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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:42
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À la version 125.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,242 +1,177 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 +Ces actions permettent :
8 +
9 +* de contrôler son avancement,
10 +* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 +* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12 +
13 +Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
17 += Valider les étapes d'un évènement =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
19 +== Stade initial ==
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
21 +Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 +Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
15 15  
16 -== Contenu principal ==
24 +L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
26 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -== Liens ==
28 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
30 +Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
28 28  
29 -== Avantages ==
32 +Elle permet de :
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 +* marquer que la notice est finalisée,
36 +* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
38 +Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
40 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
43 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
45 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
47 47  
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
47 +L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 +Il permet de :
49 49  
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
50 +* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 +* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
51 51  
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
54 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 53  
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
56 +L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
55 55  
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 57  
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 61  
62 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -Bonnes pratiques :
64 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
66 66  
67 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
70 -)))
71 -)))
72 -)))
73 -)))
66 +Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
74 74  
75 -= Comment créer un évènement ? =
68 +* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 +* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 +* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
76 76  
77 -== Depuis la table des évènements ==
72 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 78  
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
74 +L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
80 80  
81 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -== Depuis le tableau de bord ==
78 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -Cliquez sur l'icône de **création**
80 +== Revenir à un état précédent ==
86 86  
87 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
88 88  
89 -== Depuis une notice de bien ==
84 +1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 +1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 +1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
90 90  
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
88 +Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
92 92  
93 -Cliquez sur l'icône de **création**
90 + 
94 94  
95 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -= Choisir une grille de saisie =
98 98  
99 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
95 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 102  
103 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
98 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
100 += Suivre les évènements =
120 120  
121 -(% class="box infomessage" %)
122 -(((
123 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
102 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
124 124  
125 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
104 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
126 126  
127 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
106 +Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
131 131  
132 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133 -)))
108 +Ces informations sont :
134 134  
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
110 +* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 +* affichées du plus récent au plus ancien.
136 136  
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
113 +Chaque ligne récapitulative mentionne :
138 138  
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
115 +* le lieu concerné,
116 +* le titre de l’évènement,
117 +* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 +* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
142 142  
143 -(% class="box warningmessage" %)
144 -(((
145 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
146 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
120 +Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
147 147  
148 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
149 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
150 -* Définit la nature de l’opération.
151 -* Conditionne les champs affichés.
152 -* Déclenche les règles métiers.
153 -* Détermine le workflow.
154 -)))|(((
155 -* Exposition
156 -* Exposition itinérante
157 -* Prêt hors exposition
158 -* Activité
159 -* Vente
160 -* Dépôt
161 -* Déménagement
162 -* Traitement de conservation et analyse
163 -* Commission
164 -* Etc.
165 -)))
166 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
167 -* Affine la description du type choisi.
168 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
169 -)))|(((
170 -Pour une exposition :
122 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 -* Interne temporaire au musée.
173 -* Prêt à une autre institution.
174 -)))
175 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
176 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
177 -)))|(((
178 -* Activités : concert, colloque, conférence.
179 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
180 -)))
181 -)))
182 182  
183 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
184 184  
127 +La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
185 185  
186 -= Lier des biens à l'évènement =
129 +Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
187 187  
188 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
131 + 
189 189  
190 -=== Rôle fonctionnel ===
133 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 +|(((
135 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 +)))|évènement en préparation
137 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
191 191  
192 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
140 +Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
193 193  
194 -=== Contenu principal ===
142 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
197 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
198 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
199 -* Commentaire logistique ou scénographique
200 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
144 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
201 201  
202 -=== Liens ===
146 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
203 203  
204 -* Dépend directement de la table Évènement
205 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
206 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
148 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
207 207  
208 -=== Avantages ===
150 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
209 209  
210 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
211 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
212 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
152 +Pour y accéder :
213 213  
214 -=== Cas d'usage ===
154 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
155 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
156 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
215 215  
216 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
158 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 217  
218 -(((
219 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
160 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
220 220  
221 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
162 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
163 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
222 222  
223 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
165 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
166 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
167 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
168 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
224 224  
225 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226 -)))
170 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
227 227  
228 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
172 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 -=== Depuis une recherche ===
231 231  
232 -=== Depuis un panier ===
233 -
234 -=== Depuis une notice de bien ===
235 -
236 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
237 -
238 -
239 -
240 240  
241 241  )))
242 242  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -251,15 +251,21 @@
251 251  (((
252 252  **Aller plus loin**
253 253  
254 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
255 -* Planifier et suivre les mouvements associés
256 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
257 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
189 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
190 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
258 258  )))
259 259  
260 260  (% class="box" %)
261 261  (((
262 262  **Icônes principales **
196 +
197 +* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
198 +
199 +* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
200 +
201 +* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
202 +
203 +
263 263  )))
264 264  
265 265  (((
... ... @@ -270,9 +270,4 @@
270 270  
271 271  
272 272  
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 278  
1754310993330-251.png
Auteur
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Taille
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Contenu
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