Avant de commencer

Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias

Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
Ils sont gérés dans des notices spécifiques au sein d’une table du réservoir de médias et de documents.
Cette organisation permet de centraliser les fichiers, de les documenter précisément (titre, auteur, droits, etc.), et de les lier à plusieurs notices si nécessaire.

Formats de fichiers compatibles

Flora prend en charge une large gamme de formats :

• PDF (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

De manière générale, tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés, car Flora ne les prévisualise pas en ligne : ils doivent être téléchargés pour être consultés.

Règles de nommage des fichiers

Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :

• Éviter les mélanges majuscule/minuscule
• Ne pas utiliser de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
• Ne jamais inclure le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
• Limiter le nom à environ 20 caractères

Intégrer un fichier bureautique dans Flora

Création de la notice

Avant tout, commencez par créer une notice dans une table du réservoir.

1. Accéder à la table de réservoir et cliquer sur le "+" pour créer une nouvelle notice

2. Compléter les champs avec les informations descriptives adaptées

3. Enregistrer la notice

Votre notice est prête à accueillir son fichier !

Ajout du fichier bureautique

Deux méthodes possibles :

Méthode simple : Glisser-déposer

• Ouvrir la notice
• Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice, dans l’onglet Documents

 Erreur fréquente : attention à l’onglet !Si vous essayez de glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos, ça ne marchera pas.

Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
Résultat : message d’erreur et aucun fichier importé.

Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, positionnez-vous dans l’onglet Documents (dans le pavé de gestion des fichiers), puis effectuez le glisser-déposer.
Et voilà, votre document est correctement ajouté !

Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers

• Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée

•  Cliquer sur l'icone ajouter des documents

• Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité

• Valider l'ajout du document

• Enregistrer l'ajout du document

Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet Documents, inutile de les importer un par un !
Flora vous simplifie la vie grâce à son mode ajout pat lot.

Attention : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers du même type (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).

Suivez le guide :

1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers

2. Cliquez sur l'icône d'ajout de documents

1. Passez en mode Ajout par lot

1. Sélectionnez tous vos fichiers

1. Importez les fichiers

1. Finaliser l'import en cliquant sur Valider

1. Ne pas oublier d'enregistrer

Visualiser les fichiers bureautiques

Depuis une liste de résultats

Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, un trombone s’affiche automatiquement dans la liste de résultats.

Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.

Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?
Un simple clic sur l’icône en forme de trombone suffit : le fichier s’ouvre directement dans une nouvelle fenêtre du navigateur, prêt à être consulté.

Depuis une notice

Depuis une notice du réservoir de médias

 Une fois dans le pavé de gestion des fichiers, positionnez-vous sur l’onglet Documents : le fichier associé s’affiche.

Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir :

• Si c’est un PDF, il s’ouvre directement dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
• Si c’est un autre type de fichier (Word, Excel, etc.), il sera téléchargé automatiquement dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.

Astuce d’affichage
Le pavé de gestion des fichiers (où s'affichent les photos associées) peut être masqué ou affiché manuellement dans les notices.
Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
Dès qu’un fichier est associé, Flora déploie automatiquement ce pavé pour vous en faciliter l'accès.

Depuis une notice principale

Fonctionnalités de consultation uniquement :

• Zone de visualisation des fichiers associés
  Affichage en haut à droite de la notice.
  Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.

• Clic sur la vignette
  Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.

Intervenir sur les document bureautiques

Télécharger des documents

Cette option est particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice, sans avoir à les télécharger.

En revanche, les fichiers de type Word, Excel, etc. ne pouvant pas être prévisualisés sont toujours téléchargés automatiquement.
Un clic sur l'icône dédiée lance le téléchargement d’un fichier ZIP, qui se dépose par défaut dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.

Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers

Créer un sous-dossier

1. Faites un clic droit sur le dossier Document
2. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
3. Saisissez le libellé du dossier souhaité

Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !

 Vous pouvez ensuite glisser-déposer les fichiers dans le dossier correspondant.

Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers

Objectif : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans le bon ordre, comme souhaité par l’utilisateur final.

Bon à savoir :

• Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
• Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)

Mode d'emploi :

1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers

2. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
3. Utilisez les flèches

4.  Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre

 Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation

Renommer un fichier bureautique

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
2. Faites un clic droit sur le fichier concerné
3. Sélectionnez Éditer

Une zone de saisie s’ouvre :
Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.

Supprimer un fichier bureautique

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
2. Faites un clic droit sur le document à supprimer
3. Cliquez sur Supprimer

Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
Cliquez sur OUI pour valider la suppression

Gérer des fichiers océrisés dans Flora

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora

L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
Glisser-déposer dans l’onglet Documents ou via la fenêtre de gestion avancée des fichiers

Indexation automatique :

• Glisser-déposer : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
• Fenêtre avancée : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la validation de l’insertion.

Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés

Recherche simple en texte intégral

Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher dans le contenu même des documents associés.

La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :

• Bibliothèque (Catalogue)
• Autres documents
• Unités d’archives

Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement)

Disponible depuis l’espace de travail Administration, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du groupe Administrateur fonctionnel.

Ce formulaire avancé permet de combiner une recherche dans le contenu des documents, avec une recherche experte classique sur les champs de la notice.

Paramètres de recherche disponibles :

• Termes du document : les mots-clés recherchés
• Recherche floue : pour inclure les variantes orthographiques (roulet, roulette, rouletts...)
• Proximité : chercher des mots proches ou dans un ordre donné