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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 59.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:17
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À la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -41,6 +41,7 @@
41 41  
42 42  
43 43  
45 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,11 +116,12 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
121 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
126 +(% class="table-bordered" %)
124 124  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 125  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 126  – Liens photo
... ... @@ -291,6 +291,7 @@
291 291  
292 292  Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
293 293  
297 +(% class="table-bordered" %)
294 294  (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
295 295  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
296 296  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
... ... @@ -318,26 +318,82 @@
318 318  [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
320 320  
321 -= Créer une autorité liée =
325 += Créer une autorité liée =
322 322  
327 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
328 +
329 +Étapes de création :
330 +
331 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 +
323 323  (% class="box infomessage" %)
324 324  (((
325 -Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
339 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
326 326  )))
327 327  
328 -[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 329  
330 330  
331 -[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 333  
334 -[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  )))
336 336  
337 337  
338 338  
354 += Ajouter un terme dans une liste =
339 339  
356 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
357 +
358 +L’ajout est autorisé uniquement si :
359 +
360 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
362 +
363 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 +
365 +(% class="box infomessage" %)
366 +(((
367 +Bonnes pratiques :
368 +
369 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 +)))
374 +
375 +== Listes déroulantes ==
376 +
377 +* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 +* (((
380 +Dans cette fenêtre :
381 +
382 +* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 +* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 +)))
385 +* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 +Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
387 +
388 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 +
340 340  
391 +)))
392 +
393 +(((
394 +
395 +
396 +
397 +
398 +
399 +
400 +)))
341 341  )))|(% style="width:300px" %)(((
342 342  (% class="box" %)
343 343  (((
... ... @@ -365,31 +365,11 @@
365 365  
366 366  
367 367  
368 -= Créer un terme dans une liste =
369 369  
429 +
370 370  
371 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
431 +
372 372  
373 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
374 -
375 -== Liste déroulante ==
376 -
377 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
378 -
379 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
380 -
381 -[[image:1744210222945-989.png]]
382 -
383 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
384 -
385 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
386 -
387 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
388 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
389 -* la liste courante (non modifiable).
390 -
391 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
392 -
393 393  [[image:1744210276379-163.png]]
394 394  
395 395  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
1752042218305-859.png
Auteur
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