Modifications pour le document Valider et suivre un évènement
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Créer un évènement1 +Suivre et valider un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome - Contenu
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... ... @@ -7,282 +7,71 @@ 7 7 ))) 8 8 9 9 ((( 10 -= A quoiserventlesévènementsdans Flora ?=10 += Valider un évènement = 11 11 12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 12 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**. 13 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement : 13 13 14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 15 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action** 16 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative 17 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement 18 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement 19 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé 15 15 16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 17 - 18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 19 - 20 -== Cas d'usage == 21 - 22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 23 - 24 -((( 25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 26 - 27 -((( 28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 29 - 30 -((( 31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 32 - 33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 34 - 35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 36 - 37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 38 - 39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 40 - 41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 42 - 43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 44 - 45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 46 - 47 - 48 48 (% class="box successmessage" %) 49 49 ((( 50 -Bonne spratiques:23 +Bonne pratique : 51 51 52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 56 -))) 57 -))) 58 -))) 59 -))) 25 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement : 60 60 61 -= Comment créer un évènement ? = 62 - 63 -== Depuis la table des évènements == 64 - 65 -Cliquez sur l'icône de **création** 66 - 67 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 68 - 69 -== Depuis le tableau de bord == 70 - 71 -Cliquez sur l'icône de **création** 72 - 73 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 - 75 -== Depuis une notice de bien == 76 - 77 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 78 - 79 -Cliquez sur l'icône de **création** 80 - 81 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 82 - 83 -= Choisir une grille de saisie = 84 - 85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 86 - 87 -La grille détermine la structure et les champs affichés. 88 - 89 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 90 - 91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 106 - 107 -(% class="box infomessage" %) 108 -((( 109 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 110 - 111 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 112 - 113 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 114 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 115 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 116 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 117 - 118 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 27 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 28 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 119 119 ))) 120 120 121 -= Renseigneretenregistrerlanotice=31 += Suivre les évènements dans Flora = 122 122 123 - Unefois lagrille desaisieouverte,33 +== Dans la table des évènements == 124 124 125 -1. **Remplir les champs** de la grille 126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 127 -1. **Enregistrer la notice. ** 35 +**, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface : 128 128 129 -(% class="box warningmessage" %) 130 -((( 131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 37 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** 38 +|((( 39 +(% style="color:#e67e22" %)Orange 40 +)))|évènement en préparation 41 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours 42 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé 133 133 134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 136 -* Définit la nature de l’opération. 137 -* Conditionne les champs affichés. 138 -* Déclenche les règles métiers. 139 -* Détermine le workflow. 140 -)))|((( 141 -* Exposition 142 -* Exposition itinérante 143 -* Prêt hors exposition 144 -* Activité 145 -* Vente 146 -* Dépôt 147 -* Déménagement 148 -* Traitement de conservation et analyse 149 -* Commission 150 -* Etc. 151 -))) 152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 153 -* Affine la description du type choisi. 154 -* Permet de différencier des cas spécifiques. 155 -)))|((( 156 -Pour une exposition : 44 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 157 157 158 -* Interne temporaire au musée. 159 -* Prêt à une autre institution. 160 -))) 161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 163 -)))|((( 164 -* Activités : concert, colloque, conférence. 165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 166 -))) 167 -))) 168 168 169 -[[// Grille de saisied'unenotice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]47 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 170 170 171 171 172 -(% class="box successmessage" %) 173 -((( 174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 175 -))) 50 +== Depuis le tableau de bord == 176 176 177 - [[//Masquer-afficher ladescriptionde l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]52 +Lorsque vous vous connectez, sur la page d'accueil de flora est disponible un tableau de bord, dans lequel vous pouvez suivre l'avancement des évènements de votre institution. 178 178 54 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 179 179 180 -= Lier des biens à l'évènement = 181 181 182 -= =A quoiserventlesbiens liés à l'évènement?==57 += Corriger une erreur = 183 183 184 - Cettetablelisteles**biensassociés** àunévènement,avecdesinformations spécifiquesaucontexte decelui-ci.59 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement. 185 185 186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 61 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement. 62 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. 63 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. 187 187 188 - Elledépend directementdela table**Évènements**, alimente la**sélection de biens** danslesmouvementsetpermetd’afficher l’**évènement** dansla noticedubien.65 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 189 189 190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 191 191 192 - ===Casd'usage ===68 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 193 193 194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 195 195 196 -((( 197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 71 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 198 198 199 ->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 200 200 201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 202 202 203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 204 -))) 205 - 206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? == 207 - 208 -=== Depuis une recherche === 209 - 210 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 211 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 212 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 213 -1. ((( 214 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 215 - 216 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 217 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 218 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 219 -))) 220 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 221 - 222 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 223 - 224 - 225 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 226 - 227 - 228 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 229 - 230 - 231 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 232 - 233 - 234 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 235 - 236 - 237 -=== Depuis un panier === 238 - 239 -(% class="box warningmessage" %) 240 -((( 241 -Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens. 242 -))) 243 - 244 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 245 -1. **Sélectionnez le panier** : 246 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 247 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 248 -1. ((( 249 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 250 - 251 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 252 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 253 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 254 -))) 255 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 256 - 257 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 258 - 259 - 260 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 261 - 262 - 263 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 264 - 265 - 266 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 267 - 268 - 269 -=== Depuis une notice de bien === 270 - 271 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 272 - 273 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 274 - 275 - 276 -== Comment ajouter des biens empruntés ? == 277 - 278 - 279 -= Gérer les biens liés à l'évènement = 280 - 281 - 282 -= Supprimer un évènement avec des notices liées = 283 - 284 - 285 - 286 286 287 287 ))) 288 288 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -298,18 +298,21 @@ 298 298 **Aller plus loin** 299 299 300 300 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 301 -* Planifier et suivre les mouvements associés 302 - 303 - 304 - 305 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 306 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 307 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 90 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 91 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 308 308 ))) 309 309 310 310 (% class="box" %) 311 311 ((( 312 312 **Icônes principales ** 97 + 98 +* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative 99 + 100 +* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement 101 + 102 +* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement 103 + 104 + 313 313 ))) 314 314 315 315 ((( ... ... @@ -320,9 +320,4 @@ 320 320 321 321 322 322 323 - 324 - 325 - 326 - 327 - 328 328
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