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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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À la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -43,6 +43,9 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 +
47 +
48 +
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -351,6 +351,11 @@
351 351  
352 352  
353 353  
357 +
358 +
359 +
360 +
361 +
354 354  = Ajouter un terme dans une liste =
355 355  
356 356  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -372,175 +372,253 @@
372 372  * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 373  )))
374 374  
375 -== Listes déroulantes ==
383 +== Listes déroulantes ==
376 376  
377 -* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 -* (((
380 -Dans cette fenêtre :
385 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
386 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
387 +1. Dans cette fenêtre :
381 381  
382 -* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 -* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 -)))
385 -* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 -Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
389 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
390 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
387 387  
388 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 +(% start="3" %)
393 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
394 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
396 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 +
390 390  
391 391  )))
392 392  
393 -(((
401 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 395  
404 +(((
405 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 396  
407 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
397 397  
410 +Procédure :
398 398  
399 -
400 -)))
401 -)))|(% style="width:300px" %)(((
402 -(% class="box" %)
403 -(((
404 -**Sommaire**
412 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
405 405  
406 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
416 +(% class="box infomessage" %)
417 +(((
418 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
407 407  )))
408 408  
409 -(% class="box" %)
410 -(((
411 -**Aller plus loin**
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
414 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
415 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
416 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
423 +
424 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
428 +
429 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
430 +
431 +Comment faire :
432 +
433 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
434 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
435 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
436 +
437 +(% class="box warningmessage" %)
438 +(((
439 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
417 417  )))
418 418  
419 -(% class="box" %)
442 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 +
444 +
445 += Vider un champ contrôlé =
446 +
447 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
448 +
449 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
450 +
451 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
452 +
453 +(% class="box warningmessage" %)
420 420  (((
421 -**Icônes principales**
455 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
422 422  )))
423 -)))
424 424  
458 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 425  
426 426  
461 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 427  
463 +== Retirer une valeur spécifique ==
428 428  
429 -
465 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
430 430  
431 -
467 +(% class="box infomessage" %)
468 +(((
469 +Bonnes pratiques :
432 432  
433 -[[image:1744210276379-163.png]]
471 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 +)))
434 434  
435 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
476 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
438 438  
439 -[[image:1744210347789-938.png]]
479 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  
441 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
442 442  
443 -== Liste longue ==
482 += Utiliser le clavier unicode =
444 444  
445 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
484 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
446 446  
447 -[[image:1744210533401-483.png]]
486 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
448 448  
449 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
490 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
450 450  
451 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
492 +Pour l'utiliser :
452 452  
453 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
454 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
455 -* la liste courante (non modifiable).
494 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
456 456  
457 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
499 +(% class="box infomessage" %)
500 +(((
501 +Bon à savoir :
458 458  
459 -[[image:1744210578813-384.png]]
503 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 +)))
460 460  
461 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
508 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 462  
463 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
464 464  
465 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
511 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
467 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
468 468  
514 += Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
469 469  
516 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
470 470  
471 -[[image:1744210745453-989.png]]
518 +[[image:1744198591326-807.png]]
472 472  
520 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
473 473  
474 -//Ajout de valeurs dans la liste//
522 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
475 475  
476 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
524 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
477 477  
478 -[[image:1744210799391-632.png]]
526 +* .
479 479  
480 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
528 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
481 481  
482 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
530 +[[image:1744198674782-545.png]]
483 483  
484 -= Retirer les valeurs d'un champ =
532 +//Exemple avec une notice autres documents//
485 485  
486 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
534 +[[image:1744198726056-753.png]]
487 487  
488 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
536 +//Résultat//
489 489  
490 -__Exemple pour la table des biens__ :
538 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
491 491  
492 -[[image:1744268557540-956.png]]
540 +* .
493 493  
494 -Résultat : le champ entier a été vidé.
542 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
495 495  
496 -[[image:1744268598544-349.png]]
544 +[[image:1744198798500-807.png]]
497 497  
498 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
546 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
499 499  
500 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
548 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
501 501  
502 -__Exemple pour la table des biens__ :
550 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
503 503  
504 -[[image:1744268647429-243.png]]
552 +[[image:1744198987527-309.png]]
505 505  
506 -//Exemple de suppression unitaire//
554 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
507 507  
508 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
556 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
509 509  
510 -[[image:1744268693656-506.png]]
558 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
511 511  
512 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
560 +[[image:1744199046837-528.png]]
513 513  
562 +//Résultat//
514 514  
515 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
564 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
516 516  
517 -(% class="box infomessage" %)
518 -(((
519 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
520 -)))
566 +[[image:1744199133459-449.png]]
521 521  
522 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
568 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
523 523  
524 -[[image:1744266472839-529.png]]
570 +[[image:1744199321440-975.png]]
525 525  
526 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
572 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
527 527  
528 -[[image:1744266523925-837.png]]
574 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
529 529  
530 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
576 +[[image:1744199450803-206.png]]
531 531  
532 -[[image:1744266561792-928.png]]
578 +* [[image:1744200154013-335.png]]
533 533  
534 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
580 +* retourner sur la notice
581 +* [[image:1744200173773-567.png]]
582 +* valider l'ajout d'un document
583 +* [[image:1744200248285-737.png]]
584 +* annuler l'association d'un document
585 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 +* ajouter un dossier
587 +* [[image:1744200306410-626.png]]
588 +* ajouter un fichier bureautique
589 +* [[image:1744200336429-184.png]]
590 +* ajouter un fichier photo
591 +* [[image:1744200363870-496.png]]
592 +* ajouter un fichier vidéos-sons
593 +* [[image:1744200401014-873.png]]
594 +* déplacer vers le bas un document
595 +* [[image:1744200414180-540.png]]
596 +* déplacer vers le haut un document
597 +* [[image:1744200455510-180.png]]
598 +* modifier les attributs d'un document
599 +* [[image:1744200502704-220.png]]
600 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
601 +* [[image:1744200560571-305.png]]
602 +* coller un document dans un autre dossier
603 +* [[image:1744200590083-440.png]]
604 +* supprimer le document
535 535  
536 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
606 +
607 +)))
608 +)))|(% style="width:300px" %)(((
609 +(% class="box" %)
610 +(((
611 +**Sommaire**
537 537  
538 -[[image:1744266635460-134.png]]
613 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
614 +)))
539 539  
540 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
616 +(% class="box" %)
617 +(((
618 +**Aller plus loin**
541 541  
542 -[[image:1744266659890-594.png]]
620 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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