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Avant de commencer Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.). Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents. Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire. Formats de fichiers compatibles Flora prend en charge une large gamme de formats : PDF (.pdf) Microsoft Word (.doc, .docx) Microsoft Excel (.xls, .xlsx) De manière générale, tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés, car Flora ne les prévisualise pas en ligne : ils doivent être téléchargés pour être consultés. Règles de nommage des fichiers Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques : Éviter les mélanges majuscule/minuscule Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _ Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier Limiter le nom à environ 20 caractères Intégrer un fichier bureautique dans Flora Création de la notice Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir. Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées Enregistrer la notice Votre notice est prête à accueillir son fichier ! Ajout du fichier bureautique Deux méthodes possibles : Méthode simple : Glisser-déposer Ouvrir la notice Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Documents Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple. Pour gagner du temps : Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ, Faites-les glisser directement dans Flora  Erreur fréquente : attention à l’onglet !Si vous essayez de glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas. Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image. Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé. Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet Documents (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer. Et voilà, votre document est correctement ajouté ! Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée  Cliquer sur l'icone ajouter des documents Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité Valider l'ajout du document Enregistrer l'ajout du document Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet Documents, inutile de les importer un par un ! Flora vous simplifie la vie grâce à son mode ajout pat lot. Attention : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers du même type (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.). Suivez le guide : Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers Cliquez sur l'icône d'ajout de documents Passez en mode Ajout par lot Sélectionnez tous vos fichiers Importez les fichiers Finaliser l'import en cliquant sur Valider Ne pas oublier d'enregistrer Visualiser les fichiers bureautiques Depuis une liste de résultats Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, un trombone s’affiche automatiquement dans la liste de résultats. Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé. Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ? Un simple clic sur l’icône en forme de trombone suffit : le fichier s’ouvre directement dans une nouvelle fenêtre du navigateur, prêt à être consulté. Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts. Depuis une notice Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos varient selon le type de notice consultée. On ne retrouve pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités dans une notice du réservoir de médias (ex. : Autres documents) que dans une notice principale liée (ex. : Bien, Personne, Événement). La notice du réservoir donne accès à l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers, tandis que la notice principale permet uniquement une visualisation des photos associées. Depuis une notice du réservoir de médias  Une fois dans le pavé de gestion des fichiers, positionnez-vous sur l’onglet Documents : le fichier associé s’affiche.   Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir : Si c’est un PDF, il s’ouvre directement dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Si c’est un autre type de fichier (Word, Excel, etc.), il sera téléchargé automatiquement dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Astuce d’affichage Le pavé de gestion des fichiers (où s'affichent les photos associées) peut être masqué ou affiché manuellement dans les notices. Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut. Dès qu’un fichier est associé, Flora déploie automatiquement ce pavé pour vous en faciliter l'accès. Depuis une notice principale Fonctionnalités de consultation uniquement : Zone de visualisation des fichiers associés Affichage en haut à droite de la notice. Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette. Clic sur la vignette Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats. Depuis une notice principale, il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter des fichiers bureautiques. Ces actions se font uniquement depuis la notice du réservoir. Intervenir sur les document bureautiques Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du réservoir de médias et de documents. Télécharger des documents Cette option est particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice, sans avoir à les télécharger. En revanche, les fichiers de type Word, Excel, etc. ne pouvant pas être prévisualisés sont toujours téléchargés automatiquement. Un clic sur l'icône dédiée lance le téléchargement d’un fichier ZIP, qui se dépose par défaut dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice, tous seront automatiquement regroupés dans l’archive ZIP lors du téléchargement.   Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers Pourquoi créer des sous-dossiers ? Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair ! La création de sous-dossiers est facultative mais permet : Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice, Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.), Une arborescence sans limite de niveaux. Créer un sous-dossier Faites un clic droit sur le dossier Document Cliquez sur Ajouter un sous-dossier Saisissez le libellé du dossier souhaité Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !  Vous pouvez ensuite glisser-déposer les fichiers dans le dossier correspondant.

Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers

L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.

Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.

Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :

• Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
• Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.

Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités .

• Cliquer sur le bouton  pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
• Cliquer sur le bouton  pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.

Exemple : Art africain déplacé vers le haut.

Pour confirmer la modification cliquer sur .

Modifier un fichier bureautique

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.

Il est alors possible de renommer le document.

Supprimer un fichier bureautique

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.

Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.

Gérer des fichiers océrisés

Définitions

L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.

Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :

• Bibliothèque (catalogue)
• Autres Documents
• Unités d'archives

Insérer des fichiers océrisés dans Flora

L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent glisser-déposer des fichiers ou les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.

Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :

• L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
• Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .

Rechercher en texte intégral

Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.

Recherche simple en texte intégral

Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.

Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).

Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.

Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple

La recherche générique en texte intégral

La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.

Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :

Termes du document : termes recherchés dans le contenu des documents associés.

Recherche floue : cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.

Proximité : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : Indifférente ou Distance à préciser.

Distance : si la proximité Distance a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.

Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts

Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"

Visualiser la liste de résultats

La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.

Liste résultat d’une recherche en texte intégral

Visualiser le texte indexé

Un clic sur le bouton  situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.

Affichage du document avec encadrement des mots recherchés

Visualiser le fichier natif

Un clic sur le bouton  situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).

Affichage du document .doc dans son format natif

Visualiser le score de pertinence

La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.

Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.

Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats