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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 16:20
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -125,307 +125,302 @@
125 125  
126 126  (% class="box infomessage" %)
127 127  (((
128 -Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans **l’onglet Documents,** inutile de les importer un par un. Flora vous simplifie la vie avec sa **fenêtre de production avancée**. Suivez le guide :
129 -
130 -)))
131 -)))
132 -)))|(% style="width:300px" %)
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
133 133  
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
134 134  
133 +**Suivez le guide :**
135 135  
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
136 136  
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137 137  
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
138 138  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -(% class="wikigeneratedid" %)
141 -Résultat :
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
142 142  
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 143  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
144 144  
145 -==== Ajout par lot ====
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
152 +1. **Importez** les fichiers
147 147  
148 -(% class="box infomessage" %)
149 -(((
150 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
151 -)))
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -Exemple pour la table Autres Documents.
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
156 156  
157 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -(% class="wikigeneratedid" %)
160 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
161 161  
162 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
163 -
164 -
165 -(% class="wikigeneratedid" %)
166 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
167 -
168 -(% class="box infomessage" %)
169 -(((
170 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  )))
172 172  
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
173 173  
174 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +== Depuis une liste de résultats ==
175 175  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
176 176  
177 -(% class="wikigeneratedid" %)
178 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
179 179  
180 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
181 181  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
182 182  
183 -(% class="wikigeneratedid" %)
184 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
185 185  
186 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 +== Depuis une notice ==
187 187  
189 +(% class="box infomessage" %)
190 +(((
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 +)))
188 188  
189 -(% class="wikigeneratedid" %)
190 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
191 191  
192 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
193 193  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
202 +
203 +)))
196 196  
197 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
198 198  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
199 199  
200 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
201 201  
202 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 204  
205 -(% class="wikigeneratedid" %)
206 -Résultat :
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
207 207  
208 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
224 +=== Depuis une notice principale ===
209 209  
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
210 210  
211 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
212 212  
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213 213  
214 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
215 215  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
216 216  
217 -== Depuis une liste de résultats ==
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
218 218  
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
219 219  
220 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
221 221  
222 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
250 +== Télécharger des documents ==
223 223  
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
224 224  
225 -Exemple pour la table Autres documents.
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
226 226  
227 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 +)))
228 228  
229 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 -(% style="text-align: center;" %)
232 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
264 +
265 +)))
233 233  
234 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
235 235  
236 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
270 +(% class="box infomessage" %)
271 +(((
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
237 237  
238 -(% style="text-align: center;" %)
239 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
240 240  
241 -== Depuis une notice ==
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
242 242  
243 -
244 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
245 -
246 -
247 -Exemple pour la table Unités d'archives.
248 -
249 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
250 -
251 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
252 -
253 -
254 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
255 -
256 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
257 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
258 -
259 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
260 -
261 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 -
263 -
264 -(% class="box infomessage" %)
265 -(((
266 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
267 267  )))
268 268  
269 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
284 +=== Créer un sous-dossier ===
270 270  
271 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
272 272  
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 273  
274 -Pour le masquer :
275 275  
276 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
277 277  
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 278  
279 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
280 280  
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
281 281  
282 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 283  
284 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
285 285  
286 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
287 287  
288 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
289 289  
307 +Bon à savoir :
290 290  
291 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
292 292  
293 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 +**Mode d'emploi :**
294 294  
314 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
295 295  
296 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
316 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 298  
299 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
300 300  
323 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -== Télécharger un fichier bureautique ==
303 303  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
304 304  
305 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
329 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
308 308  
309 -(% class="box infomessage" %)
310 -(((
311 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
312 312  )))
313 313  
314 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
315 -
316 -
317 -== Créer un sous-dossier ==
318 -
319 -(% class="box infomessage" %)
320 320  (((
321 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
322 -)))
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
323 323  
324 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
338 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
325 325  
326 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
340 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 +1. Sélectionnez **Éditer**
327 327  
328 -Depuis l'onglet Document :
344 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
331 331  
332 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
333 333  
334 -Résultat :
350 +== Supprimer un fichier bureautique ==
335 335  
336 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
337 337  
338 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
354 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 +1. Cliquez sur **Supprimer**
339 339  
340 -Résultat :
358 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
343 343  
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
344 344  
345 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
364 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 346  
347 347  
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
368 +
348 348  (% class="box infomessage" %)
349 349  (((
350 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
351 -)))
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
352 352  
353 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
354 354  
355 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 +)))
356 356  
357 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
358 358  
359 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
360 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
361 361  
362 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
383 +**Indexation automatique** :
363 363  
364 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
365 365  
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
366 366  
367 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
368 368  
369 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
370 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
371 371  
372 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
373 373  
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
374 374  
375 -(% class="wikigeneratedid" %)
376 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
379 379  
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
380 380  
381 -(% class="wikigeneratedid" %)
382 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
383 383  
384 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
385 385  
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
386 386  
387 -== Modifier un fichier bureautique ==
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
388 388  
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
389 389  
390 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
391 391  
392 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
393 393  
394 -
395 -Il est alors possible de renommer le document.
396 -
397 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
398 -
399 -
400 -== Supprimer un fichier bureautique ==
401 -
402 -
403 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
404 -
405 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
406 -
407 -
408 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
409 -
410 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
411 -
412 -
413 413  = Gérer des fichiers océrisés =
414 414  
415 415  
416 -== Définitions ==
417 -
418 -
419 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
420 -
421 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
422 -
423 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
424 -
425 -* Bibliothèque (catalogue)
426 -* Autres Documents
427 -* Unités d'archives
428 -
429 429  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
430 430  
431 431  
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