Exploiter les outils d’aide à la saisie

Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.

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Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.

)))

(((

= Consulter l’aide en ligne sur un champ =

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Pour accéder à la documentation d’un champ :

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1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**

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1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

31

Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.

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)))

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34

[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Afficher les informations techniques d’un champ =

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Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :

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* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;

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* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

49

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

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)))

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52

[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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67

= Utiliser les modèles de saisie rapide =

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Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

73

**Elles sont propres à chaque utilisateur.**

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)))

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(% class="box infomessage" %)

77

(((

78

**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**

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)))

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== Créer un modèle ==

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1. Ouvrez une grille de saisie

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1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche

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1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]

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1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]

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1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non

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1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]

89

1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.

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91

[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Modifier et utiliser un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant

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1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs

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1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)

111

1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés

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1. Enregistrez les changements

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114

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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116

117

[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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119

120

== Dupliquer un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste

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1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.

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125

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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128

[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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130

131

[[Résultat → modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

132

133

== Supprimer un modèle ==

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1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer

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1. Cliquez sur l’icône de suppression

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138

[[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

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141

== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==

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Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.

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Ces deux outils répondent à des logiques différentes :

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* l’un reproduit intégralement une notice existante,

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* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.

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150

Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

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(% class="table-bordered" %)

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(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**

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|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés

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|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés

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Personnalisable

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Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Configuration initiale nécessaire

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(% class="box infomessage" %)

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(((

161

**Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreur

162

)))

163

164

= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =

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166

Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]], permettant de :

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168

* Rechercher un terme

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* Naviguer dans l’arborescence

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* Ajouter un ou plusieurs termes à la notice

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== Fonctionnalités intégrées : ==

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* Recherche par mot-clé

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* Navigation dans la hiérarchie

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* Sélection et suppression de termes

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* Création de nouveaux termes (si habilité)

178

179

== Comment l'utiliser ? ==

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181

1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.

182

1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.

183

1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.

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1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

185

186

>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.

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[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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193

194

== Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==

195

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**

197

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.

198

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).

199

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.

200

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((

201

(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.

202

)))

203

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.

204

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.

205

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.

206

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

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208

[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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210

211

= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =

212

213

Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.

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215

L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :

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217

* **Date simple** : jour, mois, année

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* **Intervalle** : début/fin

219

* **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.

220

* **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.

221

* **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée

222

223

Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.

224

225

[[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

226

227

228

== Saisir une date ou une fourchette simple ==

=== Onglet date ===

Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

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238

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||height="34" width="29"]].

239

240

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

241

242

243

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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245

246

=== Onglet intervalle de date ===

247

248

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

253

254

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].

255

256

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

257

258

259

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

== Saisir des dates étendues ==

263

264

Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

265

266

* **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**

267

* **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**

268

269

1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)

270

1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)

271

1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].

272

273

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

274

275

276

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

== Préciser la date avec un complément ==

280

281

Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.

282

283

Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :

284

285

* **Exactement** //(valeur par défaut)//

* **Vers**

* **Avant**

* **Après**

* **Début**

* **Milieu**

* **Fin**

Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.

294

295

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png;charset=utf-8]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].

296

297

>(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

298

299

[[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

302

== Saisir une date en calendrier républicain ==

303

304

Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.

305

306

Vous pouvez y sélectionner :

307

308

* le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),

309

* le **jour du mois**,

310

* ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).

311

312

Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.

313

314

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png;charset=utf-8]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].

315

316

[[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

317

318

319

= Assistant sur les autorités =

320

321

L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.

322

323

== Ajouter une autorité dans un champ ==

324

325

Pour insérer une autorité dans un champ :

326

327

1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.

328

1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.

329

1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.

330

1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.

331

332

[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

333

334

335

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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337

338

== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==

339

340

Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.

341

342

(% class="table-bordered" %)

343

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**

344

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple

345

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)

346

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)

347

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)

348

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]

349

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]

350

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**

351

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

352

353

(% class="box infomessage" %)

354

(((

355

**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.

356

)))

357

358

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

359

360

361

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

362

363

364

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

365

366

367

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

368

369

370

= Créer une autorité liée =

371

372

Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.

Étapes de création :

1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.

377

1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).

378

1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.

379

1. **Cliquez sur Enregistrer.**

380

1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.

381

382

(% class="box infomessage" %)

383

(((

384

Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.

385

Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.

386

)))

387

388

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

389

390

391

[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

392

393

394

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Ajouter un terme dans une liste =

414

415

Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.

416

417

L’ajout est autorisé uniquement si :

418

419

* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,

420

* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).

421

422

L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.

423

424

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.

429

* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.

430

* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.

431

* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.

432

)))

433

434

== Listes déroulantes ==

435

436

1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.

437

Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.

438

1. Dans cette fenêtre :

439

440

* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).

441

* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).

442

443

(% start="3" %)

444

1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.

445

Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.

446

447

[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

== Listes longues : une étape supplémentaire ==

457

458

Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :

459

le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.

Procédure :

1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**

464

1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.

465

1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.

466

467

(% class="box infomessage" %)

468

(((

469

Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.

470

)))

471

472

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

473

474

475

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

476

477

478

== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==

479

480

Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.

Comment faire :

1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.

485

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.

486

1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.

487

488

(% class="box warningmessage" %)

489

(((

490

La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.

491

)))

492

493

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

494

495

496

= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =

497

498

Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.

499

500

(((

501

== Créer la notice documentaire associée ==

502

503

1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.

504

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].

505

1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.

506

507

[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

512

513

514

[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

515

516

517

== Associer un fichier à cette notice documentaire ==

518

519

1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.

520

1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :

521

522

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **

523

|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

524

|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)

525

|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)

526

527

(% start="3" %)

528

1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.

529

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.

530

1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.

531

1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.

532

533

[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

534

535

536

[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

537

538

539

[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

540

541

542

[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

543

544

545

[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

546

547

548

[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

549

550

551

[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

552

553

554

=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===

555

556

[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

557

558

559

Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :

560

561

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**

562

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice

563

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document

564

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association

565

|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier

566

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

567

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)

568

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)

569

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste

570

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste

571

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier

572

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer

573

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier

574

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier

575

576

= Vider un champ contrôlé =

577

578

Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)

579

580

== Retirer toutes les valeurs du champ ==

581

582

Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.

583

584

(% class="box warningmessage" %)

585

(((

586

Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.

587

)))

588

589

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

590

591

592

[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

593

594

== Retirer une valeur spécifique ==

595

596

Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.

597

598

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.

603

* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.

604

* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.

605

)))

606

607

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

608

609

610

[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

611

612

613

= Utiliser le clavier unicode =

614

615

Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :

616

617

* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),

618

* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,

619

* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.

620

621

Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.

Pour l'utiliser :

1. Ouvrez la fenêtre Unicode.

626

1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).

627

1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.

628

1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).

629

630

(% class="box infomessage" %)

(((

Bon à savoir :

* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.

635

* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.

636

* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.

637

)))

638

639

[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

640

641

642

[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

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**Aller plus loin**

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]

662

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20de%20la%20notice/]]

663

* [[Consulter les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Consulter%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]

664

* [[Modifier l'aide en ligne>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Modifier%20l%E2%80%99aide%20en%20ligne/]]

665

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]]

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**Icônes principales**

671

672

* [[image:1751958918305-515.png]]