Valider les étapes d'un évènement

Stade initial

Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état En préparation.
Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.

L’état En préparation est donc avant tout indicatif : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement l’état de l’évènement afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.

Valider la fin de la préparation administrative

Cette étape sert à indiquer que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à passer à l’étape suivante.
Concrètement, cela permet de :

• confirmer que toutes les informations principales sont renseignées (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
• marquer que la notice de l’évènement est finalisée et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
• distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).

Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état Préparé.

En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de sécuriser le cadre de l’évènement et de clarifier son statut dans le suivi global.

Enregistrer le début de l'exécution

L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la réalisation effective.
Cette étape sert à officialiser que l’évènement a bien débuté et permet de :

• acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
• distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
• garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son ouverture effective au public.

Pour enregistrer l’exécution, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état En cours.

En résumé, enregistrer l’exécution permet de marquer officiellement le démarrage de l’évènement et de refléter son avancement dans le suivi global.

Enregistrer la fin de l'évènement

L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est arrivé à son terme.
Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :

• signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
• distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
• garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.

Exemple : pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa fermeture au public et au retour des œuvres concernées.

Pour enregistrer la fin, il suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état Terminé.

En résumé, enregistrer la fin permet de clôturer administrativement l’évènement et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.

Revenir à un état précédent

Il est possible de modifier l’état d’avancement de l’évènement.

1. Modifiez la notice de l’évènement.
2. Dans le regroupement Suivi, ajustez l’état d’avancement.
3. Enregistrez la notice pour valider la modification.

Suivre les évènements

Suivre les évènements sur la notice d'un bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique.

Les évènements sont :

• regroupés par type (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
• et affichés du plus récent au plus ancien, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.

Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :

• le lieu concerné,
• le titre de l’évènement,
• les dates prévisionnelles ou effectives,
• et, le cas échéant, le numéro d’exposition pour faciliter l’identification.

Cet affichage assure une traçabilité claire : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.

Effectuer des recherches sur les évènements

Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la table des évènements depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.

Dans la liste des résultats, un code couleur indique immédiatement l’état d’avancement de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.

Couleur	Signification
	évènement en préparation
	évènements en cours et préparés
	évènement clôturé

Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt : retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement grâce à l’affichage visuel par couleurs.

Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement

Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des biens associés à un évènement en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.

Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.

Cette recherche facilite à la fois le repérage d’un bien précis et la consultation des informations complémentaires qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Suivre les évènements depuis le tableau de bord

Le tableau de bord permet de disposer d’une vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés dans Flora.
Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des indicateurs globaux utiles pour le pilotage :

• connaître le nombre d’évènements par état d’avancement (en préparation, en cours, terminés),
• repérer rapidement les opérations actives et celles déjà clôturées,
• anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
• disposer d’une vision synthétique pour le suivi global de la régie.

En pratique, le tableau de bord est un outil de pilotage : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.