Aide en ligne sur les champs

Pour consulter la documentation associée à un champ :

1. Clic droit sur le libellé du champ → Afficher Aide
2. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.

Cette aide est personnalisable par l’administrateur fonctionnel, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.

Informations sur le champ

Vous pouvez également survoler un libellé pour afficher son code technique, ou effectuer un clic droit → Afficher Informations pour obtenir des données complémentaires.

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

Modèles de saisie rapide

Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.

Créer un modèle

1. Ouvrez une grille de saisie
2. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône  en bas à gauche
3. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône 
4. Renseignez les champs à pré-remplir
5. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ( = champ mémorisé)
6. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône  et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône 

Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.

Utiliser ou modifier un modèle

1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
2. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
3. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ( = champ mémorisé /  = champ désélectionné)
4. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre

Dupliquer un modèle

1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
2. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le. 

Supprimer un modèle

1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
2. Cliquez sur l’icône de suppression

Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ?

Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre la duplication d’une notice et l’utilisation d’un modèle de saisie rapide. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

 Assistant thésaurus

L’assistant thésaurus permet de parcourir le thésaurus associé à un champ, de rechercher ou explorer les termes disponibles, puis de rapatrier les termes appropriés dans la notice en cours de saisie.

Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’icône  affichée à droite du champ.

Comment l'utiliser ? 

1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant. 
2. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
3. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
4. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ Matière à l’aide de l’assistant thésaurus.

L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :

Fonctionnalité	Définition
	Saisissez un mot-clé dans l’onglet Critère pour afficher les résultats.
	La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
	Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
	Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
	Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
	Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
	Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
	fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

 Assistant datation

Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un assistant dédié, permettant de saisir des dates avec un niveau de précision très fin, tout en garantissant leur exploitabilité en recherche.

Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : vers, après, au début de…) et propose une prise en charge du calendrier républicain.

L’assistant de datation est accessible lorsqu’un bouton calendrier apparaît à droite du champ concerné.
Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.

Saisir une date ou une fourchette simple

Onglet date

Permet de sélectionner une date précise, qui peut s’afficher au choix sous forme :

• Année
• Mois + année
• Jour + mois + année.

Onglet intervalle de date

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

Dates étendues : périodes longues ou anciennes

Le bouton étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

• Milliards, millions, ou milliers d’années
• Siècles avant/après J.-C., avec découpage possible en moitié ou quart de siècle

Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. 80e millénaire ou 15e siècle av. J.-C.) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.). 

Complément de datation

Dans Flora, il est possible d’ajouter un complément à la date saisie, qu’il s’agisse d’une date simple ou d’une date étendue, avec ou sans intervalle.

Une liste déroulante permet de qualifier la date avec des expressions comme :

• Exactement (valeur par défaut),
• Vers, Avant, Après, Début, Milieu, Fin…

Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

Calendrier républicain

Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du calendrier républicain français, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.

Assistant sur les autorités

L’assistant associé à ces champs permet de rechercher et de rapatrier des autorités (ou, selon les cas, des liens vers des notices documentaires) directement dans la grille de saisie.

Lier une autorité depuis un champ

Pour insérer une autorité dans un champ :

1. Cliquez sur l’icône  à droite du champ concerné.
2. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la recherche simple, soit la recherche avancée, selon vos besoins.
3. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
4. Cliquez sur Valider pour rapatrier le lien dans la notice.

Comment rechercher une autorité dans l’assistant ?

Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la recherche simple et la recherche avancée. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.

Critère	Recherche simple	Recherche avancée
Accès	Par défaut à l’ouverture de l’assistant	Via le bouton Avancée >> depuis la recherche simple
Objectif	Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé	Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
Saisie	1 champ de recherche (ex. : Durand)	Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
Affichage des résultats	Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
Ajouter des termes	Double clic ou bouton Ajouter
Retirer des termes	clic sur le bouton Retirer
Accès à l'autre mode	Oui, via le bouton Avancée >>	Oui, via le bouton << Simple
Cas d'usage recommandé	Recherche rapide sur un nom connu ou partiel	Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

Créer une autorité liée

Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours. 

Étapes de création : 

1. Cliquez sur le bouton à droite du champ soumis à autorité.
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
3. Complétez les champs obligatoires et utiles de la nouvelle notice d’autorité.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Retour automatique à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.