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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 121.5
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/03 17:27
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À la version 123.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 12:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Contenu
... ... @@ -11,57 +11,87 @@
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Suivre les évènements dans Flora =
14 += Valider les étapes d'un évènement =
15 15  
16 -== Depuis la table des évènements ==
16 +== Stade initial ==
17 17  
18 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
18 +Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 +Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
19 19  
20 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
21 -|(((
22 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
23 -)))|évènement en préparation
24 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
25 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
21 +L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
26 26  
27 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
25 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
29 29  
30 -== Depuis le tableau de bord ==
27 +Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 +Concrètement, cela permet de :
31 31  
32 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
33 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
30 +* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 +* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 +* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
34 34  
35 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 +Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
36 36  
36 +En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
37 37  
38 -= Valider un évènement =
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
41 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
42 42  
43 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
44 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
45 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
46 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
47 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
41 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -(% class="box successmessage" %)
43 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
44 +
45 +L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 +Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47 +
48 +* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 +* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 +
54 +Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55 +
56 +En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 +
58 +(% class="box infomessage" %)
50 50  (((
51 -Bonne pratique :
60 +Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 +)))
52 52  
53 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
63 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
56 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
65 +
66 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
69 +
70 +L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 +Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
72 +
73 +* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 +* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 +* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76 +
77 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 +
79 +Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80 +
81 +En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82 +
83 +(% class="box infomessage" %)
84 +(((
85 +Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
57 57  )))
58 58  
59 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
90 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -= Corriger une erreur =
92 +== Revenir à un état précédent ==
63 63  
64 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
94 +Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
65 65  
66 66  1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67 67  1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
... ... @@ -75,8 +75,79 @@
75 75  
76 76  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
108 += Suivre les évènements =
78 78  
110 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
79 79  
112 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
113 +
114 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115 +
116 +Les évènements sont :
117 +
118 +* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 +* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120 +
121 +Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122 +
123 +* le **lieu** concerné,
124 +* le **titre** de l’évènement,
125 +* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 +* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127 +
128 +Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129 +
130 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 +
132 +
133 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134 +
135 +Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
136 +
137 +Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138 +
139 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 +|(((
141 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 +)))|évènement en préparation
143 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
145 +
146 +Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
147 +
148 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +
150 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
151 +
152 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
153 +
154 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
155 +
156 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
157 +
158 +Pour y accéder :
159 +
160 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
163 +
164 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +
166 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167 +
168 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170 +
171 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175 +
176 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177 +
178 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +
180 +
80 80  
81 81  )))
82 82  )))|(% style="width:300px" %)(((
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