site - Catégorie - Nouveauté permet de sélectionner la localisation et la catégorie d'objet que l'on veut réserver, sans se préoccuper de l'objet "physique" en tant que tel. Cela permet souvent d'optimiser les temps d'attente : le lecteur demandeur est servi dès le retour du premier objet de ce type, et non d'un objet spécifique.

Liste d'objets réservables par type

Etape 2/7 : faire une demande de réservation ou de mise à disposition.

Cliquez sur un des boutons  ou   .

Etape 3/7 : identifier le lecteur.

Si le lecteur n'est pas déjà identifié dans la gestion des communications, il faut commencer par l'identifier, selon les mêmes principes que pour toute communication.

Une fois le lecteur identifié, la liste de ses demandes de réservation ou de ses mises à disposition s'affiche :

Liste des demandes de réservation après identification du lecteur

Trois possibilités sont offertes :

• Réserver / Mettre à disposition l'objet pour ce lecteur : cliquez sur Oui pour continuer.
• Réserver / Mettre à disposition l'objet pour un autre lecteur (le lecteur identifié n'est pas celui pour lequel on désire faire la demande) : cliquez sur Non, le formulaire d'identification du lecteur s'affiche à nouveau.
• Annuler la demande : cliquez sur Annuler, la liste des demandes du lecteur en cours reste présentée à l'écran.

Etape 4/7 : saisir des informations complémentaires sur une mise à disposition.

Dans le cas d'une mise à disposition, cette étape vous permet de saisir d'éventuelles informations supplémentaires dans la fiche de la demande.

Saisie d'informations complémentaires

Etape 5/7 : éditer la mise à disposition.

Dans le cas d'une mise à disposition, vous avez la possibilité d'éditer la mise à disposition ou l'envoyer par mail (ou pas). Ensuite, la notice catalographique s'affiche.

Choix d'édition de mise à disposition

Etape 6/7 : enregistrer la demande.

Dans le cas d'une demande de réservation, elle est enregistrée pour le lecteur en cours.

Réservations d'un lecteur suite à enregistrement de la demande.

Cliquez sur Oui pour retourner à la référence dans le catalogue ou sur Non pour rester dans le tableau des demandes.

Les contrôles de communication sont bien sûr réalisés par Flora, des messages ou passe-droits spécifiques à ces demandes peuvent donc s'afficher (voir liste en annexe) :

Dépasser le nombre total de réservations.

Dépasser le nombre maximal de réservations par objet.

Dépasser le nombre total de mises à disposition.

Utiliser les droits de niveau supérieur.

Réserver un objet dont la date de retour prévue dépasse la date maximale de retour prévue définie.

Réserver un objet dont la date de retour prévue dépasse la date de fin d'inscription du lecteur.

Réserver un objet normalement destiné à d'autres catégories de lecteurs.

Etape 7/7 : éditer la situation des demandes de réservation.

Si vous cliquez sur Non, vous avez la possibilité à partir de la liste de ses demandes, de les éditer. Pour ce faire, il faut :

• sélectionner éventuellement les demandes à éditer.
• sélectionner dans la liste déroulante Editer le mode choisi : Lettre et mail, Mail ou Lettre : l'édition est automatiquement réalisée.

Si vous n'avez rien sélectionné, Flora propose d'éditer tous les objets listés : La sélection est vide, voulez-vous prendre en compte toutes les réponses ? Un clic sur OK lance l'édition, un clic sur Annuler stoppe la demande.

D.43. Demander une mise à disposition planifiée

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Suite à clic sur le bouton Demander la mise à disposition de l'objet, plusieurs cas peuvent donc se présenter selon le contexte. Il n'est pas obligatoire de saisir une date ; s'il n'y en a pas, Flora considère que l’utilisateur veut réaliser une mise à disposition de l’objet le plus tôt possible, sans contrainte de date.

Etape 1/4 : visualiser la référence.

Faîtes une recherche dans le catalogue et visualiser la notice.

A côté de(s) exemplaire(s) dont la mise à disposition est en mode planifié, se trouve une zone permettant la sélection d'une date suivi du bouton  .

Mise à disposition planifiée

Etape 2/4 : faire une demande sans saisir de date.

La première date possible sera prise en compte sans demande de confirmation, pourvu qu’elle soit postérieure à la date du jour.

Etape 3/4 : faire une demande pour une date précise.

Vous devez saisir une date de début postérieure ou égale à la date courante. Flora calcule la date de début à partir de laquelle il n’y pas de conflit avec l’éventuelle communication en cours de l’objet et les mises à disposition planifiées valides sur l’objet. Pour ce faire, Flora prend en compte la durée du prêt qui suit chaque mise à disposition, les dates de fermeture du site, et une éventuelle période de "sécurité", le temps de traiter chaque opération.

Etape 4/4 : enregistrer la demande.

Si la date minimale non conflictuelle calculée est antérieure à la date de début souhaitée, un message s’affiche, et il faut confirmer la mise à disposition à cette date-là.

Il faut aussi disposer de passe-droits si la date calculée de retour du prêt suivant cette mise à disposition dépasse la fin d'inscription du lecteur ou la date retour limite définie dans la fiche de droits.

Pour la suite de la demande, reportez-vous aux étapes trois à cinq de la section précédente.

Le lecteur est averti de la prise en compte de sa demande dès sa création. Il ne recevra aucun autre message.

D.44. Suivre

Les menus Réservation ou Mise à disposition permettent de contrôler - à tout moment - les demandes de réservation ou les mises à disposition pour un lecteur. Ces demandes peuvent à tout moment être annulées ou supprimées suite à expiration de leur validité. D'autre part, le menu Prêts réservés liste les prêts d'un lecteur sur lesquels portent des demandes de réservation.

Etape 1/4 : visualiser les réservations ou mises à disposition d'un lecteur.

Cliquez sur le menu Réservation ou Mise à disposition puis identifiez un lecteur.

La liste de ses réservations ou de ses mises à disposition s'affiche.

Mises à disposition

Etape 2/4 : éditer la situation.

Grâce à la liste déroulante Editer, vous pouvez éditer une sélection d'objets et l'envoyer au lecteur soit par courrier soit par mail. Référez-vous à la section sur les demandes.

Etape 3/4 : supprimer une réservation ou une mise à disposition.

Cliquez sur le bouton  devant une demande pour la supprimer. La liste est mise à jour.

Etape 4/4 : visualiser les prêts réservés d'un lecteur.

Cliquez sur le menu Prêts réservés puis identifiez un lecteur.

La liste de ses prêts sur lesquels portent des demandes de réservation (sur l'exemplaire ou sur le catalogue) de la part d'autres lecteurs s'affiche. Vous pouvez l'éditer comme décrit à l'étape 2.

Il est également possible de rechercher l'ensemble des réservations selon certains critères permettant une recherche plus fine (Nouveauté 4.0.0. !) :

Le formulaire permet une gestion plus fine des réservations

D.45. Mettre à disposition un exemplaire réservé

Modifier

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : effectuer le retour d'un exemplaire réservé.

Dans le menu Prêt et Retour, effectuez le retour d'un exemplaire réservé ou d'un exemplaire de référence réservée.

Un message s'affiche, vous invitant à envoyer l'avis de mise à disposition au premier lecteur demandeur :

Message d'envoi d'avis de mise à disposition

Etape 2/3 : envoyer un avis au premier lecteur demandeur.

Sélectionnez la modalité et cliquez sur Oui pour générer un courrier et/ou envoyer un courriel.

Exemple de mail

Si vous choisissez l'envoi de l'avis par mail et que le lecteur n'a pas d'adresse mail, une lettre sera automatiquement générée à sa place.

Si le lecteur appartient à un groupe, l'avis est envoyé au responsable de son groupe.

Pour plus d'informations sur les différents types d'envoi, voir la description dans un chapitre suivant.

Etape 3/3 : vérifier la mise à disposition pour le lecteur.

Identifiez le lecteur demandeur et cliquez sur le menu Communication / Mise à disposition. La demande est répertoriée en tant que mise à disposition.

D.46. Editer les bulletins

Lors d'une mise à disposition d'un document disponible en consultation sur place, Flora propose de générer un bulletin pour en faciliter la gestion :

• une partie est destinée à être jointe à l'objet,
• l'autre est un fantôme.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : rechercher les mises à disposition concernées.

Dans le menu Communication / Edition bulletin, sélectionnez éventuellement vos critères dans les listes déroulantes :

• Mises à disposition dont un bulletin a déjà été édité ou non.
• Site.
• Catégorie communication.
• Catégorie lecteur.

Lancez la recherche.

Etape 2/3 : sélectionner les bulletins à éditer.

Dans la liste qui s'affiche, cochez les mises à disposition pour lesquels vous voulez imprimer le bulletin.

Etape 3/3 : lancer l'édition.

Cliquez sur le bouton Editer les bulletins dans la barre d'outils. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez :

• OK pour mettre à jour les tables (l'état d'édition de bulletin de la mise à disposition passe à Fait).
• Annuler pour laisser l'état d'édition de bulletin de la mise à disposition à A faire.