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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 15:37
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Dans Flora, les grilles de saisie définissent **quels champs sont visibles et modifiables** lors de la création ou de l’édition d’une notice. Elles peuvent être :
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8 * **standard**, fournies et mises à jour par Flora ;
9 * **personnalisées**, créées directement par l’institution et **stockées dans la base de données**.
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11 Les grilles personnalisées sont **préservées lors des montées de version** et apparaissent **exactement comme les grilles standards** du point de vue des utilisateurs.
12
13 Pour l’administrateur, elles constituent un outil clé : il est possible de **créer, modifier ou supprimer** des grilles adaptées aux besoins locaux **sans modifier les grilles livrées par défaut**.
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17 = Comprendre les grilles de saisie personnalisées =
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19 == Pourquoi créer des grilles de saisie personnalisées ? ==
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21 Les grilles standards couvrent un large éventail de besoins et comportent de **nombreux champs**, parfois peu adaptés aux pratiques de certaines institutions. Les grilles personnalisées vous permettent de :
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23 * **Simplifier les écrans de saisie** en masquant les champs superflus.
24 * **Adapter l’interface aux profils métiers** (régie, documentation, conservation, recherche).
25 * **Adapter la grille aux types de collections**
26 * **Faciliter la formation** des nouveaux utilisateurs.
27 * **Garantir la cohérence documentaire** en imposant certains champs essentiels.
28 * **Accélérer les tâches récurrentes** grâce à des écrans ciblés et optimisés.
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30 En pratique, une grille bien conçue rend la saisie plus rapide, plus claire et adaptée à chaque usage.
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32 >(% class="small" %)Exemples :
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34 >(% class="small" %)Une grille thématique Sciences naturelles : grille centrée sur les champs pertinents pour cette discipline en masquant ceux relevant des beaux arts ou des arts décoratifs
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36 >(% class="small" %)Une grille simplifiée pour un chantier des collections :  grille ne proposant que les champs essentiels afin de permettre une saisie rapide et opérationnelle
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39 >(% class="small" %)Une grille données minimales obligatoires : grille imposant le remplissage de champs clés comme le statut juridique ou la dénomination afin de garantir un socle d'informations complet et homogène pour toutes les notices.
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43 >(% class="small" %)Une grille Régie des collections : grille mettant en avant les champs liés à la gestion matérielle et logistique.
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45 (% class="box infomessage" %)
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47 == Lequel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ? ==
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49 * **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
50 ** Gain de temps
51 ** Idéal pour un traitement ponctuel
52 ** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
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54 À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
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56 >(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
57 >(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
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59 * **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
60 ** Adaptée aux usages métiers
61 ** Améliore la cohérence des données
62 ** Pensée pour une utilisation continue
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64 À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
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66 >(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
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70 == Dans quelle table créer des grilles de saisie ? ==
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72 Vous pouvez créer des grilles personnalisées dans les tables suivantes :
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74 * **Archives** : Unités d’archives, Versements.
75 * **Bibliothèque** : Catalogue, Autorités UNIMARC.
76 * **Musée** : Biens et Ensembles, Colis, Collections, Autres documents, Entrées, Événements, Matériels, Personnes, Photos, Vidéos-Sons.
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78 = Créer une grille de saisie =
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80 La mise en place d’une grille de saisie personnalisée dans Flora suit un enchaînement précis. Chaque étape correspond à une action distincte : préparer le contenu, créer la grille, configurer les champs, puis l’affecter aux utilisateurs.
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82 (% class="box successmessage" %)
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84 Bonnes pratiques :
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86 * Travaillez toujours avec un **compte administrateur générique** (ex. //adminfonc//). Les grilles restent rattachées à l’institution et modifiables par tous, même en cas de changement de personnel.
87 * Conservez **au moins une grille complète par table**, accessible aux administrateurs.
88 * Donnez des noms clairs à vos grilles (ex. //Prêt ponctuel – Régie//, //Documentation simplifiée – Stagiaires//).
89 * Testez chaque nouvelle grille avec un **compte du profil concerné** avant diffusion.
90 * Limitez le nombre de grilles par table pour éviter les doublons et simplifier la navigation.
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93 == Sélectionner les champs ==
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95 La sélection des champs passe par un modèle de saisie rapide. Celui-ci fonctionne comme un **réservoir de champs** : il regroupe ceux que vous souhaitez voir apparaître dans la future grille.
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97 1. **Connectez-vous** avec le compte administrateur générique.
98 1. Accédez à la table concernée et** créez une nouvelle notice.**
99 1. Choisissez **toujours** la **grille complète** comme référence.
100 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
101 1. Nommez le modèle et enregistrez-le en cliquant sur la disquette.
102 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
103 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
104 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
105 1. Quitter la saisie sans enregistrer pour ne pas créer une nouvelle notice vide.
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107 (% class="box infomessage" %)
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109 **Astuce : renseigner automatiquement un champ dans une grille personnalisée**Pour préremplir un champ lors de l’utilisation d’une grille de saisie personnalisée au moment de la sélection des champs avec le modèle de saisie rapide :
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111 * Renseignez le champ avec la **valeur souhaitée**.
112 * Cliquez sur l’**icône étoile** pour mémoriser cette valeur.
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114 Lors de l’utilisation de cette grille, le champ sera **automatiquement renseigné** avec cette valeur.
115 )))
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117 [[//Ex. table des biens : créer une notice//>>image:1757941162233-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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120 [[//Choix de la grille de saisie **Complète**//>>image:1757941197364-969.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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123 [[//Activer la barre de saisie rapide//>>image:1757941242059-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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126 [[Sélection des champs à l'aide du modèle de saisie rapide>>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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129 [[//Annuler la saisie//>>image:1757941538116-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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132 [[//Message de confirmation annuler la saisie//>>image:1757941590456-896.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133
134 == Créer la grille ==
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136 Une fois votre modèle de saisie rapide préparé, vous pouvez créer la grille personnalisée.
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138 1. (((
139 **Rendez-vous dans Administration > Données > Édition de grilles**.
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141 * Sélectionnez la **source de données** (ex. Musée, Archives ou Catalogue).
142 * Choisissez ensuite la **table cible**.
143 )))
144 1. **Cliquez sur Créer**, en bas à gauche.
145 1. Donnez un nom à la grille et sélectionnez le **scénario parent** (toujours la grille complète).
146 1. **Associez le modèle de saisie rapide** préparé.
147 1. **Ajoutez les champs** (tous ou un par un) et/ou retirez ceux que vous ne souhaitez pas conserver.
148 1. **Sauvegardez** la grille.
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150 (% class="box infomessage" %)
151 (((
152 **Pour info :**
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154 * L’ordre des champs est imposé par la structure des grilles standards.
155 * Le bouton **Sauvegarder** n’apparaît que si vous effectuez une modification.
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157
158 [[//Choix de la **source** et de la** table**//>>image:1758014423899-928.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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161 [[//Créer une nouvelle grille de saisie//>>image:1758014514585-202.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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164 [[//Saisie des données et création de la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014430817-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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167 [[//Sélection du modèle de saisie rapide créé à l'étape 1//>>image:1758014589896-882.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
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170 [[//Ajouter les champs dans la nouvelle grille de saisie//>>image:1758014836162-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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173 [[//Retirer un champ et sauvegarder les modifications//>>image:1758089461456-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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176 == Configurer les champs ==
177
178 Vous pouvez maintenant configurer les champs sélectionnés :
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180 1. **Positionnez-vous** sur le champ.
181 1. **Cliquez sur la flèche** située à gauche du champ pour ouvrir le menu.
182 1. **Activez les options** nécessaires.
183 1. **Sauvegardez vos choix**.
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185 (% class="box successmessage" %)
186 (((
187 Bonnes pratiques :
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189 * Rendez obligatoires uniquement les **champs essentiels**.
190 * Utilisez le style **Important** avec parcimonie.
191 * Utilisez le style **Caché** pour masquer des champs non-éditables contenant des données sensibles.
192 )))
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194 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 167px;" %)Option|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 283px;" %)Effet visuel / Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Impact sur la saisie|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple
195 |(% style="width:167px" %)**Champ obligatoire**|(% style="width:283px" %)Le champ apparaît en **rouge** si activé.|Doit obligatoirement être renseigné, sinon la notice ne peut pas être enregistrée.|Rendre le champ //Statut juridique// obligatoire, car il s’agit d’une information essentielle à renseigner.
196 |(% style="width:167px" %)**Champ non-éditable**|(% style="width:283px" %)Le champ est visible dans la grille mais **non modifiable**.|L’utilisateur ne peut pas modifier la valeur.|Rendre le champ //Préfixe// non éditable, celui-ci étant automatiquement renseigné par la grille de saisie, afin de garantir sa cohérence et d’éviter toute modification manuelle.
197 |(% style="width:167px" %)**Style important**|(% style="width:283px" %)Le champ est affiché en **gras**.|Met en avant les champs essentiels. Leur remplissage est recommandé mais **pas obligatoire**.|Rendre les champs de dimensions obligatoires, afin d’inciter les utilisateurs à les renseigner systématiquement.
198 |(% style="width:167px" %)**Style Caché**|(% style="width:283px" %)Le champ est **masqué dans la grille**, même s’il contient une donnée.|Les champs ne sont pas visibles dans la grille de saisie, mais leur valeur est bien renseignée dans la notice et reste visible en consultation.|Le champ //Type de bien// peut être pré-renseigné et masqué dans la grille de saisie Bien qu’il ne soit pas visible lors de la saisie, sa valeur est automatiquement renseignée par la grille et reste visible en consultation dans la notice.
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201
202 [[//Configurer les champs : rendre un champ obligatoire ou rendre un champ non éditable//>>image:1758031413707-355.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 [[//Configurer les champs : rendre un champ important ou cacher un champ rempli avec des données//>>image:1758031421062-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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207
208 [[//Sauvegarder les modifications//>>image:1758089944747-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210 == Affecter la grille aux groupes utilisateurs ==
211
212 Une grille de saisie ne devient réellement utilisable que lorsqu’elle est reliée aux utilisateurs. L’attribution se fait uniquement via les **rôles** : vous ne pouvez pas affecter une grille directement à un utilisateur individuel.
213
214 1. Depuis l'espace Administration,** accédez à Accès > Gestion des rôles**.
215 1. **Cliquez sur le premier rôle** du groupe concerné (il porte généralement le **nom du groupe)**.
216 1. Allez dans l’onglet** Scenarii**.
217 1. Choisissez la** source **et la** table **concernées.
218 1. **Cochez la grille personnalisée** dans la liste des grilles disponibles.
219 1. **Appliquez **les modifications.
220 1. **Déconnectez-vous et reconnectez-vous** avec un compte test pour vérifier que la grille est bien appliquée.
221
222 (% class="box warningmessage" %)
223 (((
224 **Attention – (% class="mark small" %)Version 4.7(%%)**
225
226 À partir de la version **4.7**, utilisez **exclusivement les rôles BAM** pour la gestion des **modèles de publication**, des **grilles de saisie** et des **vues**.
227
228 **Ne modifiez en aucun cas les autres rôles** : ils sont **mis à jour automatiquement à chaque montée de version**.
229
230 Toute modification effectuée sur ces rôles sera **écrasée et perdue** lors des mises à jour.
231 )))
232
233 [[//Recherche de la grille à appliquer au rôle Conservateur//>>image:1758090258216-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234
235 ----
236
237 [[//Sélection de la grille et application au groupe utilisateur//>>image:1758090333017-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239 = Modifier une grille de saisie =
240
241 (% class="box warningmessage" %)
242 (((
243 **Attention**
244 Seules les grilles personnalisées peuvent être modifiées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être modifiées.**
245 )))
246
247 == Ajouter des champs ==
248
249 1. Revenez dans la table concernée en mode création.
250 1. **Ajoutez les champs manquants dans le modèle de saisie rapide**, puis enregistrez-le et fermez-le.
251 1. Fermez la notice sans l’enregistrer.
252 1. Retournez dans l’éditeur de grilles et **ouvrez la grille à modifier**.
253 1. **Ajoutez le champ** issu du modèle de saisie rapide et **configurez-le **si nécessaire.
254 1. Sauvegardez la grille.
255
256 [[//Ouvrir le modèle de saisie rapide//>>image:1758091999508-669.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 [[//Sélection de nouveaux champs ; enregistrement et fermeture du modèle ; fermeture de la grille//>>image:1758092084595-472.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093643807-841.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263
264
265 [[//Ouverture de la grille de saisie, sélection du modèle de saisie rapide et ajout de champs//>>image:1758099818466-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266
267
268 [[//Configurer les champs ajoutés et sauvegarder les modifications //>>image:1758092491657-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269
270
271 == Supprimer des champs ==
272
273 1. **Ouvrez la grille** concernée dans l’éditeur de grilles.
274 1. **Supprimez **le champ.
275 1. **Sauvegardez** la grille.
276
277 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758100981308-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278
279
280 [[//Supprimer un champ d'une grille//>>image:1758091337346-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281
282
283 = Masquer ou supprimer une grille de saisie =
284
285 (% class="box warningmessage" %)
286 (((
287 **Attention**
288 Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
289 )))
290
291 Lorsqu’une **grille n’est plus pertinente**, deux actions sont possibles, selon le contexte et le besoin :
292
293 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 228px;" %)Effet|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 189px;" %)Réversibilité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 294px;" %)Usage conseillé
294 |**Masquer**|(% style="width:228px" %)La grille est retirée du rôle et n’est plus proposée aux utilisateurs.|(% style="width:189px" %)Réversible (la grille peut être réaffectée ultérieurement).|(% style="width:294px" %)À privilégier si vous n’êtes pas certain de vouloir la supprimer définitivement ou pour masquer des grilles standards non utilisées.
295 |**Supprimer**|(% style="width:228px" %)La grille est supprimée de la base.|(% style="width:189px" %)Irréversible.|(% style="width:294px" %)À utiliser uniquement lorsque la grille est obsolète et n’a plus vocation à être utilisée.(((
296
297
298
299 )))
300
301 == Masquer une grille ==
302
303 1. Dans **Accès > Gestion des rôles**, cliquez sur le rôle du groupe concerné.
304 1. Allez dans l’onglet **Scenarii**.
305 1. Choisissez la **source **et la **table**.
306 1. **Décochez** la ou les grilles souhaitées.
307 1. **Appliquez les modifications**.
308
309 [[//Recherche des grilles à masquer dans le groupe conservateur//>>image:1758093075394-689.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310
311
312 [[//Grilles décochées pour masquage et application des modifications//>>image:1758093148159-425.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313
314 == Supprimer une grille ==
315
316 (% class="box warningmessage" %)
317 (((
318 **Attention**
319 Seules les grilles personnalisées peuvent être supprimées ; **les grilles livrées en standard ne doivent en aucun cas être supprimées.**
320 )))
321
322 1. Dans **Administration > Données > Édition de grilles**, ouvrez la table concernée.
323 1. Sélectionnez la grille personnalisée.
324 1. Cliquez sur **Supprimer la grille **et confirmez.
325
326 [[//Choix de la source et de la table//>>image:1758093440695-387.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329 [[//Supprimer la grille//>>image:1758093408334-499.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330
331
332 [[//Confirmation de suppression//>>image:1758093759954-546.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 )))
334 )))|(% style="width:300px" %)(((
335 (% class="box" %)
336 (((
337 **Sommaire**
338
339 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
340 )))
341
342 (% class="box" %)
343 (((
344 **Aller plus loin**
345
346 * [[Utiliser les modèles de saisie rapide>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20d%27aide%20%C3%A0%20la%20saisie/#HUtiliserlesmodE8lesdesaisierapide||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
347 * [[Comprendre les sources et les tables dans Flora>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome||target="_blank"]]
348 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome||target="_blank"]]
349 )))
350
351 (% class="box" %)
352 (((
353 **Icônes principales**
354
355 __Modèle de saisie rapide__
356
357 * [[image:1758100123968-697.png||height="29" width="15"]] Activer la barre de saisie rapide 
358
359 * [[image:1758100115866-401.png||height="23" width="23"]] Enregistrer le modèle 
360
361 * [[image:1758100106998-856.png||height="23" width="24"]] Champs mémorisés
362
363 * [[image:1758100094787-467.png||height="29" width="16"]] Fermer le modèle
364
365 __Éditeur de grilles__
366
367 * [[image:1758100420627-451.png||height="23" width="23"]] Ajouter un champ 
368
369 * [[image:1758100384013-413.png||height="23" width="23"]] Retirer un champ 
370
371 * [[image:1758100463003-925.png||height="16" width="26"]] Ouvrir le menu de configuration du champ
372
373 * [[image:1758100524871-521.png||height="15" width="24"]] Fermer le menu de configuration
374
375 * [[image:1758100592656-805.png||height="29" width="27"]] Supprimer la grille
376 )))
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