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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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À la version 58.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 10:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -41,8 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -118,12 +118,11 @@
118 118  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 120  
121 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
118 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
122 122  
123 123  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
124 124  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
125 125  
126 -(% class="table-bordered" %)
127 127  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
128 128  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
129 129  – Liens photo
... ... @@ -284,6 +284,12 @@
284 284  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
285 285  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
286 286  
283 +(% class="box infomessage" %)
284 +(((
285 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
286 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
287 +)))
288 +
287 287  [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 288  
289 289  
... ... @@ -294,7 +294,6 @@
294 294  
295 295  Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
296 296  
297 -(% class="table-bordered" %)
298 298  (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
299 299  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
300 300  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
... ... @@ -322,82 +322,13 @@
322 322  [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 323  
324 324  
325 -= Créer une autorité liée =
326 326  
327 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
328 328  
329 -Étapes de création :
330 330  
331 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 336  
337 -(% class="box infomessage" %)
338 -(((
339 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
341 -)))
342 342  
343 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 -
345 -
346 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 -
348 -
349 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 -)))
351 -
352 -
353 -
354 -= Ajouter un terme dans une liste =
355 -
356 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
357 -
358 -L’ajout est autorisé uniquement si :
359 -
360 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
362 -
363 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 -
365 -(% class="box infomessage" %)
366 -(((
367 -Bonnes pratiques :
368 -
369 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 -)))
374 -
375 -== Listes déroulantes ==
376 -
377 -* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 -* (((
380 -Dans cette fenêtre :
381 -
382 -* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 -* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 -)))
385 -* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 -Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
387 -
388 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 -
390 390  
391 391  )))
392 -
393 -(((
394 -
395 -
396 -
397 -
398 -
399 -
400 -)))
401 401  )))|(% style="width:300px" %)(((
402 402  (% class="box" %)
403 403  (((
... ... @@ -425,11 +425,31 @@
425 425  
426 426  
427 427  
360 += Créer un terme dans une liste =
428 428  
429 -
430 430  
431 -
363 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
432 432  
365 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
366 +
367 +== Liste déroulante ==
368 +
369 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
370 +
371 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
372 +
373 +[[image:1744210222945-989.png]]
374 +
375 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
376 +
377 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
378 +
379 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
380 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
381 +* la liste courante (non modifiable).
382 +
383 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
384 +
433 433  [[image:1744210276379-163.png]]
434 434  
435 435  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
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