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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 125.2
modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:55
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À la version 44.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,177 +1,235 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 -Ces actions permettent :
6 +
7 +)))
8 8  
9 -* de contrôler son avancement,
10 -* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 -* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +(((
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
12 12  
13 -Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
14 -)))
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 15  
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 +
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 +
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 +
20 +== Cas d'usage ==
21 +
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 +
16 16  (((
17 -= Valider les étapes d'un évènement =
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
18 18  
19 -== Stade initial ==
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
20 20  
21 -Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 -Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
23 23  
24 -L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
25 25  
26 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
27 27  
28 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
29 29  
30 -Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
31 31  
32 -Elle permet de :
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
33 33  
34 -* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 -* marquer que la notice est finalisée,
36 -* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
37 37  
38 -Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
39 39  
40 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +Bonnes pratiques :
42 42  
43 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 +)))
57 +)))
58 +)))
59 +)))
44 44  
45 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
61 += Comment créer un évènement ? =
46 46  
47 -L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 -Il permet de :
63 +== Depuis la table des évènements ==
49 49  
50 -* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 -* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
65 +Cliquez sur l'icône de **création**
53 53  
54 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
67 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
69 +== Depuis le tableau de bord ==
57 57  
71 +Cliquez sur l'icône de **création**
58 58  
59 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
75 +== Depuis une notice de bien ==
61 61  
62 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
63 63  
64 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
65 65  
66 -Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
81 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 -* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 -* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
83 += Choisir une grille de saisie =
71 71  
72 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
85 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
73 73  
74 -L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
87 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
75 75  
76 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
77 77  
78 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
79 79  
80 -== Revenir à un état précédent ==
107 +(% class="box infomessage" %)
108 +(((
109 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
81 81  
82 -Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
111 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
83 83  
84 -1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 -1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 -1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
113 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
115 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
87 87  
88 -Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
118 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 +)))
89 89  
90 - 
121 += Renseigner et enregistrer la notice =
91 91  
92 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +Une fois la grille de saisie ouverte,
93 93  
125 +1. **Remplir les champs** de la grille
126 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 +1. **Enregistrer la notice. **
94 94  
95 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
96 96  
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
137 +* Conditionne les champs affichés.
138 +* Déclenche les règles métiers.
139 +* Détermine le workflow.
140 +)))|(((
141 +* Exposition
142 +* Exposition itinérante
143 +* Prêt hors exposition
144 +* Activité
145 +* Vente
146 +* Dépôt
147 +* Déménagement
148 +* Traitement de conservation et analyse
149 +* Commission
150 +* Etc.
151 +)))
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 +)))|(((
156 +Pour une exposition :
97 97  
98 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +* Interne temporaire au musée.
159 +* Prêt à une autre institution.
160 +)))
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 +)))|(((
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
165 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 +)))
167 +)))
99 99  
100 -= Suivre les évènements =
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
103 103  
104 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
105 105  
106 -Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -Ces informations sont :
109 109  
110 -* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 -* affichées du plus récent au plus ancien.
180 += Lier des biens à l'évènement =
112 112  
113 -Chaque ligne récapitulative mentionne :
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
114 114  
115 -* le lieu concerné,
116 -* le titre de l’évènement,
117 -* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 -* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
119 119  
120 -Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
121 121  
122 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
123 123  
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
124 124  
125 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
192 +=== Cas d'usage ===
126 126  
127 -La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
194 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
128 128  
129 -Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
196 +(((
197 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
130 130  
131 - 
199 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
132 132  
133 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 -|(((
135 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 -)))|évènement en préparation
137 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
201 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
139 139  
140 -Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
203 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 +)))
141 141  
142 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
143 143  
144 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
208 +=== Depuis une recherche ===
145 145  
146 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
210 +[[image:1756189551512-755.png]]
147 147  
148 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
149 149  
150 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
213 +=== Depuis un panier ===
151 151  
152 -Pour y accéder :
215 +[[image:1756189595062-434.png]]
153 153  
154 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
155 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
156 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
157 157  
158 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +=== Depuis une notice de bien ===
159 159  
160 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
220 +Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
161 161  
162 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
163 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
222 +[[image:1756189739419-363.png]]
164 164  
165 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
166 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
167 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
168 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
169 169  
170 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
225 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
171 171  
172 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
229 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
230 +
231 +
232 +
175 175  
176 176  )))
177 177  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -186,21 +186,19 @@
186 186  (((
187 187  **Aller plus loin**
188 188  
189 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
190 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
247 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248 +* Planifier et suivre les mouvements associés
249 +
250 +
251 +
252 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
254 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
191 191  )))
192 192  
193 193  (% class="box" %)
194 194  (((
195 195  **Icônes principales **
196 -
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