Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -1,175 +1,26 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
2	2
3		-|(% style="width:840px" %)(((
4		-(% class="box" %)
5		-(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	3	+Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
7	7
8		-Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9		-
10		-Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
11		-)))
12		-
	5	+(% class="\" %)
13	13	(((
14		-= Valider les étapes d'un évènement =
15		-
16		-== Stade initial ==
17		-
18		-Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19		-Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
20		-
21		-L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
22		-
23		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24		-
25		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
26		-
27		-Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28		-Concrètement, cela permet de :
29		-
30		-* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31		-* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32		-* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
33		-
34		-Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
35		-
36		-En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
37		-
38		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39		-
40		-
41		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42		-
43		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
44		-
45		-L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46		-Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47		-
48		-* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49		-* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51		-
52		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53		-
54		-Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55		-
56		-En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57		-
58		-(% class="box infomessage" %)
59		-(((
60		-Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	7	+Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
61	61	)))
62	62
63		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	10	+Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
64	64
65	65
66		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	13	+(% style="text-align:center" %)
	14	+[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
67	67
68		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	16	+Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
69	69
70		-L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71		-Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
	18	+(% style="text-align:center" %)
	19	+[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
72	72
73		-* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74		-* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75		-* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
	21	+(% style="text-align:center" %)
	22	+[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
76	76
77		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	24	+Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
78	78
79		-Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80	80
81		-En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82		-
83		-(% class="box infomessage" %)
84		-(((
85		-Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86		-)))
87		-
88		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89		-
90		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91		-
92		-== Revenir à un état précédent ==
93		-
94		-Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
95		-
96		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
99		-
100		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101		-
102		-
103		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104		-
105		-
106		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107		-
108		-= Suivre les évènements dans Flora =
109		-
110		-== Depuis la table des évènements ==
111		-
112		-La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
113		-
114		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
115		-|(((
116		-(% style="color:#e67e22" %)Orange
117		-)))|évènement en préparation
118		-|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
119		-|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
120		-
121		-[[image:1756200757135-231.png]]
122		-
123		-
124		-== Depuis le tableau de bord ==
125		-
126		-Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
127		-Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
128		-
129		-[[image:1756363357395-649.png]]
130		-
131		-
132		-)))
133		-)))|(% style="width:300px" %)(((
134		-(% class="box" %)
135		-(((
136		-**Sommaire**
137		-
138		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
139		-)))
140		-
141		-(% class="box" %)
142		-(((
143		-**Aller plus loin**
144		-
145		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
146		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
147		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
148		-
149		-
150		-
151		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
152		-)))
153		-
154		-(% class="box" %)
155		-(((
156		-**Icônes principales **
157		-
158		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
159		-
160		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
161		-
162		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
163		-
164		-
165		-)))
166		-
167		-(((
168		-
169		-)))
170		-)))
171		-
172		-
173		-
174		-
175		-

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Auteur

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