Valider les étapes d'un mouvement

La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.

Stade initial

• Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état Saisie en cours.
• Les biens associés apparaissent en Prêt pour exécution.

Valider la préparation

Il est ensuite possible de valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que tout est prêt côté administratif et logistique, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.

Concrètement, ça peut servir à :

• Bloquer un jalon clair dans le suivi : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
• Assurer une validation interne : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
• Préparer la logistique : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
• Collaborer plus efficacement : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
• Tracer les étapes : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.

Exécuter le mouvement

Exécuter un mouvement dans Flora sert à passer du stade prévisionnel au stade effectif. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.

Il permet de : 

• Valider le déplacement réel : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
• Mettre à jour automatiquement la localisation des biens : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
• Assurer la traçabilité : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
• Sécuriser la chaîne administrative : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
• Suivre l’avancement global de l’évènement : 
  • lors de l’exécution d’un mouvement de sortie, l’évènement passe à l’état En cours,
  • lors de l’exécution d’un mouvement d’entrée, l’évènement est mis à l’état Terminé.

Impact de l’exécution sur les biens

Mise à jour des localisations

Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne automatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés. Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.

Mise à jour de l'historique des mouvements

Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés par type et classés du plus récent au plus ancien. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.

Suivre les mouvements

Effectuer des recherches sur les mouvements

La recherche sur les mouvements permet de retrouver facilement une opération spécifique (sortie, entrée…), mais aussi de suivre l’avancement logistique des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.

Cet outil est particulièrement utile pour contrôler les échéances, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Mouvements (transp...).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement

La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de retrouver rapidement un objet associé à un déplacement et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.

Cet outil est essentiel pour suivre individuellement le parcours d’un bien, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.

Pour y accéder : …

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Mvmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord

Le tableau de bord offre une vue centralisée de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :

Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir combien d’objets restent à traiter ou ont déjà été pris en charge.

Cet outil facilite le pilotage global des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.