Créer et gérer les grilles de saisie personnalisées

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/18 15:48

Version 4.2 et ultérieures

Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :

standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.

Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standards du point de vue des utilisateurs.

Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les grilles livrées par défaut.

Pourquoi créer et gérer des grilles de saisie personnalisées dans Flora ?

Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois inutiles pour certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :

Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels ;
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.

En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.

Cas d'usage :

Grilles thématiques (table biens, évènements, etc.) : créer des grilles ciblées sur un petit nombre de champs pertinents pour un projet ou une thématique précise (ex. collecte d’informations liées à une discipline spécifique (beaux-arts, archéologie, sciences naturelles, etc.). Ces grilles facilitent une saisie rapide et focalisée.

Chantiers des collections (table Biens) : créer une grille simplifiée permettant de saisir rapidement les données essentielles (numéro d’inventaire, désignation, dimensions, emplacement, constat rapide, photo). L’objectif est de rendre le chantier opérationnel et efficace, en privilégiant la vitesse de saisie à l’exhaustivité.

Documentation simplifiée (table biens) : créer une grille allégée avec les champs de base (inventaire, type, statut juridique, désignation, domaine, titre, matière, technique, dimensions, emplacement de référence, dates, constat d’état initial, photo). Cette grille est idéale pour encadrer des collègues novices ou des stagiaires.

Campagne photo (table photothèque) : créer une grille minimale pour optimiser la saisie au cours de la campagne (cote, titre-légende, date de prise, photographe, mentions de droits/copyright, diffusion POP ou portail institutionnel).

Étude scientifique (table biens) : créer une grille minimale pour des chercheurs, restaurateurs ou experts externes afin qu’ils enrichissent les notices avec des données spécialisées (matériaux, techniques de fabrication, noms scientifiques, bibliographie, représentations et décors).

Dans quelle table créer des grilles de saisie ?

Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans de nombreuses tables :

Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.

Créer une grille de saisie

La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.

Bonnes pratiques :

Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. Prêt ponctuel – Régie, Documentation simplifiée – Stagiaires).
Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
Faites évoluer vos grilles : vous pouvez toujours ajouter ou retirer des champs.

Préparer un modèle de saisie rapide

Un modèle de saisie rapide fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.

Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
Choisissez la grille complète comme référence afin de disposer de tous les champs.
Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône en bas à gauche.
Nommez le modèle de saisie rapide, sélectionnez les champs et enregistrez-le en cliquant sur l'icône .
Fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône , puis la grille sans l’enregistrer pour éviter de créer une fiche inutile.

Bonnes pratiques :

Vous pouvez pré-paramétrer les champs contrôlés (listes, thésaurus, etc.) avec une valeur par défaut :

choisissez d’abord un terme ;
cliquez ensuite sur l’étoile pour mémoriser le champ avec cette valeur.

Cette méthode ne fonctionne pas sur les champs texte libre.

*Ex. table des biens : créer une notice*

Choix de la grille de saisie **Complète**

*Remplir et sélectionner les champs à mémoriser*

*Enregistrer et fermer le modèle de saisie rapide*

*Message de confirmation annuler la saisie*

Créer la grille

Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.

Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles.
- Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
- Choisissez ensuite la table cible.
Cliquez sur Créer, en bas à gauche.
Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (généralement la grille complète).
Associez le modèle de saisie rapide préparé.
Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
Sauvegardez la grille.

Bonnes pratiques :

L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.

*Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie*

*Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1*

*Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie*

*Retirer un champ et sauvegarder les modifications*

Configurer les champs

Après la création, vous pouvez affiner le comportement de chaque champ :

Option	Effet visuel / Fonctionnement	Impact sur la saisie
Champ obligatoire	Le champ apparaît en rouge si activé.	Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
Champ non-éditable	Le champ est visible mais bloqué.	L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
Style important	Le champ est affiché en gras.	Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
Style Caché	Le champ est masqué, même s’il contient une donnée. utile pour masquer des champs non-éditables.	L'utilisateur ne voit pas les champs dans la grille de saisie

Pour configurer un champ :

Positionnez-vous sur le champ.
Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
Activez les options nécessaires.
Sauvegardez vos choix.

Bonnes pratiques :

Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
Utilisez le style Important avec parcimonie.
Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
Le champ Valeur n’est qu’un rappel du code informatique lié aux valeurs prédéfinies dans modèle de saisie rapide.

*Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable*

*Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données*

Affecter la grille aux groupes utilisateurs

Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.

Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source et la table concernées.
Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
Appliquez les modifications.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.

Bonnes pratiques :

Répétez l’opération si la grille doit être affectée à plusieurs rôles.
Testez la grille avec un compte utilisateur du profil concerné.

*Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur*

*Sélection de la grille et application au groupe utilisateur*

*Test de la grille de saisie sur un compte utilisateur conservateur*

Modifier une grille de saisie

Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées.

Bonnes pratiques :

Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.

Ajouter des champs

Revenez dans la table concernée en mode création.
Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide, puis enregistrez-le et fermez-le.
Fermez la notice sans l’enregistrer.
Retournez dans l’éditeur de grilles et ouvrez la grille à modifier.
Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si nécessaire.
Sauvegardez la grille.

*Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille*

*Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs*

*Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications*

Supprimer des champs

Ouvrez la grille concernée dans l’éditeur de grilles.
Supprimez le champ.
Sauvegardez la grille.

Masquer ou supprimer une grille de saisie

Lorsqu’une grille n’est plus utile, deux options s’offrent à vous :

Action	Effet	Réversibilité	Usage conseillé
Masquer	La grille est retirée des rôles.	Réversible (vous pouvez la réaffecter).	Quand vous n’êtes pas sûr de la supprimer ou que vous souhaitez masquer les grilles standards.
Supprimer	La grille est effacée de la base.	Définitif.	Quand la grille est devenue obsolète.

Bonnes pratiques :

Privilégiez le masquage dans un premier temps, pour éviter toute perte accidentelle.
Supprimez uniquement les grilles personnalisées dont vous êtes sûr qu’elles ne seront plus utilisées.
Gardez toujours au moins une grille complète par table, accessible des administrateurs.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous pour consulter les modifications appliquées immédiatement.

Masquer une grille

Dans Accès > Gestion des rôles, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source et la table.
Décochez la ou les grilles souhaitées.
Appliquez les modifications.

*Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur*

*Grilles décochées pour masquage et application des modifications*

*Grilles masquées pour les conservateurs*

Supprimer une grille

Les grilles standards livrées par Flora ne peuvent pas être supprimées.

Dans Administration > Données > Édition de grilles, ouvrez la table concernée.
Sélectionnez la grille personnalisée.
Cliquez sur Supprimer la grille et confirmez.