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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 111.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:43
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:55
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,67 +1,94 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 +Ces actions permettent :
8 +
9 +* de contrôler son avancement,
10 +* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 +* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12 +
13 +Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Valider un évènement =
17 += Valider les étapes d'un évènement =
11 11  
12 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
13 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
19 +== Stade initial ==
14 14  
15 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
16 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
17 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
18 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
19 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
21 +Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 +Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
20 20  
21 -(% class="box successmessage" %)
22 -(((
23 -Bonne pratique :
24 +L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
24 24  
25 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
26 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 26  
27 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
28 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
29 -)))
28 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
30 30  
31 -= Suivre les évènements dans Flora =
30 +Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
32 32  
33 -== Dans la table des évènements ==
32 +Elle permet de :
34 34  
35 -**Lorsque vous naviguez dans la table des évènements, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
34 +* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 +* marquer que la notice est finalisée,
36 +* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
36 36  
37 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
38 -|(((
39 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
40 -)))|évènement en préparation
41 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
42 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
38 +Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
43 43  
44 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
47 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
45 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
49 49  
50 -== Depuis le tableau de bord ==
47 +L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 +Il permet de :
51 51  
52 -Lorsque vous vous connectez, sur la page d'accueil de flora est disponible un tableau de bord, dans lequel vous pouvez suivre l'avancement des évènements de votre institution.
50 +* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 +* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
53 53  
54 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
55 55  
56 +L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
56 56  
57 -= Corriger une erreur =
58 58  
59 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
59 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
62 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
63 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
64 64  
62 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +
64 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
65 +
66 +Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
67 +
68 +* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 +* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 +* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
71 +
72 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
73 +
74 +L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
75 +
76 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +
80 +== Revenir à un état précédent ==
81 +
82 +Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
83 +
84 +1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 +1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 +1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
87 +
88 +Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
89 +
90 + 
91 +
65 65  [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 67  
... ... @@ -70,8 +70,81 @@
70 70  
71 71  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
100 += Suivre les évènements =
73 73  
102 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
74 74  
104 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
105 +
106 +Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
107 +
108 +Ces informations sont :
109 +
110 +* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 +* affichées du plus récent au plus ancien.
112 +
113 +Chaque ligne récapitulative mentionne :
114 +
115 +* le lieu concerné,
116 +* le titre de l’évènement,
117 +* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 +* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
119 +
120 +Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
121 +
122 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
124 +
125 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
126 +
127 +La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128 +
129 +Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
130 +
131 + 
132 +
133 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 +|(((
135 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 +)))|évènement en préparation
137 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
139 +
140 +Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
141 +
142 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 +
144 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
145 +
146 +Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
147 +
148 +Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
149 +
150 +(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
151 +
152 +Pour y accéder :
153 +
154 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
155 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
156 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
157 +
158 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +
160 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
161 +
162 +Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
163 +Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
164 +
165 +* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
166 +* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
167 +* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
168 +* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
169 +
170 +En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
171 +
172 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
174 +
75 75  
76 76  )))
77 77  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -86,9 +86,8 @@
86 86  (((
87 87  **Aller plus loin**
88 88  
89 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
90 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
91 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
189 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
190 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
92 92  )))
93 93  
94 94  (% class="box" %)
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