Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,30 +1,175 @@
1		-|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
3	3
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
4	4
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	11	+)))
5	5
6		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	13	+(((
	14	+= Valider les étapes d'un évènement =
7	7
8		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	16	+== Stade initial ==
9	9
10		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	18	+Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	19	+Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
11	11
12		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	21	+L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
13	13
14		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	23	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15	15
	25	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
16	16
17		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	27	+Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
	28	+Concrètement, cela permet de :
18	18
19		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	30	+* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
	31	+* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
	32	+* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
20	20
21		-[[image:1748002396864-933.png]]
	34	+Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
22	22
	36	+En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
23	23
	38	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24	24
25		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
26	26
27		-[[image:1748002474366-246.png]]
	41	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28	28
	43	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
29	29
	45	+L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
	46	+Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
	47	+
	48	+* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
	49	+* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	50	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
	51	+
	52	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	53	+
	54	+Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
	55	+
	56	+En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
	57	+
	58	+(% class="box infomessage" %)
	59	+(((
	60	+Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	61	+)))
	62	+
	63	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	64	+
	65	+
	66	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+
	68	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	69	+
	70	+L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
	71	+Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
	72	+
	73	+* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
	74	+* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
	75	+* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
	76	+
	77	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	78	+
	79	+Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
	80	+
	81	+En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
	82	+
	83	+(% class="box infomessage" %)
	84	+(((
	85	+Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	86	+)))
	87	+
	88	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+
	90	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+
	92	+== Revenir à un état précédent ==
	93	+
	94	+Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
	95	+
	96	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	97	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	98	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	99	+
	100	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	101	+
	102	+
	103	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	104	+
	105	+
	106	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	107	+
	108	+= Suivre les évènements dans Flora =
	109	+
	110	+== Depuis la table des évènements ==
	111	+
	112	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
	113	+
	114	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	115	+|(((
	116	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	117	+)))|évènement en préparation
	118	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	119	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
	120	+
	121	+[[image:1756200757135-231.png]]
	122	+
	123	+
	124	+== Depuis le tableau de bord ==
	125	+
	126	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	127	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
	128	+
	129	+[[image:1756363357395-649.png]]
	130	+
30	30
	132	+)))
	133	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	134	+(% class="box" %)
	135	+(((
	136	+**Sommaire**
	137	+
	138	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	139	+)))
	140	+
	141	+(% class="box" %)
	142	+(((
	143	+**Aller plus loin**
	144	+
	145	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	146	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	147	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	148	+
	149	+
	150	+
	151	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	152	+)))
	153	+
	154	+(% class="box" %)
	155	+(((
	156	+**Icônes principales **
	157	+
	158	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	159	+
	160	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	161	+
	162	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	163	+
	164	+
	165	+)))
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