Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

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Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -3,11 +3,14 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
	7	+Ces actions permettent :
7	7
8		-Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+* de contrôler son avancement,
	10	+* de corriger d’éventuelles erreurs,
	11	+* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9	9
10		-Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	13	+Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
...	...	@@ -15,25 +15,24 @@
15	15
16	16	== Stade initial ==
17	17
18		-Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19		-Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
	21	+Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	22	+Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
20	20
21		-L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
	24	+L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
22	22
23	23	[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24	24
25	25	== Valider la fin de la préparation administrative ==
26	26
27		-Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28		-Concrètement, cela permet de :
	30	+Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
29	29
30		-* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31		-* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32		-* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
	32	+Elle permet de :
33	33
34		-Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
	34	+* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
	35	+* marquer que la notice est finalisée,
	36	+* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
35	35
36		-En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
	38	+Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
37	37
38	38	[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39	39
...	...	@@ -42,24 +42,18 @@
42	42
43	43	== Enregistrer le début de l'exécution ==
44	44
45		-L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46		-Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
	47	+L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
	48	+Il permet de :
47	47
48		-* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49		-* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
	50	+* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
	51	+* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	52	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
51	51
52	52	>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53	53
54		-Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
	56	+L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
55	55
56		-En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57	57
58		-(% class="box infomessage" %)
59		-(((
60		-Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61		-)))
62		-
63	63	[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64	64
65	65
...	...	@@ -67,24 +67,16 @@
67	67
68	68	== Enregistrer la fin de l'évènement ==
69	69
70		-L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71		-Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
	66	+Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
72	72
73		-* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74		-* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75		-* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
	68	+* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
	69	+* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
	70	+* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
76	76
77	77	>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78	78
79		-Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
	74	+L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
80	80
81		-En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82		-
83		-(% class="box infomessage" %)
84		-(((
85		-Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86		-)))
87		-
88	88	[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90	90	[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -91,12 +91,16 @@
91	91
92	92	== Revenir à un état précédent ==
93	93
94		-Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
	82	+Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
95	95
96		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	84	+1. Ouvrez la notice de l’évènement.
	85	+1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
	86	+1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
99	99
	88	+Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
	89	+
	90	+
	91	+
100	100	[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101	101
102	102
...	...	@@ -109,23 +109,23 @@
109	109
110	110	== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111	111
112		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	104	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
113	113
114		-Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
	106	+Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
115	115
116		-Les évènements sont :
	108	+Ces informations sont :
117	117
118		-* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119		-* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
	110	+* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
	111	+* affichées du plus récent au plus ancien.
120	120
121		-Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
	113	+Chaque ligne récapitulative mentionne :
122	122
123		-* le **lieu** concerné,
124		-* le **titre** de l’évènement,
125		-* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126		-* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
	115	+* le lieu concerné,
	116	+* le titre de l’évènement,
	117	+* les dates prévisionnelles ou effectives,
	118	+* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
127	127
128		-Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	120	+Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129	129
130	130	[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131	131
...	...	@@ -132,10 +132,12 @@
132	132
133	133	== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134	134
135		-Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
	127	+La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
136	136
137		-Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
	129	+Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
138	138
	131	+
	132	+
139	139	|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140	140	|(((
141	141	[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
...	...	@@ -143,17 +143,18 @@
143	143	|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144	144	|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
145	145
146		-Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
	140	+Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
147	147
148	148	[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149	149
150	150	== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
151	151
152		-Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
	146	+La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
153	153
154		-Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
	148	+* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
	149	+* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
155	155
156		-(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
	151	+Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
157	157
158	158	Pour y accéder :
159	159
...	...	@@ -165,19 +165,17 @@
165	165
166	166	== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167	167
168		-Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169		-Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
	163	+Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
170	170
171		-* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172		-* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173		-* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174		-* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
	165	+* nombre d’évènements par état d’avancement,
	166	+* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
	167	+* anticipation de la charge de travail,
	168	+* vision synthétique de la régie.
175	175
176		-En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
	170	+C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
177	177
178	178	[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179	179
180		-
181	181
182	182	)))
183	183	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -192,13 +192,8 @@
192	192	(((
193	193	**Aller plus loin**
194	194
195		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
196		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
197		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
198		-
199		-
200		-
201	201	* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	189	+* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
202	202	)))
203	203
204	204	(% class="box" %)