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Avant de commencer Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.). Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents. Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire. Formats de fichiers compatibles Flora prend en charge une large gamme de formats : PDF (.pdf) Microsoft Word (.doc, .docx) Microsoft Excel (.xls, .xlsx) De manière générale, tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés, car Flora ne les prévisualise pas en ligne : ils doivent être téléchargés pour être consultés. Règles de nommage des fichiers Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques : Éviter les mélanges majuscule/minuscule Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _ Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier Limiter le nom à environ 20 caractères Intégrer un fichier bureautique dans Flora Création de la notice Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir. Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées Enregistrer la notice Votre notice est prête à accueillir son fichier ! Ajout du fichier bureautique Deux méthodes possibles : Méthode simple : Glisser-déposer Ouvrir la notice Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Documents Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple. Pour gagner du temps : Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ, Faites-les glisser directement dans Flora  Erreur fréquente : attention à l’onglet !Si vous essayez de glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas. Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image. Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé. Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet Documents (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer. Et voilà, votre document est correctement ajouté ! Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée  Cliquer sur l'icone ajouter des documents Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité Valider l'ajout du document Enregistrer l'ajout du document Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet Documents, inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa fenêtre de production avancée. Suivez le guide :

Résultat :

Ajout par lot

Exemple pour la table Autres Documents.

 Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : 

Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône .

Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur   pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.

Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le  pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.

Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur  pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.

Les fichiers sont en cours de téléchargement :

Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.

Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton .

Résultat :

Visualiser les fichiers bureautiques

Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.

Depuis une liste de résultats

Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône .

Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.

Exemple pour la table Autres documents.

Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.

Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés

Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône   permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.

Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation

Depuis une notice

Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents

Exemple pour la table Unités d'archives.

Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.

Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus : 

• Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.

Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

 Pour le démasquer :

Pour le masquer :

Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents

Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.

Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)

Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.

 Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Intervenir sur les fichiers bureautiques

Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.

Télécharger un fichier bureautique

Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.

Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.

Créer un sous-dossier

La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.

Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.

Depuis l'onglet Document :

Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.

Résultat :

Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.

Résultat :

Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers

L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.

Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.

Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :

• Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
• Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.

Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités .

• Cliquer sur le bouton  pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
• Cliquer sur le bouton  pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.

Exemple : Art africain déplacé vers le haut.

Pour confirmer la modification cliquer sur .

Modifier un fichier bureautique

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.

Il est alors possible de renommer le document.

Supprimer un fichier bureautique

Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.

Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.

Gérer des fichiers océrisés

Définitions

L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.

Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :

• Bibliothèque (catalogue)
• Autres Documents
• Unités d'archives

Insérer des fichiers océrisés dans Flora

L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent glisser-déposer des fichiers ou les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.

Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :

• L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
• Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .

Rechercher en texte intégral

Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.

Recherche simple en texte intégral

Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.

Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).

Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.

Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple

La recherche générique en texte intégral

La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.

Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :

Termes du document : termes recherchés dans le contenu des documents associés.

Recherche floue : cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.

Proximité : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : Indifférente ou Distance à préciser.

Distance : si la proximité Distance a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.

Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts

Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"

Visualiser la liste de résultats

La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.

Liste résultat d’une recherche en texte intégral

Visualiser le texte indexé

Un clic sur le bouton  situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.

Affichage du document avec encadrement des mots recherchés

Visualiser le fichier natif

Un clic sur le bouton  situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).

Affichage du document .doc dans son format natif

Visualiser le score de pertinence

La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.

Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.

Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats