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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
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12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15
16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17
18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
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21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
23
24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
25
26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
28
29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
33
34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38
39
40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
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44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
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52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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60 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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62
63 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
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68 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
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70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Elles sont propres à chaque utilisateur.
73 )))
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75 (% class="box infomessage" %)
76 (((
77 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
78 )))
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80 == Créer un modèle ==
81
82 1. Ouvrez une grille de saisie
83 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
84 1. Nommez le modèle et enregistrez-le  en cliquant sur la disquette.
85 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
86 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
87 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
88 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
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90 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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96 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 )))
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99 (((
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102 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103
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105 == Modifier et utiliser un modèle ==
106
107 1. Sélectionnez un modèle existant
108 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
109 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png||height="29" width="30"]] = champ mémorisé / [[image:1754558373201-284.png||height="24" width="25"]] = champ désélectionné)
110 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
111 1. Enregistrez les changement
112
113 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114
115
116 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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119 (% class="box infomessage" %)
120 (((
121 L**equel choisir : modèle de saisie rapide ou grille de saisie personnalisée ?**
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123 * **Modèles de saisie rapide** : pour une saisie ponctuelle et répétitive
124 ** Gain de temps
125 ** Idéal pour un traitement ponctuel
126 ** Non destiné à structurer la saisie sur le long terme
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128 À utiliser lorsque vous traitez un **fonds homogène** dont de nombreuses informations sont identiques.
129
130 >(% class="small" %)Exemple : un fonds de plaques de verre
131 >(% class="small" %)Les dimensions, la technique et le photographe sont toujours les mêmes. Ces informations sont enregistrées une seule fois dans le modèle, ce qui permet de se concentrer uniquement sur ce qui varie d’une notice à l’autre (ex. : la représentation).
132
133 * **Grille de saisie personnalisée** : pour une organisation durable de la saisie
134 ** Adaptée aux usages métiers
135 ** Améliore la cohérence des données
136 ** Pensée pour une utilisation continue
137
138 À utiliser lorsque vous souhaitez un **cadre de saisie pérenne**, adapté aux métiers et aux pratiques de l’institution.
139
140 >(% class="small" %)Exemple : Une grille “Documentation simplifiée” pour la table //Biens//, utilisée par des opérateurs de saisie ou des stagiaires, ne présentant que les champs essentiels (numéro d’inventaire, désignation, statut juridique, emplacement, dates, photo), avec certains champs rendus obligatoires afin de garantir un socle de données homogène.
141 )))
142
143 == Dupliquer un modèle ==
144
145 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
146 1. Modifiez le nom du modèle
147 1. Enregistrez-le.
148
149 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150
151
152 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153
154
155 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157 == Supprimer un modèle ==
158
159 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
160 1. Cliquez sur l’icône de suppression
161
162 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163
164
165 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
166
167 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
168
169 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
170
171 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
172 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
173
174 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
175
176 (% class="table-bordered" %)
177 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**
178 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
179 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
180 Personnalisable
181 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
182
183 (% class="box infomessage" %)
184 (((
185 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.
186 )))
187
188 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
189
190 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône AB**
191
192 Il permet de :
193
194 * Rechercher un terme
195 * Naviguer dans l’arborescence
196 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
197
198 == Fonctionnalités intégrées : ==
199
200 * Recherche par mot-clé
201 * Navigation dans la hiérarchie
202 * Sélection et suppression de termes
203 * Création de nouveaux termes (si habilité)
204
205 == Comment l'utiliser ? ==
206
207 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
208 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
209 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
210 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
211
212 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
213
214 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
216
217 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218
219
220 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
221
222 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
223 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
224 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
225 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
226 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
227 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
228 )))
229 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
230 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
231 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1754558656861-782.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="36" width="36"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
232 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
233
234 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235
236
237 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
238
239 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
240
241 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
242
243 * **Date simple** : jour, mois, année
244 * **Intervalle** : début/fin
245 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
246 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
247 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
248
249 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
250
251 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252
253
254 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
255
256 === Onglet date ===
257
258 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
259
260 * Année
261 * Mois + année
262 * Jour + mois + année.
263
264 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton **valider.**
265
266 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 === Onglet intervalle de date ===
273
274 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
275
276 * Année
277 * Mois + année
278 * Jour + mois + année.
279
280 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton** valider**.
281
282 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283
284
285 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286
287
288 == Saisir des dates étendues ==
289
290 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
291
292 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
293 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
294
295 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
296 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
297 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton **valider**.
298
299 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300
301
302 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303
304
305 == Préciser la date avec un complément ==
306
307 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
308
309 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
310
311 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
312 * **Vers**
313 * **Avant**
314 * **Après**
315 * **Début**
316 * **Milieu**
317 * **Fin**
318
319 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
320
321 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton **valider**.
322
323 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
324
325 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326
327
328 == Saisir une date en calendrier républicain ==
329
330 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
331
332 Vous pouvez y sélectionner :
333
334 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
335 * le **jour du mois**,
336 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
337
338 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
339
340 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton **valider**.
341
342 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343
344
345 = Parcourir les autorités avec un assistant =
346
347 L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.
348
349 == Ajouter une autorité dans un champ ==
350
351 Pour rechercher et insérer une autorité :
352
353 1. Cliquez sur l’icône loupe à droite du champ
354 1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
355 1. Sélectionnez une ou plusieurs notices
356 1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien
357
358 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
365
366 Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.
367 Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin
368
369 (% class="table-bordered" %)
370 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**
371 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
372 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
373 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
374 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
375 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]
376 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]
377 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
378 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
379
380 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381
382
383 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384
385
386 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387
388
389 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390
391
392 = Créer une autorité manquante pendant la saisie =
393
394 Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.
395
396 (% class="box infomessage" %)
397 (((
398 Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.
399 )))
400
401 1. **Cliquez sur le bouton **+
402 1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
403 1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
404 1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours
405
406 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407
408
409 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410
411
412 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413
414
415 )))
416
417 = Ajouter un terme dans une liste contrôlée =
418
419 Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.
420
421 (% class="box infomessage" %)
422 (((
423 **Bonnes pratiques **
424
425 * **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
426 * **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.
427 * **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.
428 * **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.
429 )))
430
431 == Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==
432
433 1. Cliquez sur l’icône + située à droite de la liste déroulante
434 1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.
435 1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
436 1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).
437 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.
438 1. (((
439 Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
440 )))
441
442 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443
444
445 )))
446
447 (((
448 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449
450
451 (((
452 == Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==
453
454 Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.
455
456 1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète**.
457 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite.
458 1. Renseignez les libellés souhaités.
459 1. Validez pour enregistrer.
460 1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
461
462 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463
464
465 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466
467
468 == Supprimer un terme avant validation ==
469
470 Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.
471
472 1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
473 1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils.
474 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
475
476 (% class="box warningmessage" %)
477 (((
478 Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.
479 )))
480
481 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482
483
484 = Créer une notice documentaire et associer un fichier =
485
486 Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).
487
488 (((
489 == Créer la notice documentaire ==
490
491 1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
492 1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ.
493 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
494 1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.
495
496 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
497 )))
498
499
500 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501
502
503 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504
505
506 == Associer un fichier à la notice documentaire ==
507
508 1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.
509 1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :
510
511 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **
512 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
513 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
514 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
515
516 (% start="3" %)
517 1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
518 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout
519 1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
520 1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.
521 1. (((
522 Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires
523 )))
524
525 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526
527
528 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
529
530
531 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532
533
534 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535
536
537 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
538
539
540 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
541
542
543 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
544
545
546 = Gérer les fichiers associés =
547
548 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549
550
551 Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
552
553 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**
554 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice
555 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
556 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association
557 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier
558 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
559 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
560 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
561 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
562 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
563 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
564 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
565 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
566 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier
567
568 = Vider un champ contrôlé =
569
570 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
571
572 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
573
574 La flèche située à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
575
576 (% class="box warningmessage" %)
577 (((
578 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
579 )))
580
581 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
582
583
584 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
585
586 == Retirer une valeur spécifique ==
587
588 Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.
589
590 (% class="box infomessage" %)
591 (((
592 **Bonnes pratiques**
593
594 * Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.
595 * La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.
596 * Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.
597 )))
598
599 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
600
601
602 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
603
604
605 = Utiliser le clavier unicode =
606
607 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
608
609 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
610 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
611 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
612
613 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
614
615 Pour l'utiliser :
616
617 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
618 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
619 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
620 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
621
622 (% class="box infomessage" %)
623 (((
624 **Bon à savoir**
625
626 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
627 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
628 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
629 )))
630
631 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
632
633
634 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
635 )))
636 )))
637 )))|(% style="width:300px" %)(((
638 (% class="box" %)
639 (((
640 **Sommaire**
641
642 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
643 )))
644
645 (% class="box" %)
646 (((
647 **Aller plus loin**
648
649 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
650 * [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
651 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
652 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
653 )))
654
655 (% class="box" %)
656 (((
657 **Icônes principales**
658
659 * [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus 
660
661 * [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
662
663 * [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste 
664
665 * [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
666
667 * [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
668
669 * [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
670
671 * [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
672
673 * [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
674 )))
675 )))
676
677