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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/03 17:27
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,93 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 -
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 -
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Suivre les évènements dans Flora =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -== Depuis la table des évènements ==
12 +== Rôle fonctionnel ==
17 17  
18 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
19 19  
20 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
21 -|(((
22 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
23 -)))|évènement en préparation
24 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
25 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
16 +== Contenu principal ==
26 26  
27 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
28 28  
24 +== Liens ==
29 29  
30 -== Depuis le tableau de bord ==
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
31 31  
32 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
33 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
29 +== Avantages ==
34 34  
35 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
36 36  
35 +== Cas d'usage ==
37 37  
38 -= Valider un évènement =
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
39 39  
40 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
41 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
39 += Comment créer un évènement ? =
42 42  
43 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
44 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
45 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
46 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
47 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
41 +== Depuis la table des évènements ==
48 48  
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonne pratique :
43 +Cliquez sur l'icône de **création**
52 52  
53 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
45 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
56 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
57 -)))
47 +== Depuis le tableau de bord ==
58 58  
59 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +Cliquez sur l'icône de **création**
60 60  
51 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -= Corriger une erreur =
53 +== Depuis une notice de bien ==
63 63  
64 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
55 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
65 65  
66 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
68 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
57 +Cliquez sur l'icône de **création**
69 69  
70 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
61 += Choisir une grille de saisie =
72 72  
73 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
74 74  
65 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
75 75  
76 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
78 78  
72 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
79 79  
74 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
75 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
76 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
77 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
78 +
79 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
80 +)))
81 +
82 += Renseigner et enregistrer la notice =
83 +
84 += Lier des biens à l'évènement =
85 +
86 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
87 +
88 +
89 +
90 +
80 80  
81 81  )))
82 82  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -92,25 +92,14 @@
92 92  **Aller plus loin**
93 93  
94 94  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
95 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
97 -
98 -
99 -
100 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
106 +* Planifier et suivre les mouvements associés
107 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
108 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
101 101  )))
102 102  
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((
105 105  **Icônes principales **
106 -
107 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
108 -
109 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
110 -
111 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
112 -
113 -
114 114  )))
115 115  
116 116  (((
... ... @@ -121,4 +121,28 @@
121 121  
122 122  
123 123  
124 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
125 +
126 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
127 +
128 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
129 +
130 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
131 +
132 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
133 +
134 +
135 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136 +
137 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
138 +
139 +[[image:1748002396864-933.png]]
140 +
141 +
142 +
143 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
144 +
145 +[[image:1748002474366-246.png]]
146 +
147 +
124 124  
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