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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 54.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:15
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À la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -117,11 +117,12 @@
117 117  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 119  
120 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
121 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121 121  
122 122  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
123 123  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
124 124  
126 +(% class="table-bordered" %)
125 125  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
126 126  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
127 127  – Liens photo
... ... @@ -181,8 +181,6 @@
181 181  
182 182  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
183 183  
184 -== Ouvrir l'assistant de datation ==
185 -
186 186  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
187 187  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
188 188  
... ... @@ -271,110 +271,131 @@
271 271  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
272 272  )))
273 273  
274 -
275 275  = Assistant sur les autorités =
276 276  
277 277  L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
278 278  
278 +== Lier une autorité depuis un champ ==
279 279  
280 -Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
280 +Pour insérer une autorité dans un champ :
281 281  
282 -[[image:1744267286929-385.png]]
282 +1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
283 +1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
284 +1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
285 +1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
283 283  
284 -//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
287 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 285  
286 -En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
287 287  
288 -[[image:1744267382360-370.png]]
290 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
291 291  
292 -Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
293 +== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
293 293  
294 -* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
295 -* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
295 +Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
296 296  
297 -//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
297 +(% class="table-bordered" %)
298 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
299 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
300 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
301 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
302 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
303 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
304 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
305 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
306 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
298 298  
299 -== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
311 +)))
300 300  
301 -[[image:1744267382360-370.png]]
313 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
303 -//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
304 304  
305 -Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
316 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
308 308  
309 -Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
319 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 310  
311 -* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 -* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
319 319  
320 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
322 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
323 323  
324 -[[image:1744267452487-960.png]]
325 += Créer une autorité liée =
325 325  
326 -//Exemple//
327 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
327 327  
328 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
329 +Étapes de création :
329 329  
330 -[[image:1744267606003-831.png]]
331 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
331 331  
332 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
337 +(% class="box infomessage" %)
338 +(((
339 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
341 +)))
333 333  
334 -== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
343 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 -En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
337 337  
338 -[[image:1744267681768-429.png]]
346 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -[[image:1744267705438-241.png]]
341 341  
342 -//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
349 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +)))
343 343  
344 -Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
345 345  
346 -* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
347 347  
348 -Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
354 += Ajouter un terme dans une liste =
349 349  
350 -* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 -* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
356 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
358 358  
359 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
358 +L’ajout est autorisé uniquement si :
360 360  
361 -[[image:1744267851493-505.png]]
360 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
362 362  
363 -Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
363 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 364  
365 -//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
365 +(% class="box infomessage" %)
366 +(((
367 +Bonnes pratiques :
366 366  
367 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
369 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 +)))
368 368  
369 -[[image:1744267909001-661.png]]
375 +== Listes déroulantes ==
370 370  
371 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
377 +* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 +* (((
380 +Dans cette fenêtre :
372 372  
382 +* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 +* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 +)))
385 +* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 +Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
373 373  
388 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
390 +
391 +)))
375 375  
393 +(((
376 376  
377 377  
396 +
397 +
398 +
378 378  
379 379  )))
380 380  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -404,31 +404,11 @@
404 404  
405 405  
406 406  
407 -= Créer un terme dans une liste =
408 408  
429 +
409 409  
410 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
431 +
411 411  
412 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
413 -
414 -== Liste déroulante ==
415 -
416 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
417 -
418 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
419 -
420 -[[image:1744210222945-989.png]]
421 -
422 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
423 -
424 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
425 -
426 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 -* la liste courante (non modifiable).
429 -
430 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
431 -
432 432  [[image:1744210276379-163.png]]
433 433  
434 434  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
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