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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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À la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,8 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
45 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -349,7 +349,6 @@
349 349  
350 350  
351 351  
352 -
353 353  = Ajouter un terme dans une liste =
354 354  
355 355  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -371,274 +371,175 @@
371 371  * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
372 372  )))
373 373  
374 -== Listes déroulantes ==
375 +== Listes déroulantes ==
375 375  
376 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
377 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
378 -1. Dans cette fenêtre :
377 +* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 +* (((
380 +Dans cette fenêtre :
379 379  
380 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
381 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
382 +* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 +* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 +)))
385 +* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 +Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
382 382  
383 -(% start="3" %)
384 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
385 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
388 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 386  
387 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 -
389 389  
390 390  )))
391 391  
392 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 -
394 -
395 395  (((
396 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
398 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
400 400  
401 -Procédure :
402 402  
403 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
404 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 406  
407 -(% class="box infomessage" %)
398 +
399 +
400 +)))
401 +)))|(% style="width:300px" %)(((
402 +(% class="box" %)
408 408  (((
409 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
404 +**Sommaire**
405 +
406 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
410 410  )))
411 411  
412 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 +(% class="box" %)
410 +(((
411 +**Aller plus loin**
413 413  
413 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
414 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
415 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
416 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
417 +)))
414 414  
415 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 -
417 -
418 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419 -
420 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
421 -
422 -Comment faire :
423 -
424 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
425 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
426 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
427 -
428 -(% class="box warningmessage" %)
419 +(% class="box" %)
429 429  (((
430 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
421 +**Icônes principales**
431 431  )))
423 +)))
432 432  
433 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 434  
435 435  
436 -= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
437 437  
438 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
439 439  
440 -Étapes à suivre :
429 +
441 441  
442 -1. (((
443 -**Créer la notice documentaire associée**
444 -Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 -Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 -Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
447 -)))
448 -1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 -Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 -1. **Ajouter un fichier**
451 -Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 -Le fichier apparaît dans la liste.
453 -1. **Valider l’association**
454 -Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
431 +
455 455  
433 +[[image:1744210276379-163.png]]
456 456  
435 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
457 457  
437 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
458 458  
459 -[[image:1744198591326-807.png]]
439 +[[image:1744210347789-938.png]]
460 460  
461 -//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
441 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
462 462  
463 -Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
443 +== Liste longue ==
464 464  
465 -* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
445 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
466 466  
467 -* .
447 +[[image:1744210533401-483.png]]
468 468  
469 -Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
449 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
470 470  
471 -[[image:1744198674782-545.png]]
451 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
472 472  
473 -//Exemple avec une notice autres documents//
453 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
454 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
455 +* la liste courante (non modifiable).
474 474  
475 -[[image:1744198726056-753.png]]
457 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
476 476  
477 -//Résultat//
459 +[[image:1744210578813-384.png]]
478 478  
479 -* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
461 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
480 480  
481 -* .
463 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
482 482  
483 -La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
465 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
484 484  
485 -[[image:1744198798500-807.png]]
467 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
486 486  
487 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
488 488  
489 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
490 490  
491 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
471 +[[image:1744210745453-989.png]]
492 492  
493 -[[image:1744198987527-309.png]]
494 494  
495 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
474 +//Ajout de valeurs dans la liste//
496 496  
497 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
476 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
498 498  
499 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
478 +[[image:1744210799391-632.png]]
500 500  
501 -[[image:1744199046837-528.png]]
480 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
502 502  
503 -//Résultat//
482 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
504 504  
505 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
484 += Retirer les valeurs d'un champ =
506 506  
507 -[[image:1744199133459-449.png]]
486 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
508 508  
509 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
488 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
510 510  
511 -[[image:1744199321440-975.png]]
490 +__Exemple pour la table des biens__ :
512 512  
513 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
492 +[[image:1744268557540-956.png]]
514 514  
515 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
494 +Résultat : le champ entier a été vidé.
516 516  
517 -[[image:1744199450803-206.png]]
496 +[[image:1744268598544-349.png]]
518 518  
519 -* [[image:1744200154013-335.png]]
498 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
520 520  
521 -* retourner sur la notice
522 -* [[image:1744200173773-567.png]]
523 -* valider l'ajout d'un document
524 -* [[image:1744200248285-737.png]]
525 -* annuler l'association d'un document
526 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 -* ajouter un dossier
528 -* [[image:1744200306410-626.png]]
529 -* ajouter un fichier bureautique
530 -* [[image:1744200336429-184.png]]
531 -* ajouter un fichier photo
532 -* [[image:1744200363870-496.png]]
533 -* ajouter un fichier vidéos-sons
534 -* [[image:1744200401014-873.png]]
535 -* déplacer vers le bas un document
536 -* [[image:1744200414180-540.png]]
537 -* déplacer vers le haut un document
538 -* [[image:1744200455510-180.png]]
539 -* modifier les attributs d'un document
540 -* [[image:1744200502704-220.png]]
541 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 -* [[image:1744200560571-305.png]]
543 -* coller un document dans un autre dossier
544 -* [[image:1744200590083-440.png]]
545 -* supprimer le document
500 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
546 546  
502 +__Exemple pour la table des biens__ :
547 547  
504 +[[image:1744268647429-243.png]]
548 548  
549 -= Vider un champ contrôlé =
506 +//Exemple de suppression unitaire//
550 550  
551 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
508 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
552 552  
553 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
510 +[[image:1744268693656-506.png]]
554 554  
555 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
512 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
556 556  
557 -(% class="box warningmessage" %)
558 -(((
559 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 -)))
561 561  
562 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515 += Caractères à ignorer à l'indexation =
563 563  
564 -
565 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 -
567 -== Retirer une valeur spécifique ==
568 -
569 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570 -
571 571  (% class="box infomessage" %)
572 572  (((
573 -Bonnes pratiques :
574 -
575 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
519 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
578 578  )))
579 579  
580 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
581 581  
524 +[[image:1744266472839-529.png]]
582 582  
583 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
584 584  
528 +[[image:1744266523925-837.png]]
585 585  
586 -= Utiliser le clavier unicode =
530 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
587 587  
588 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
532 +[[image:1744266561792-928.png]]
589 589  
590 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
534 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
593 593  
594 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
536 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
595 595  
596 -Pour l'utiliser :
538 +[[image:1744266635460-134.png]]
597 597  
598 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
540 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
602 602  
603 -(% class="box infomessage" %)
604 -(((
605 -Bon à savoir :
542 +[[image:1744266659890-594.png]]
606 606  
607 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 -)))
544 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
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612 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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615 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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632 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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640 -**Icônes principales**
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