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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:11
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À la version 64.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -41,6 +41,7 @@
41 41  
42 42  
43 43  
45 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,11 +116,12 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
121 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
126 +(% class="table-bordered" %)
124 124  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 125  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 126  – Liens photo
... ... @@ -180,8 +180,6 @@
180 180  
181 181  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
182 182  
183 -== Ouvrir l'assistant de datation ==
184 -
185 185  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
186 186  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
187 187  
... ... @@ -270,110 +270,131 @@
270 270  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
271 271  )))
272 272  
273 -
274 274  = Assistant sur les autorités =
275 275  
276 276  L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
277 277  
278 +== Lier une autorité depuis un champ ==
278 278  
279 -Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
280 +Pour insérer une autorité dans un champ :
280 280  
281 -[[image:1744267286929-385.png]]
282 +1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
283 +1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
284 +1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
285 +1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
282 282  
283 -//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
287 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
286 286  
287 -[[image:1744267382360-370.png]]
290 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 288  
289 -//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
290 290  
291 -Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
293 +== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
292 292  
293 -* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
294 -* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
295 +Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
295 295  
296 -//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
297 +(% class="table-bordered" %)
298 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
299 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
300 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
301 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
302 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
303 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
304 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
305 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
306 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
297 297  
298 -== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
308 +(% class="box infomessage" %)
309 +(((
310 +**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
311 +)))
299 299  
300 -[[image:1744267382360-370.png]]
313 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
303 303  
304 -Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
316 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
306 -* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
307 307  
308 -Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
319 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 -* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
311 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
312 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
313 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
314 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
315 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
316 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
317 -* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
318 318  
319 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
322 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 320  
321 -En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
322 322  
323 -[[image:1744267452487-960.png]]
325 += Créer une autorité liée =
324 324  
325 -//Exemple//
327 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
326 326  
327 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
329 +Étapes de création :
328 328  
329 -[[image:1744267606003-831.png]]
331 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
330 330  
331 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
337 +(% class="box infomessage" %)
338 +(((
339 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
341 +)))
332 332  
333 -== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
343 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 334  
335 -En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
336 336  
337 -[[image:1744267681768-429.png]]
346 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -[[image:1744267705438-241.png]]
340 340  
341 -//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
349 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 +)))
342 342  
343 -Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
344 344  
345 -* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
346 346  
347 -Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
354 += Ajouter un terme dans une liste =
348 348  
349 -* << Simple : pour changer de mode de recherche.
350 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
351 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
352 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
353 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
354 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
355 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
356 -* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
356 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
357 357  
358 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
358 +L’ajout est autorisé uniquement si :
359 359  
360 -[[image:1744267851493-505.png]]
360 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
361 361  
362 -Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
363 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
363 363  
364 -//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
365 +(% class="box infomessage" %)
366 +(((
367 +Bonnes pratiques :
365 365  
366 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
369 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 +)))
367 367  
368 -[[image:1744267909001-661.png]]
375 +== Listes déroulantes ==
369 369  
370 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
377 +* Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre.
379 +* (((
380 +Dans cette fenêtre :
371 371  
382 +* automatiquement, une ligne se crée : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
383 +* pour gérer plusieurs ajouts de termes, utilisez la barre d’outils située en haut à gauche.
384 +)))
385 +* Cliquez sur **Valider** pour enregistrer le nouveau terme.
386 +Le terme est immédiatement intégré à la liste et sélectionnable.
372 372  
388 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
390 +
391 +)))
374 374  
393 +(((
375 375  
376 376  
396 +
397 +
398 +
377 377  
378 378  )))
379 379  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -403,31 +403,11 @@
403 403  
404 404  
405 405  
406 -= Créer un terme dans une liste =
407 407  
429 +
408 408  
409 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
431 +
410 410  
411 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
412 -
413 -== Liste déroulante ==
414 -
415 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
416 -
417 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
418 -
419 -[[image:1744210222945-989.png]]
420 -
421 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
422 -
423 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
424 -
425 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
426 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
427 -* la liste courante (non modifiable).
428 -
429 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
430 -
431 431  [[image:1744210276379-163.png]]
432 432  
433 433  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
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