Modifications pour le document Valider et suivre un évènement
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 118 ajouts, 0 suppressions)
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- etat_avance_mouvement_pret.gif
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Créer un évènement1 +Valider et suivre un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Auteur du document
-
... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
-
... ... @@ -1,247 +1,177 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 5.19et ultérieures **1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures ** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 - 6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora. 7 +Ces actions permettent : 8 + 9 +* de contrôler son avancement, 10 +* de corriger d’éventuelles erreurs, 11 +* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord. 12 + 13 +Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations. 7 7 ))) 8 8 9 9 ((( 10 -= A quoiserventles évènementsdans Flora ?=17 += Valider les étapes d'un évènement = 11 11 12 -== Rôlefonctionnel ==19 +== Stade initial == 13 13 14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition. 21 +Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**. 22 +Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable. 15 15 16 - ==Contenu principal==24 +L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression. 17 17 18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…) 19 -* Organisme(s) impliqué(s) 20 -* Dates (prévisionnelles, réelles) 21 -* Description, responsables 22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé) 26 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 23 23 24 -== Liens ==28 +== Valider la fin de la préparation administrative == 25 25 26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens 27 -* Peut contenir plusieurs mouvements 30 +Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi. 28 28 29 - ==Avantages==32 +Elle permet de : 30 30 31 -* Donne une structurelogiqueàtoutes les actions de régie32 -* Permetlesuivi transversaldesopérations33 -* Centralisetouslesbiens,mouvements,documents etcommentairesliés34 +* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…), 35 +* marquer que la notice est finalisée, 36 +* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements. 34 34 35 - ==Cas d'usage==38 +Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**. 36 36 37 - >(% class="small" %)Créeruneexpositiondansou hors lesmurs:suivrelessorties/entrées,imprimerles fichesdeprêt40 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 38 38 39 -((( 40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 41 41 42 -((( 43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 43 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 44 44 45 -((( 46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 45 +== Enregistrer le début de l'exécution == 47 47 48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 47 +L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective. 48 +Il permet de : 49 49 50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 50 +* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…), 51 +* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés, 52 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération. 51 51 52 ->(% class="small" %) Gérerdesdéménagementsstructurés(avec planification)54 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**. 53 53 54 - >(%class="small" %)Préparer etsuivreun chantier descollectionsavec planningprécis56 +L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie). 55 55 56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 57 57 58 - >(% class="small" %)Préparerundépôt de plainte59 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 59 59 60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 61 61 62 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 62 62 63 -(% class="box successmessage" %) 64 -((( 65 -Bonnes pratiques : 64 +== Enregistrer la fin de l'évènement == 66 66 67 -* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement. 68 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent. 69 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement. 70 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation. 71 -))) 72 -))) 73 -))) 74 -))) 66 +Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets : 75 75 76 -= Comment créer un évènement ? = 68 +* signaler que toutes les opérations associées sont closes, 69 +* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés, 70 +* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie. 77 77 78 -= =Depuis la table desévènements==72 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées. 79 79 80 - Cliquez sur l'icône de**création**74 +L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée). 81 81 82 -[[ //Créationd'unenoticedepuislatabledesévènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]76 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 83 83 84 - == Depuisle tableaudebord==78 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 85 85 86 - Cliquez surl'icônede **création**80 +== Revenir à un état précédent == 87 87 88 - [[//Créationd'unenoticed'évènementdepuisletableaudebord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]82 +Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire : 89 89 90 -== Depuis une notice de bien == 84 +1. Ouvrez la notice de l’évènement. 85 +1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement. 86 +1. Enregistrez la notice pour valider le changement. 91 91 92 - (%class="marksmall" %)**Version4.5.30etultérieures**88 +Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils. 93 93 94 - Cliquezsur l'icône de **création**90 + 95 95 96 -[[// Créationd'une notice évènementdepuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]92 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 97 98 -= Choisir une grille de saisie = 99 99 100 - (%class="marksmall"%)**Version4.5.39etultérieures**(%%)** **95 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 101 101 102 -La grille détermine la structure et les champs affichés. 103 103 104 - Floraproposeplusieursgrilles de saisiestandard, prêtesàl’emploi :98 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 106 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 107 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 108 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 109 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 110 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 111 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 112 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 113 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 114 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 115 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 116 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 117 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 118 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 119 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 120 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 100 += Suivre les évènements = 121 121 122 -(% class="box infomessage" %) 123 -((( 124 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 102 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien == 125 125 126 - L’administrateurde Floraala possibilitéde**créeroumodifierlesgrilles desaisie**selon les spécificités locales :104 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures** 127 127 128 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 129 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 130 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 131 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 106 +Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. 132 132 133 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 134 -))) 108 +Ces informations sont : 135 135 136 -= Renseigner et enregistrer la notice = 110 +* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt) 111 +* affichées du plus récent au plus ancien. 137 137 138 - Unefoislagrille de saisieouverte,113 +Chaque ligne récapitulative mentionne : 139 139 140 -1. **Remplir les champs** de la grille 141 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 142 -1. **Enregistrer la notice. ** 115 +* le lieu concerné, 116 +* le titre de l’évènement, 117 +* les dates prévisionnelles ou effectives, 118 +* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification. 143 143 144 -(% class="box warningmessage" %) 145 -((( 146 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 147 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 120 +Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté. 148 148 149 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 150 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 151 -* Définit la nature de l’opération. 152 -* Conditionne les champs affichés. 153 -* Déclenche les règles métiers. 154 -* Détermine le workflow. 155 -)))|((( 156 -* Exposition 157 -* Exposition itinérante 158 -* Prêt hors exposition 159 -* Activité 160 -* Vente 161 -* Dépôt 162 -* Déménagement 163 -* Traitement de conservation et analyse 164 -* Commission 165 -* Etc. 166 -))) 167 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 168 -* Affine la description du type choisi. 169 -* Permet de différencier des cas spécifiques. 170 -)))|((( 171 -Pour une exposition : 122 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 172 172 173 -* Interne temporaire au musée. 174 -* Prêt à une autre institution. 175 -))) 176 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 177 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 178 -)))|((( 179 -* Activités : concert, colloque, conférence. 180 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 181 -))) 182 -))) 183 183 184 - [[//Grille desaisied'unenoticed'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]125 +== Effectuer des recherches sur les évènements == 185 185 127 +La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…). 186 186 187 - =Lierdesbiensàl'évènement=129 +Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement : 188 188 189 - == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==131 + 190 190 191 -=== Rôle fonctionnel === 133 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** 134 +|((( 135 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 136 +)))|évènement en préparation 137 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés 138 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé 192 192 193 - Listeles biensassociésàunévénement,avecdesinformations spécifiquesau contextedel’événement.140 +Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations. 194 194 195 - === Contenu principal===142 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 196 196 197 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale) 198 -* Dimensions pour emballage (si différentes) 199 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée 200 -* Commentaire logistique ou scénographique 201 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé) 144 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement == 202 202 203 - ===Liens===146 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères. 204 204 205 -* Dépend directement de la table Évènement 206 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements 207 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien 148 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement. 208 208 209 - ===Avantages===150 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement. 210 210 211 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement 212 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine 213 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement 152 +Pour y accéder : 214 214 215 -=== Cas d'usage === 154 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 155 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**. 156 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 216 216 217 - >(% class="small" %)Ajouterune dimension spécifiquepourl’emballage158 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 -((( 220 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 160 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord == 221 221 222 ->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 162 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora. 163 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage : 223 223 224 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 165 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés), 166 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées, 167 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation, 168 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie. 225 225 226 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 227 -))) 170 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice. 228 228 229 - ==Comment lierdesbiensàl'évènement?==172 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 230 230 231 -=== Depuis une recherche === 232 232 233 -=== Depuis un panier === 234 - 235 -=== Depuis une notice de bien === 236 - 237 -== Comment ajouter des biens empruntés ? == 238 - 239 - 240 - 241 -= Supprimer un évènement avec des notices liées = 242 - 243 - 244 - 245 245 246 246 ))) 247 247 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -256,19 +256,21 @@ 256 256 ((( 257 257 **Aller plus loin** 258 258 259 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 260 -* Planifier et suivre les mouvements associés 261 - 262 - 263 - 264 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 265 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]] 266 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 189 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 190 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]] 267 267 ))) 268 268 269 269 (% class="box" %) 270 270 ((( 271 271 **Icônes principales ** 196 + 197 +* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative 198 + 199 +* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement 200 + 201 +* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement 202 + 203 + 272 272 ))) 273 273 274 274 ((( ... ... @@ -279,9 +279,4 @@ 279 279 280 280 281 281 282 - 283 - 284 - 285 - 286 - 287 287
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