Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 115 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,182 +1,133 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	7	+
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= Valider les étapes d'un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+== Stade initial ==
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	19	+Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	21	+L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	23	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23	23
24		-== Liens ==
	25	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	27	+Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
	28	+Concrètement, cela permet de :
28	28
29		-== Avantages ==
	30	+* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
	31	+* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
	32	+* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	36	+En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	38	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38	38
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	41	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	43	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	45	+L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
	46	+Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	48	+* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
	49	+* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	50	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	52	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	54	+Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55	55
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	56	+En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57	57
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59		-
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	58	+(% class="box infomessage" %)
	59	+(((
	60	+Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61	61	)))
62		-)))
63		-)))
64	64
65		-= Comment créer un évènement ? =
	63	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66	66
67		-== Depuis la table des évènements ==
68	68
69		-Cliquez sur l'icône de **création**
	66	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	68	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
72	72
73		-== Depuis le tableau de bord ==
	70	+L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
	71	+Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
74	74
75		-Cliquez sur l'icône de **création**
	73	+* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
	74	+* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
	75	+* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76	76
77		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78	78
79		-== Depuis une notice de bien ==
	79	+Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80	80
81		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	81	+En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82	82
83		-Cliquez sur l'icône de **création**
84		-
85		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86		-
87		-= Choisir une grille de saisie =
88		-
89		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
90		-
91		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
92		-
93		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
94		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
95		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
96		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
97		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
98		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
99		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
100		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
101		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
102		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
103		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
104		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
105		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
106		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
107		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
108		-
109	109	(% class="box infomessage" %)
110	110	(((
111		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
112		-
113		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
114		-
115		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
116		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
117		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
118		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
119		-
120		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	85	+Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
121	121	)))
122	122
123		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	88	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124	124
	90	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125	125
126		-= Lier des biens à l'évènement =
	92	+== Revenir à un état précédent ==
127	127
128		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	94	+Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
129	129
130		-=== Rôle fonctionnel ===
	96	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	97	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	98	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
131	131
132		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	100	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133	133
134		-=== Contenu principal ===
135	135
136		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
137		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
138		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
139		-* Commentaire logistique ou scénographique
140		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	103	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141	141
142		-=== Liens ===
143	143
144		-* Dépend directement de la table Évènement
145		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
146		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	106	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147	147
148		-=== Avantages ===
	108	+= Suivre les évènements dans Flora =
149	149
150		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
151		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
152		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	110	+== Depuis la table des évènements ==
153	153
154		-=== Cas d'usage ===
	112	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
155	155
156		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	114	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	115	+|(((
	116	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	117	+)))|évènement en préparation
	118	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	119	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
157	157
158		-(((
159		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	121	+[[image:1756200757135-231.png]]
160	160
161		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
162	162
163		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	124	+== Depuis le tableau de bord ==
164	164
165		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
166		-)))
	126	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	127	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
167	167
168		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
	129	+[[image:1756363357395-649.png]]
169	169
170		-=== Depuis une recherche ===
171		-
172		-=== Depuis un panier ===
173		-
174		-=== Depuis une notice de bien ===
175		-
176		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
177		-
178		-
179		-
180	180
181	181	)))
182	182	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -192,14 +192,25 @@
192	192	**Aller plus loin**
193	193
194	194	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
195		-* Planifier et suivre les mouvements associés
196		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
197		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	146	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	147	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	148	+
	149	+
	150	+
	151	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
198	198	)))
199	199
200	200	(% class="box" %)
201	201	(((
202	202	**Icônes principales **
	157	+
	158	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	159	+
	160	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	161	+
	162	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	163	+
	164	+
203	203	)))
204	204
205	205	(((
...	...	@@ -210,17 +210,4 @@
210	210
211	211
212	212
213		-
214		-
215		-
216		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
217		-
218		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
219		-
220		-[[image:1748002396864-933.png]]
221		-
222		-
223		-
224		-
225		-
226	226

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