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Version 122.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 11:33
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
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8 Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
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10 Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
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14 = Valider les étapes d'un évènement =
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16 == Stade initial ==
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18 Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
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21 L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
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23 [[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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25 == Valider la fin de la préparation administrative ==
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27 Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 Concrètement, cela permet de :
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30 * confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 * marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 * distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
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34 Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
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36 En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
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38 [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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41 [[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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43 == Enregistrer le début de l'exécution ==
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45 L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
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48 * acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 * distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 * garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
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52 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
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54 Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
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56 En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
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58 (% class="box infomessage" %)
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60 Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
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63 [[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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66 [[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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68 == Enregistrer la fin de l'évènement ==
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70 L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
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73 * signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 * distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 * garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
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77 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
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79 Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
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81 En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
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83 (% class="box infomessage" %)
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85 Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
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88 [[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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90 [[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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92 == Revenir à un état précédent ==
93
94 Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
95
96 1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
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100 [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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102
103 [[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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105
106 [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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108 = Suivre les évènements dans Flora =
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110 == Depuis la table des évènements ==
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112 La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
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114 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
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116 (% style="color:#e67e22" %)Orange
117 )))|évènement en préparation
118 |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
119 |(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
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121 [[image:1756200757135-231.png]]
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124 == Depuis le tableau de bord ==
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126 Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
127 Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
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129 [[image:1756363357395-649.png]]
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133 )))|(% style="width:300px" %)(((
134 (% class="box" %)
135 (((
136 **Sommaire**
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138 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
139 )))
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141 (% class="box" %)
142 (((
143 **Aller plus loin**
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145 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
146 * [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
147 * [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
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151 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
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156 **Icônes principales **
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158 * [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
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160 * [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
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162 * [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
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