Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,93 +1,133 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	7	+
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= Valider les étapes d'un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+== Stade initial ==
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	19	+Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	21	+L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	23	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23	23
24		-== Liens ==
	25	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	27	+Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
	28	+Concrètement, cela permet de :
28	28
29		-== Avantages ==
	30	+* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
	31	+* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
	32	+* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	36	+En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	38	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38	38
39		-= Comment créer un évènement ? =
40	40
41		-== Depuis la table des évènements ==
	41	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42	42
43		-Cliquez sur l'icône de **création**
	43	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
44	44
45		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	45	+L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
	46	+Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
46	46
47		-== Depuis le tableau de bord ==
	48	+* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
	49	+* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	50	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
48	48
49		-Cliquez sur l'icône de **création**
	52	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
50	50
51		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
52	52
53		-== Depuis une notice de bien ==
	56	+En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
54	54
55		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	58	+(% class="box infomessage" %)
	59	+(((
	60	+Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	61	+)))
56	56
57		-Cliquez sur l'icône de **création**
	63	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58	58
59		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61		-= Choisir une grille de saisie =
	66	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62	62
63		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	68	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
64	64
65		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	70	+L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
	71	+Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
66	66
	73	+* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
	74	+* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
	75	+* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
67	67
	77	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	78	+
	79	+Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
	80	+
	81	+En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
	82	+
68	68	(% class="box infomessage" %)
69	69	(((
70		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	85	+Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	86	+)))
71	71
72		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	88	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73	73
74		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
75		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
76		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
77		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	90	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
80		-)))
	92	+== Revenir à un état précédent ==
81	81
82		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	94	+Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
83	83
84		-= Lier des biens à l'évènement =
	96	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	97	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	98	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
85	85
86		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	100	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88	88
	103	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90	90
	106	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	107	+
	108	+= Suivre les évènements dans Flora =
	109	+
	110	+== Depuis la table des évènements ==
	111	+
	112	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
	113	+
	114	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	115	+|(((
	116	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	117	+)))|évènement en préparation
	118	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	119	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
	120	+
	121	+[[image:1756200757135-231.png]]
	122	+
	123	+
	124	+== Depuis le tableau de bord ==
	125	+
	126	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	127	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
	128	+
	129	+[[image:1756363357395-649.png]]
	130	+
91	91
92	92	)))
93	93	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -103,14 +103,25 @@
103	103	**Aller plus loin**
104	104
105	105	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
106		-* Planifier et suivre les mouvements associés
107		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
108		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	146	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	147	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	148	+
	149	+
	150	+
	151	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
109	109	)))
110	110
111	111	(% class="box" %)
112	112	(((
113	113	**Icônes principales **
	157	+
	158	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	159	+
	160	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	161	+
	162	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	163	+
	164	+
114	114	)))
115	115
116	116	(((
...	...	@@ -121,28 +121,4 @@
121	121
122	122
123	123
124		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
125		-
126		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
127		-
128		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
129		-
130		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
131		-
132		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
133		-
134		-
135		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136		-
137		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
138		-
139		-[[image:1748002396864-933.png]]
140		-
141		-
142		-
143		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
144		-
145		-[[image:1748002474366-246.png]]
146		-
147		-
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