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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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À la version 82.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -42,7 +42,6 @@
42 42  
43 43  
44 44  
45 -
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -351,6 +351,8 @@
351 351  
352 352  
353 353  
353 +
354 +
354 354  = Ajouter un terme dans une liste =
355 355  
356 356  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -372,175 +372,272 @@
372 372  * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 373  )))
374 374  
375 -== Listes déroulantes ==
376 +== Listes déroulantes ==
376 376  
377 -* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 -* (((
380 -Dans cette fenêtre :
378 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
379 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
380 +1. Dans cette fenêtre :
381 381  
382 -* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 -* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 -)))
385 -* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 -Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
382 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
383 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
387 387  
388 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +(% start="3" %)
386 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
387 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
389 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 +
390 390  
391 391  )))
392 392  
393 -(((
394 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 395  
397 +(((
398 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 396  
400 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
401 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
397 397  
403 +Procédure :
398 398  
399 -
400 -)))
401 -)))|(% style="width:300px" %)(((
402 -(% class="box" %)
403 -(((
404 -**Sommaire**
405 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
406 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
407 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
405 405  
406 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
409 +(% class="box infomessage" %)
410 +(((
411 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
407 407  )))
408 408  
409 -(% class="box" %)
410 -(((
411 -**Aller plus loin**
414 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
414 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
415 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
416 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
417 -)))
418 418  
419 -(% class="box" %)
417 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 +
419 +
420 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
421 +
422 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
423 +
424 +Comment faire :
425 +
426 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
427 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
428 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
429 +
430 +(% class="box warningmessage" %)
420 420  (((
421 -**Icônes principales**
432 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
422 422  )))
423 -)))
424 424  
435 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 425  
426 426  
438 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
427 427  
440 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
428 428  
429 -
442 +(((
443 +== Créer la notice documentaire associée ==
430 430  
431 -
445 +1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
446 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
447 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
432 432  
433 -[[image:1744210276379-163.png]]
449 +[[Légende>>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +)))
434 434  
435 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
436 436  
437 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
453 +[[Légende>>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -[[image:1744210347789-938.png]]
440 440  
441 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
456 +[[Légende>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
443 -== Liste longue ==
444 444  
445 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
459 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
446 446  
447 -[[image:1744210533401-483.png]]
461 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
462 +1. Ajouter un fichier
463 +Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton :
448 448  
449 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
465 +* [[image:1744198833940-653.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
466 +*
467 +* [[image:1752072720356-936.png]]
468 +Le fichier apparaît dans la liste.
450 450  
451 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
470 +1. Valider l’association
471 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
454 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
455 -* la liste courante (non modifiable).
473 +[[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 456  
457 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
475 +
458 458  
459 -[[image:1744210578813-384.png]]
460 460  
461 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
462 462  
463 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
464 464  
465 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
481 +* .
466 466  
467 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
468 468  
485 +[[image:1744198798500-807.png]]
469 469  
487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
470 470  
471 -[[image:1744210745453-989.png]]
489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
472 472  
491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
473 473  
474 -//Ajout de valeurs dans la liste//
493 +[[image:1744198987527-309.png]]
475 475  
476 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
477 477  
478 -[[image:1744210799391-632.png]]
497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
479 479  
480 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
481 481  
482 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
501 +[[image:1744199046837-528.png]]
483 483  
484 -= Retirer les valeurs d'un champ =
503 +//Résultat//
485 485  
486 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
487 487  
488 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
507 +[[image:1744199133459-449.png]]
489 489  
490 -__Exemple pour la table des biens__ :
509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
491 491  
492 -[[image:1744268557540-956.png]]
511 +[[image:1744199321440-975.png]]
493 493  
494 -Résultat : le champ entier a été vidé.
513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
495 495  
496 -[[image:1744268598544-349.png]]
515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
497 497  
498 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
517 +[[image:1744199450803-206.png]]
499 499  
500 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
519 +* [[image:1744200154013-335.png]]
501 501  
502 -__Exemple pour la table des biens__ :
521 +* retourner sur la notice
522 +* [[image:1744200173773-567.png]]
523 +* valider l'ajout d'un document
524 +* [[image:1744200248285-737.png]]
525 +* annuler l'association d'un document
526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 +* ajouter un dossier
528 +* [[image:1744200306410-626.png]]
529 +* ajouter un fichier bureautique
530 +* [[image:1744200336429-184.png]]
531 +* ajouter un fichier photo
532 +* [[image:1744200363870-496.png]]
533 +* ajouter un fichier vidéos-sons
534 +* [[image:1744200401014-873.png]]
535 +* déplacer vers le bas un document
536 +* [[image:1744200414180-540.png]]
537 +* déplacer vers le haut un document
538 +* [[image:1744200455510-180.png]]
539 +* modifier les attributs d'un document
540 +* [[image:1744200502704-220.png]]
541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 +* [[image:1744200560571-305.png]]
543 +* coller un document dans un autre dossier
544 +* [[image:1744200590083-440.png]]
545 +* supprimer le document
503 503  
504 -[[image:1744268647429-243.png]]
505 505  
506 -//Exemple de suppression unitaire//
507 507  
508 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
549 += Vider un champ contrôlé =
509 509  
510 -[[image:1744268693656-506.png]]
551 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
511 511  
512 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
553 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
513 513  
555 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
514 514  
515 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
557 +(% class="box warningmessage" %)
558 +(((
559 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 +)))
516 516  
562 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 +
564 +
565 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 +
567 +== Retirer une valeur spécifique ==
568 +
569 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570 +
517 517  (% class="box infomessage" %)
518 518  (((
519 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
573 +Bonnes pratiques :
574 +
575 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
520 520  )))
521 521  
522 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
580 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
523 523  
524 -[[image:1744266472839-529.png]]
525 525  
526 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
583 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 527  
528 -[[image:1744266523925-837.png]]
529 529  
530 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
586 += Utiliser le clavier unicode =
531 531  
532 -[[image:1744266561792-928.png]]
588 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
533 533  
534 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
590 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
535 535  
536 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
594 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
537 537  
538 -[[image:1744266635460-134.png]]
596 +Pour l'utiliser :
539 539  
540 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
598 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
541 541  
542 -[[image:1744266659890-594.png]]
603 +(% class="box infomessage" %)
604 +(((
605 +Bon à savoir :
543 543  
544 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
607 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
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612 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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615 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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630 +**Aller plus loin**
631 +
632 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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