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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:20
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -125,223 +125,186 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
129 -
130 -)))
131 -)))
132 -)))|(% style="width:300px" %)
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
133 133  
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
134 134  
133 +**Suivez le guide :**
135 135  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
138 138  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% class="wikigeneratedid" %)
141 -Résultat :
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
142 142  
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144 144  
145 -==== Ajout par lot ====
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
152 +1. **Importez** les fichiers
147 147  
148 -(% class="box infomessage" %)
149 -(((
150 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
151 -)))
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -Exemple pour la table Autres Documents.
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
156 156  
157 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -(% class="wikigeneratedid" %)
160 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
161 161  
162 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 -
164 -
165 -(% class="wikigeneratedid" %)
166 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
167 -
168 -(% class="box infomessage" %)
169 -(((
170 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  )))
172 172  
173 -
174 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 -
176 -
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
179 -
180 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
181 -
182 -
183 -(% class="wikigeneratedid" %)
184 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
185 -
186 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 -
188 -
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
191 -
192 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
193 -
194 -
195 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
196 -
197 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 -
199 -
200 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
201 -
202 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
203 -
204 -
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Résultat :
207 -
208 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
209 -
210 -
211 211  = Visualiser les fichiers bureautiques =
212 212  
213 -
214 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
215 -
216 -
217 217  == Depuis une liste de résultats ==
218 218  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
219 219  
220 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
221 221  
222 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
223 223  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
224 224  
225 -Exemple pour la table Autres documents.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
226 226  
227 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
228 -
229 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
230 -
231 -(% style="text-align: center;" %)
232 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
233 -
234 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
235 -
236 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
237 -
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
240 -
241 241  == Depuis une notice ==
242 242  
243 -
244 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
245 -
246 -
247 -Exemple pour la table Unités d'archives.
248 -
249 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
250 -
251 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 -
253 -
254 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
255 -
256 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
257 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
258 -
259 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
260 -
261 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 -
263 -
264 264  (% class="box infomessage" %)
265 265  (((
266 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
267 267  )))
268 268  
269 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
270 270  
271 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
272 272  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  
274 -Pour le masquer :
202 +
203 +)))
275 275  
276 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
277 277  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
278 278  
279 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
280 280  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 281  
282 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
283 283  
284 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
285 285  
286 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
224 +=== Depuis une notice principale ===
287 287  
288 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
289 289  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
290 290  
291 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 292  
293 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
294 294  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
295 295  
296 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
297 297  
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
298 298  
299 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
300 300  
250 +== Télécharger des documents ==
301 301  
302 -== Télécharger un fichier bureautique ==
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
303 303  
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
304 304  
305 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
306 -
307 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
308 -
309 309  (% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
312 312  )))
313 313  
314 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
264 +
265 +)))
316 316  
317 -== Créer un sous-dossier ==
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
318 318  
319 319  (% class="box infomessage" %)
320 320  (((
321 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
273 +
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 +
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
278 +
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
322 322  )))
323 323  
324 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
325 325  
326 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
327 327  
328 -Depuis l'onglet Document :
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
331 331  
332 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
333 333  
334 -Résultat :
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
337 337  
338 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
339 339  
340 -Résultat :
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 343  
303 +)))
304 +)))|(% style="width:300px" %)
344 344  
306 +
307 +
345 345  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
346 346  
347 347  
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