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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:07
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 12:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,178 +1,183 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 +
8 +Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +
10 +Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += Valider les étapes d'un évènement =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
16 +== Stade initial ==
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
18 +Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 +Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
15 15  
16 -== Contenu principal ==
21 +L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -== Liens ==
25 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
27 +Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 +Concrètement, cela permet de :
28 28  
29 -== Avantages ==
30 +* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 +* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 +* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
36 +En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
41 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
43 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
47 47  
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
45 +L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 +Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
49 49  
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
48 +* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 +* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51 51  
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
52 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 53  
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
54 +Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55 55  
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
56 +En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 57  
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 -
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
58 +(% class="box infomessage" %)
59 +(((
60 +Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 61  )))
62 -)))
63 -)))
64 64  
65 -= Comment créer un évènement ? =
63 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 -== Depuis la table des évènements ==
68 68  
69 -Cliquez sur l'icône de **création**
66 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
72 72  
73 -== Depuis le tableau de bord ==
70 +L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 +Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
74 74  
75 -Cliquez sur l'icône de **création**
73 +* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 +* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 +* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76 76  
77 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 78  
79 -== Depuis une notice de bien ==
79 +Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80 80  
81 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
81 +En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82 82  
83 -Cliquez sur l'icône de **création**
83 +(% class="box infomessage" %)
84 +(((
85 +Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 +)))
84 84  
85 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -= Choisir une grille de saisie =
90 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
92 +== Revenir à un état précédent ==
90 90  
91 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
94 +Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
92 92  
93 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
94 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
95 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
96 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
97 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
98 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
99 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
100 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
101 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
102 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
103 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
104 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
105 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
106 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
107 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
96 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
108 108  
109 -(% class="box infomessage" %)
110 -(((
111 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
100 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
114 114  
115 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
116 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
117 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
118 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
103 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
121 -)))
122 122  
123 -= Renseigner et enregistrer la notice =
106 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 -= Lier des biens à l'évènement =
108 += Suivre les évènements =
126 126  
127 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
110 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
128 128  
129 -=== Rôle fonctionnel ===
112 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
130 130  
131 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
114 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
132 132  
133 -=== Contenu principal ===
116 +Les évènements sont :
134 134  
135 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
137 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138 -* Commentaire logistique ou scénographique
139 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
118 +* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 +* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
140 140  
141 -=== Liens ===
121 +Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
142 142  
143 -* Dépend directement de la table Évènement
144 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
123 +* le **lieu** concerné,
124 +* le **titre** de l’évènement,
125 +* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 +* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
146 146  
147 -=== Avantages ===
128 +Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
148 148  
149 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
130 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 152  
153 -=== Cas d'usage ===
154 154  
155 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
133 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
156 156  
135 +Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
157 157  
158 -(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
137 +Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
159 159  
139 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 +|(((
141 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 +)))|évènement en préparation
143 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
160 160  
161 -(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
146 +Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
162 162  
148 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
150 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
165 165  
152 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
166 166  
167 -(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
168 -)))
154 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
169 169  
156 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
170 170  
158 +Pour y accéder :
171 171  
172 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
160 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
173 173  
164 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
166 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
175 175  
168 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170 +
171 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175 +
176 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177 +
178 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +
180 +
176 176  
177 177  )))
178 178  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -188,14 +188,25 @@
188 188  **Aller plus loin**
189 189  
190 190  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
191 -* Planifier et suivre les mouvements associés
192 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
193 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
196 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
197 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
198 +
199 +
200 +
201 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
194 194  )))
195 195  
196 196  (% class="box" %)
197 197  (((
198 198  **Icônes principales **
207 +
208 +* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
209 +
210 +* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
211 +
212 +* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
213 +
214 +
199 199  )))
200 200  
201 201  (((
... ... @@ -206,28 +206,4 @@
206 206  
207 207  
208 208  
209 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
210 -
211 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
212 -
213 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
214 -
215 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
216 -
217 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
218 -
219 -
220 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221 -
222 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223 -
224 -[[image:1748002396864-933.png]]
225 -
226 -
227 -
228 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
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