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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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À la version 116.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,257 +3,80 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
8 8  
9 -(((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
8 +Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 -
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 -
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 -
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 -
20 -== Cas d'usage ==
21 -
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 -
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 -
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 -
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 -
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 -
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 -
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -
48 -(% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -Bonnes pratiques :
51 -
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
10 +Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
56 56  )))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
60 60  
61 -= Comment créer un évènement ? =
62 -
63 -== Depuis la table des évènements ==
64 -
65 -Cliquez sur l'icône de **création**
66 -
67 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 -
69 -== Depuis le tableau de bord ==
70 -
71 -Cliquez sur l'icône de **création**
72 -
73 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -== Depuis une notice de bien ==
76 -
77 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 -
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 -
81 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 -
83 -= Choisir une grille de saisie =
84 -
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 -
87 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 -
89 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 -
91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
106 -
107 -(% class="box infomessage" %)
108 108  (((
109 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
14 += Valider un évènement =
110 110  
111 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
16 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
17 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
112 112  
113 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
115 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
19 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
20 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
21 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
22 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
23 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
117 117  
118 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 -)))
120 -
121 -= Renseigner et enregistrer la notice =
122 -
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
124 -
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 -
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 -
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 -
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
168 -
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -
171 -
172 172  (% class="box successmessage" %)
173 173  (((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
27 +Bonne pratique :
176 176  
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
178 178  
179 -
180 -= Lier des biens à l'évènement =
181 -
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 -
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 -
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 -
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 -
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 -
192 -=== Cas d'usage ===
193 -
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 -
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
198 -
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 -
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
31 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
32 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
204 204  )))
205 205  
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
35 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -=== Depuis une recherche ===
209 209  
210 -Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
38 += Suivre les évènements dans Flora =
211 211  
212 -Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
40 +== Depuis la table des évènements ==
213 213  
214 -Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
42 +La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
215 215  
216 -Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
44 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
45 +|(((
46 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
47 +)))|évènement en préparation
48 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
49 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
217 217  
218 -Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
51 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
54 +== Depuis le tableau de bord ==
222 222  
223 -[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
57 +Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
224 224  
59 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
62 += Corriger une erreur =
228 228  
229 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
230 230  
66 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
68 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
231 231  
232 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 234  
235 -=== Depuis un panier ===
73 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 236  
237 -[[image:1756190418652-625.png]]
238 238  
76 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 239  
240 -=== Depuis une notice de bien ===
241 241  
242 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 243  
244 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 -
246 -
247 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 -
249 -
250 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
251 -
252 -
253 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 -
255 -
256 -
257 257  
258 258  )))
259 259  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -269,18 +269,25 @@
269 269  **Aller plus loin**
270 270  
271 271  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 -* Planifier et suivre les mouvements associés
95 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96 +* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
273 273  
274 274  
275 275  
276 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
278 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
100 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
279 279  )))
280 280  
281 281  (% class="box" %)
282 282  (((
283 283  **Icônes principales **
106 +
107 +* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
108 +
109 +* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
110 +
111 +* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
112 +
113 +
284 284  )))
285 285  
286 286  (((
... ... @@ -291,9 +291,4 @@
291 291  
292 292  
293 293  
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
299 299  
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