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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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À la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -43,6 +43,7 @@
43 43  
44 44  
45 45  
45 +
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -118,12 +118,11 @@
118 118  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 120  
121 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
122 122  
123 123  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
124 124  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
125 125  
126 -(% class="table-bordered" %)
127 127  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
128 128  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
129 129  – Liens photo
... ... @@ -183,6 +183,8 @@
183 183  
184 184  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
185 185  
185 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
186 +
186 186  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
187 187  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
188 188  
... ... @@ -279,123 +279,115 @@
279 279  
280 280  Pour insérer une autorité dans un champ :
281 281  
282 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
283 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
283 +1. Cliquez sur l’**icône d’assistant** à droite du champ concerné.
284 +1. Recherchez l'autorité à rapatrier dans le champ.
284 284  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
285 285  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
286 286  
287 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +(% class="box infomessage" %)
289 +(((
290 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
291 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
292 +)))
288 288  
289 289  
290 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
296 +[[image:1744267286929-385.png]]
292 292  
293 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
298 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
294 294  
295 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
300 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
296 296  
297 -(% class="table-bordered" %)
298 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
299 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
302 +[[image:1744267382360-370.png]]
307 307  
308 -(% class="box infomessage" %)
309 -(((
310 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
311 -)))
304 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
312 312  
313 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
314 314  
308 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
309 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
315 315  
316 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
317 317  
313 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
318 318  
319 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +[[image:1744267382360-370.png]]
320 320  
317 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
321 321  
322 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
323 323  
321 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
324 324  
325 -= Créer une autorité liée =
323 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
326 326  
327 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
325 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
326 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
327 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
328 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
329 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
330 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
331 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
332 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
328 328  
329 -Étapes de création :
334 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
330 330  
331 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
336 336  
337 -(% class="box infomessage" %)
338 -(((
339 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
341 -)))
338 +[[image:1744267452487-960.png]]
342 342  
343 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +//Exemple//
344 344  
342 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
345 345  
346 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +[[image:1744267606003-831.png]]
347 347  
346 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
348 348  
349 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 -)))
348 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
351 351  
350 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
352 352  
352 +[[image:1744267681768-429.png]]
353 353  
354 -= Ajouter un terme dans une liste =
354 +[[image:1744267705438-241.png]]
355 355  
356 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
356 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
357 357  
358 -L’ajout est autorisé uniquement si :
358 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
359 359  
360 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
360 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
362 362  
363 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
362 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
364 364  
365 -(% class="box infomessage" %)
366 -(((
367 -Bonnes pratiques :
364 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
365 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
366 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
367 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
368 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
369 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
370 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
371 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
368 368  
369 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 -)))
373 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
374 374  
375 -== Listes déroulantes ==
375 +[[image:1744267851493-505.png]]
376 376  
377 -* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 -* (((
380 -Dans cette fenêtre :
377 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
381 381  
382 -* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 -* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 -)))
385 -* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 -Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
379 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
387 387  
388 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
389 389  
390 -
391 -)))
383 +[[image:1744267909001-661.png]]
392 392  
393 -(((
385 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
394 394  
395 395  
396 396  
397 397  
398 398  
391 +
399 399  
400 400  )))
401 401  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -425,11 +425,31 @@
425 425  
426 426  
427 427  
421 += Créer un terme dans une liste =
428 428  
429 -
430 430  
431 -
424 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
432 432  
426 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
427 +
428 +== Liste déroulante ==
429 +
430 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
431 +
432 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
433 +
434 +[[image:1744210222945-989.png]]
435 +
436 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
437 +
438 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
439 +
440 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
441 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
442 +* la liste courante (non modifiable).
443 +
444 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
445 +
433 433  [[image:1744210276379-163.png]]
434 434  
435 435  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
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Auteur
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