Valider et suivre un évènement

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.

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Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.

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Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.

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(((

= Valider les étapes d'un évènement =

== Stade initial ==

Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.

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Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.

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L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.

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[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Valider la fin de la préparation administrative ==

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Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.

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Concrètement, cela permet de :

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* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),

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* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,

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* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).

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Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.

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En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.

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[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Enregistrer le début de l'exécution ==

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L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.

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Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :

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* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),

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* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,

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* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.

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>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.

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Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.

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En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.

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)))

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[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Enregistrer la fin de l'évènement ==

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L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.

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Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :

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* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,

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* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,

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* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.

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>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.

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Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.

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En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

85

Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.

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)))

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[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Revenir à un état précédent ==

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Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.

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1. **Modifiez la notice** de l’évènement.

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1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.

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1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.

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[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Suivre les évènements =

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== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

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Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.

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Les évènements sont :

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* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),

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* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.

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Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :

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* le **lieu** concerné,

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* le **titre** de l’évènement,

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* les **dates** prévisionnelles ou effectives,

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* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.

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Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.

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[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Effectuer des recherches sur les évènements ==

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Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.

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Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.

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|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**

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|(((

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[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

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)))|évènement en préparation

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|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés

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|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé

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Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.

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[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==

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Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.

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Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.

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(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

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1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.

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1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

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[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==

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Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.

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Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :

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* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),

172

* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,

173

* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,

174

* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.

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En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.

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[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

196

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

197

* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]

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(% class="box" %)

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