Dans Flora, les grilles de saisie définissent quels champs sont visibles et modifiables lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
standard, fournies et mises à jour par Flora ;
personnalisées, créées directement par l’institution et stockées dans la base de données.
Les grilles personnalisées sont préservées lors des montées de version et apparaissent exactement comme les grilles standards du point de vue des utilisateurs.
Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de créer, modifier ou supprimer des grilles adaptées aux besoins locaux sans modifier les grilles livrées par défaut.
Comprendre les grilles de saisie personnalisées
Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ?
Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de nombreux champs, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
Simplifier les écrans de saisie en masquant les champs superflus.
Adapter l’interface aux profils métiers (régie, documentation, conservation, recherche).
Adapter la grille aux types de collections
Faciliter la formation des nouveaux utilisateurs.
Garantir la cohérence documentaire en imposant certains champs essentiels.
Accélérer les tâches récurrentes grâce à des écrans ciblés et optimisés.
En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
Exemples :
Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
Une grille simplifiée pour un chantier des collections : grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ?
Modèles de saisie rapide : pour une saisie ponctuelle et répétitive
Gain de temps
Idéal pour un traitement ponctuel
Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
À utiliser lorsque vous traitez un fonds homogène dont de nombreuses informations sont identiques.
Exemple : un fonds de plaques de verre Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
Grille de saisie personnalisée : pour une organisation durable de la saisie
Adaptée aux usages métiers
Améliore la cohérence des données
Pensée pour une utilisation continue
À utiliser lorsque vous souhaitez un cadre de saisie pérenne, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table Biens, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
Dans quelle table créer des grilles de saisie ?
Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
Archives : Unités d’archives, Versements.
Bibliothèque : Catalogue, Autorités UNIMARC.
Musée : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
Créer une grille de saisie
La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
Bonnes pratiques :
Travaillez toujours avec un compte administrateur générique (ex. adminfonc). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
Conservez au moins une grille complète par table, accessible aux administrateurs.
Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. Prêt ponctuel – Régie, Documentation simplifiée – Stagiaires).
Testez chaque nouvelle grille avec un compte du profil concerné avant diffusion.
Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
Sélectionner les champs
La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un réservoir de champs : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
Connectez-vous avec le compte administrateur générique.
Accédez à la table concernée et créez une nouvelle notice.
Choisissez toujours la grille complète comme référence.
Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnaliséePour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
Renseignez le champ avec la valeur souhaitée.
Cliquez sur l’icône étoile pour mémoriser cette valeur.
Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera automatiquement renseigné avec cette valeur.
Ex. table des biens : créer une notice
Choix de la grille de saisie Complète
Activer la barre de saisie rapide
Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide
Annuler la saisie
Message de confirmation annuler la saisie
Créer la grille
Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles.
Sélectionnez la source de données (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
Choisissez ensuite la table cible.
Cliquez sur Créer, en bas à gauche.
Donnez un nom à la grille et sélectionnez le scénario parent (toujours la grille complète).
Associez le modèle de saisie rapide préparé.
Ajoutez les champs (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
Sauvegardez la grille.
Pour info :
L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
Le bouton Sauvegarder n’apparaît que si vous effectuez une modification.
Choix de la source et de la table
Créer une nouvelle grille de saisie
Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie
Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1
Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie
Retirer un champ et sauvegarder les modifications
Configurer les champs
Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
Positionnez-vous sur le champ.
Cliquez sur la flèche située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
Activez les options nécessaires.
Sauvegardez vos choix.
Bonnes pratiques :
Rendez obligatoires uniquement les champs essentiels.
Utilisez le style Important avec parcimonie.
Utilisez le style Caché pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
Option
Effet visuel / Fonctionnement
Impact sur la saisie
Exemple
Champ obligatoire
Le champ apparaît en rouge si activé.
Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.
Rendre le champ Statut juridique obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
Champ non-éditable
Le champ est visible dans la grille mais non modifiable.
L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.
Rendre le champ Préfixe non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
Style important
Le champ est affiché en gras.
Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais pas obligatoire.
Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
Style Caché
Le champ est masqué dans la grille, même s’il contient une donnée.
Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.
Le champ Type de bien peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable
Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données
Sauvegarder les modifications
Affecter la grille aux groupes utilisateurs
Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les rôles : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
Depuis l'espace Administration, accédez à Accès > Gestion des rôles.
Cliquez sur le premier rôle du groupe concerné (il porte généralement le nom du groupe).
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source et la table concernées.
Cochez la grille personnalisée dans la liste des grilles disponibles.
Appliquez les modifications.
Déconnectez-vous et reconnectez-vous avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
Attention – Version 4.7
À partir de la version 4.7, utilisez exclusivement les rôles BAM pour la gestion des modèles de publication, des grilles de saisie et des vues.
Ne modifiez en aucun cas les autres rôles : ils sont mis à jour automatiquement à chaque montée de version.
Toute modification effectuée sur ces rôles sera écrasée et perdue lors des mises à jour.
Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur
Sélection de la grille et application au groupe utilisateur
Modifier une grille de saisie
Attention Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées ; les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être modifiées.
Ajouter des champs
Revenez dans la table concernée en mode création.
Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide, puis enregistrez-le et fermez-le.
Fermez la notice sans l’enregistrer.
Retournez dans l’éditeur de grilles et ouvrez la grille à modifier.
Ajoutez le champ issu du modèle de saisie rapide et configurez-le si nécessaire.
Sauvegardez la grille.
Ouvrir le modèle de saisie rapide
Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille
Choix de la source et de la table
Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs
Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications
Supprimer des champs
Ouvrez la grille concernée dans l’éditeur de grilles.
Supprimez le champ.
Sauvegardez la grille.
Choix de la source et de la table
Supprimer un champ d'une grille
Masquer ou supprimer une grille de saisie
Attention Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.
Lorsqu’une grille n’est plus pertinente, deux actions sont possibles, selon le contexte et le besoin :
Action
Effet
Réversibilité
Usage conseillé
Masquer
La grille est retirée du rôle et n’est plus proposée aux utilisateurs.
Réversible (la grille peut être réaffectée ultérieurement).
À privilégier si vous n’êtes pas certain de vouloir la supprimer définitivement ou pour masquer des grilles standards non utilisées.
Supprimer
La grille est supprimée de la base.
Irréversible.
À utiliser uniquement lorsque la grille est obsolète et n’a plus vocation à être utilisée.
Masquer une grille
Dans Accès > Gestion des rôles, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
Allez dans l’onglet Scenarii.
Choisissez la source et la table.
Décochez la ou les grilles souhaitées.
Appliquez les modifications.
Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur
Grilles décochées pour masquage et application des modifications
Supprimer une grille
Attention Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.
Dans Administration > Données > Édition de grilles, ouvrez la table concernée.
Activer la barre de saisie rapide 
Enregistrer le modèle 
Champs mémorisés
Fermer le modèle 
Ajouter un champ 
Retirer un champ 
Ouvrir le menu de configuration du champ
Fermer le menu de configuration
Supprimer la grille