Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Exécuter et suivre les mouvements
	1	+Suivre et valider un mouvement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome

Contenu

...	...	@@ -12,11 +12,19 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
	15	+= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
	16	+
	17	+Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
	18	+Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.
	19	+
	20	+[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	21	+
	22	+
15	15	= Valider les étapes d'un mouvement =
16	16
17	17	La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
18	18
19		-== Stade initial ==
	27	+== Comprendre les états d’avancement ==
20	20
21	21	* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22	22	* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
...	...	@@ -23,43 +23,76 @@
23	23
24	24	[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25	25
26		-== Valider la préparation ==
	34	+== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
27	27
28		-Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
	36	+Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
29	29
30		-Concrètement, ça peut servir à :
	38	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
	39	+|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
	40	+|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
31	31
32		-* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
33		-* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
34		-* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
35		-* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
36		-* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
	42	+(% class="box successmessage" %)
	43	+(((
	44	+Bonne pratique :
37	37
38		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
	47	+* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
	48	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	49	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	50	+)))
39	39
40		-== Exécuter le mouvement ==
	52	+[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41	41
42		-**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
43	43
44		-Il permet de :
45		-
46		-* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
47		-* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
48		-* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
49		-* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
50		-* **Suivre l’avancement global de l’évènement** :
51		-** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
52		-** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
53		-
54	54	[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55	55
	57	+
56	56	[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57	57
	60	+= Corriger une erreur =
58	58
59		-= Impact de l’exécution sur les biens =
	62	+Si un mouvement a été exécuté par erreur :
60	60
61		-== Mise à jour des localisations ==
	64	+1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
	65	+1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
	66	+1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
62	62
	68	+== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
	69	+
	70	+[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	71	+
	72	+
	73	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	74	+
	75	+
	76	+(% class="box successmessage" %)
	77	+(((
	78	+Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
	79	+
	80	+[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+
	82	+
	83	+[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	84	+
	85	+
	86	+[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+
	88	+
	89	+)))
	90	+
	91	+== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
	92	+
	93	+[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	94	+
	95	+
	96	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	97	+
	98	+
	99	+[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	100	+
	101	+
	102	+= Effets de l'exécution sur les biens =
	103	+
63	63	Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
64	64
65	65	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
...	...	@@ -79,51 +79,17 @@
79	79	[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80	)))
81	81
82		-== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
	123	+== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
83	83
84	84	Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
85	85
86	86	[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-= Suivre les mouvements =
89	89
90		-== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
91	91
92		-La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
93	93
94		-Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
95	95
96		-Pour y accéder :
97		-
98		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
99		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
100		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
101		-
102		-[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103		-
104		-== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
105		-
106		-La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
107		-
108		-Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
109		-
110		-Pour y accéder : …
111		-
112		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
113		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
114		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
115		-
116		-[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117		-
118		-== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
119		-
120		-Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
121		-
122		-Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
123		-
124		-Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
125		-
126		-[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	133	+
127	127	)))
128	128	)))|(% style="width:300px" %)(((
129	129	(% class="box" %)
...	...	@@ -137,9 +137,10 @@
137	137	(((
138	138	**Aller plus loin**
139	139
140		-* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
141		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
142		-* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	147	+* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	148	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	149	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	150	+* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
143	143	)))
144	144
145	145	(% class="box" %)