Exécuter et suivre les mouvements

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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(% style="height:78px; width:1552px" %)

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.

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Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.

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Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.

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= Valider les étapes d'un mouvement =

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La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**

== Stade initial ==

* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.

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* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.

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[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Valider la préparation ==

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Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.

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Concrètement, ça peut servir à :

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* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.

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* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.

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* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.

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* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.

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* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.

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[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Exécuter le mouvement ==

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**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.

Il permet de :

* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.

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* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.

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* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.

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* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.

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* **Suivre l’avancement global de l’évènement** :

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** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,

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** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.

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[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Impact de l’exécution sur les biens =

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== Mise à jour des localisations ==

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Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**

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|**Sortie**|(((

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Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**

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[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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|**Entrée**|(((

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La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.

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[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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|**Transfert**|(((

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L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.

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[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Mise à jour de l'historique des mouvements ==

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Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.

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[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Suivre les mouvements =

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== Effectuer des recherches sur les mouvements ==

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La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.

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Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

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1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.

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1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

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[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==

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La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.

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Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.

Pour y accéder : …

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

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1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.

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1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

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[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==

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Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :

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Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.

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Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.

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[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**Sommaire**