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Créer un évènement

Version 22.1 par Doriane Bautista le 2025/08/25 15:54
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Version 4.5.19 et ultérieures 

 

A quoi servent les évènements dans Flora ?

Rôle fonctionnel

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition. 

Contenu principal

  • Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
  • Organisme(s) impliqué(s)
  • Dates (prévisionnelles, réelles)
  • Description, responsables
  • Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)

Liens

  • Rattache une ou plusieurs notices de biens
  • Peut contenir plusieurs mouvements

Avantages

  • Donne une structure logique à toutes les actions de régie
  • Permet le suivi transversal des opérations
  • Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

Cas d'usage

Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

Comment créer un évènement ?

Depuis la table des évènements

Cliquez sur l'icône de création

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Création d'une notice depuis la table des évènements

Depuis le tableau de bord

Cliquez sur l'icône de création

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Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord

Depuis une notice de bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Cliquez sur l'icône de création

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Création d'une notice évènement depuis un bien

Choisir une grille de saisie

La grille détermine la structure et les champs affichés.

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

Adapter les grilles aux besoins de l’établissement

L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :

  • Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
  • Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
  • Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
  • Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

Renseigner et enregistrer la notice

Lier des biens à l'évènement

A quoi servent les biens liés à l'évènement ?

 

Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).

Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.

Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.

C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.

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Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.

Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.

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Visualisation de la liste de résultats des évènements : 

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